Adjö till pappersarbete – Suomi.fi-meddelanden underlättar arbetet för Kyrkslätts planläggningstjänster

Fördelarna med Suomi.fi-meddelanden för Kyrkslätts planläggningstjänster:

• Mer tid över till kärnuppgifter: utskriften och kuverteringen av hundratals brev och jakten på adressuppgifter försvann praktiskt taget helt från vardagen.
• Elektroniska meddelanden kommer fram på en gång, man behöver inte vänta i veckor: en elektronisk delgivning når mottagaren på en gång, vilket påskyndar kommunens planläggningsprocesser.
• Systemet sköter det tunga arbetet: mottagarens uppgifter fås via gränssnitten och meddelandet skickas automatiskt till mottagaren via rätt kanal.
• Smidigare processer: det krävs inte längre arbetsinsatser från flera personer för att sköta ärendet och en del arbetsskeden har försvunnit helt.
• Bättre kundupplevelse: viktiga delgivningar kommer genast till den elektroniska brevlådan och man kommer åt dem oberoende av tid och plats

Kyrkslätt i Nyland är en växande kommun vars tjänster för den byggda miljön används av såväl kommuninvånare som stugägare och företag. Exempel på tjänster i den byggda miljön är till exempel planläggning, byggnads- och miljötillsyn samt tomt- och infrastrukturtjänster.

Eftersom man skickar många delgivningar och andra kundmeddelanden i tjänsterna underlättar och påskyndar en smidig meddelandeförmedling behandlingen av ärenden avsevärt.

I Kyrkslätts kommun sköts tjänsterna för den byggda miljön via systemet TieraCity. Dessutom har man anslutit Lupapiste, ärendehanterings- och ekonomisystem samt Suomi.fi-meddelanden till systemet. Helheten garanterar en enkel överföring av uppgifter från ett system till ett annat och med Suomi.fi-meddelanden kan man snabbt och säkert skicka meddelanden till kunderna i digitalt format.

TieraCity togs i bruk i Kyrkslätts kommun våren 2024, och samtidigt anslöt man Suomi.fi-meddelanden till systemet. Syftet var att nå fördelar framför allt inom planläggningen, varifrån man skickar stora mängder till exempel beslut, brev om hörande och begäran om respons på de planerade planerna.

– Planläggningen var den största massan för oss. Den utgjorde en tydlig helhet där vi ville börja använda Suomi.fi‑meddelanden, berättar GIS-chef Markku Korhonen.

Postningen tog tid och fördröjde behandlingen av ärendet

Före Suomi.fi-meddelandena skickades delgivningarna av planläggning huvudsakligen per brev. Antalet parter som hörs i ett enskilt planprojekt kan variera från hundratals till tusentals personer. Det tog tid att ta reda på adressuppgifterna, och pappersposten fördröjde oundvikligen processen.

Arbetsskedena vid postning, såsom utskrift av stora pappersmängder, tog upp värdefull arbetstid för yrkespersonerna, tid som de istället kunde ha lagt på sina kärnuppgifter. När pappersbrevet skickats kunde det ta en vecka innan det nådde mottagaren.

– I stora planprojekt blir det absurt många sådana brev. Brevet måste skickas till alla, vilket praktiken innebar att personalen hos oss på planläggningsavdelningen skrev ut alla breven och lade dem i kuvert. Därefter skrev de ut alla adresser på klisterlappar. Det var en helt manuell process, konstaterar Korhonen.

Elektronisk kommunikation påskyndar planläggningsprocesserna

I och med Suomi.fi-meddelandena har Kyrkslätts kommuns planläggningskommunikation blivit effektivare. Elektroniska meddelanden kan riktas till rätt fastigheter och markägare utifrån en kartavgränsning. TieraCity hämtar automatiskt mottagarnas personbeteckningar och adressuppgifter från befolkningsdatasystemet.

I praktiken skickas en stor del av meddelandena helt automatiskt. I till exempel en försändelse med 500 mottagare kräver endast en liten del tilläggsutredningar på grund av att det saknas uppgifter, men de skulle ha krävt extra arbete även i den tidigare verksamhetsmodellen.

Planläggningsmaterial som liknar kartor skickas antingen som bilaga till det elektroniska meddelandet eller så hänvisar man till karttjänsten via en länk i meddelandet. Hänvisningen till karttjänsten har visat sig fungera bra särskilt i fråga om stora kartmaterial.

– Vi har fastighetsägarna som kontaktkort i systemet. Korten uppdateras med ett gränssnitt som anslutits till befolkningsdatasystemet. I vanliga fall får man kontaktuppgifterna direkt från systemet, där mottagarens personbeteckning redan följer med kontaktuppgifterna, beskriver Marjukka Hanhijärvi, GIS-expert.

De största fördelarna med förändringen syns i tidsanvändningen och arbetets smidighet. Manuella arbetsskeden har gallrats bort och processerna har förenklats. Tidigare kunde det krävas arbetsinsatser från flera personer för att till exempel sammanställa markägarlistor och skicka meddelanden, men nu kan en person i bästa fall sköta processen från början till slut.

Yrkespersonen behöver inte veta om meddelandet ska skickas elektroniskt eller i pappersform – hen endast skickar meddelandet vidare. Suomi.fi-meddelandena ser till att meddelandena automatiskt delas ut i den elektroniska brevlådan eller i pappersposten med hjälp av utskrifts-, kuverterings- och distributionstjänsten (den s.k. TKJ-tjänsten). Vid behov kan yrkespersonen kontrollera logguppgifterna för att se vilken kanal som har använts för att skicka meddelandet till kunden. I TieraCity har möjligheten att testa Suomi.fi-meddelanden bidragit till att gestalta hur elektroniska meddelanden ser ut för mottagaren.

Fördelarna med Suomi.fi-meddelanden är även tydliga för planläggningskunderna. Den elektroniska delgivningen kommer genast till mottagarens elektroniska brevlåda, vilket påskyndar planläggningsprocessen. Planläggningen innehåller många lagstadgade uppgifter och tidsfrister, så det är en stor fördel att meddelandena kommer fram snabbt och säkert. Dessutom får kunderna nu vid behov tilläggsuppgifter enkelt och tillgängligt.

Användningen av Suomi.fi-meddelanden utvidgas också till andra tjänster för den byggda miljön

Baserat på erfarenheterna från Kyrkslätt fungerar helheten av TieraCity och Suomi.fi-meddelanden bra.

Kommunen planerar att utvidga användningen av Suomi.fi-meddelanden även till andra tjänster i den byggda miljön. Samtidigt preciserar man från vilka processer det uppstår delgivningar som måste skickas till kunderna i Suomi.fi-meddelanden. Dessutom ska man fundera på vilka delgivningar som ska skickas från ärendehanteringssystemet och vilka som ska skickas från branschspecifika system.

Personalens kompetens i anslutning till TieraCity och Suomi.fi-meddelanden stärks även i fortsättningen genom anvisningar och genom att vid behov ordna utbildningar.

Elektronisk bevislig delgivning har inte utnyttjats i planläggningen, men denna möjlighet kommer i framtiden att beaktas om det blir nödvändigt och om man inte vill skicka meddelanden som rekommenderat brev.

"Den minskade arbetsmängden har varit den största fördelen med Suomi.fi-meddelanden" – Markku Korhonen, GIS-chef, Kyrkslätts kommun