Fördelar av Suomi.fi-meddelanden för välfärdsområdena – 5 centrala synpunkter

Välfärdsområdenas tjänster berör nästan alla finländare. Samtidigt krävs det mycket av kundkommunikationen: det skickas enorma mängder beslut, tidsbokningar, kallelser, begäranden om utredning och anvisningar och dessa ska vara så tydliga som möjligt. Betydelsen av elektronisk och säker kommunikation framhävs ytterligare när tjänsterna splittras mellan flera serviceproducenter och kunden genomgår servicevägar med flera faser.

I den här bloggen berättar vi fem saker om hur Suomi.fi-meddelanden kan hjälpa välfärdsområdena i kundkommunikationen.

1. Besparingar där kommunikationsvolymerna är stora

En av de mest konkreta fördelarna uppstår när traditionella pappersbrev ersätts med elektronisk kommunikation. I välfärdsområdena är antalet meddelanden som skickas enormt. Papper, utskrifter och porto utgör en stor kostnadspost och tar också upp arbetstagarnas tid. 

Suomi.fi-meddelanden frigör resurser från den tid som går åt till papperspostning och medför samtidigt besparingar för välfärdsområdena. Breven behöver inte längre skrivas ut, kuverteras och delas ut själv, utan Suomi.fi-meddelanden håller reda på huruvida kunden får meddelandet elektroniskt eller som papperspost. Då kan personalen koncentrera sig på uppgifter som skapar mer värde för kunden och välfärdsområdet.

Välfärdsområdet kan skicka tidsboknings- och kallelsebrev samt anvisningar för mottagningsbesök eller undersökningar till Suomi.fi-meddelanden. Å andra sidan gör Suomi.fi-meddelanden det också möjligt att skicka olika begäranden om information. Det är möjligt att bygga upp systemet i två riktningar så att även kunden kan inleda kommunikationen med välfärdsområdet. Andra allmänna användningsändamål i välfärdsområdena är olika beslut och delgivningar. Välfärdsområdena kan också skicka fakturor via Suomi.fi-meddelanden. Tjänsten utvecklas kontinuerligt och utvidgas småningom till nya användningsändamål.

2. Effektivare kommunikation och uträttande av ärenden på flera platser

Elektroniska meddelanden når mottagaren omedelbart. Anmälningar eller beslut som tidigare skickades som papperspost kan nu läsas nästan i realtid i Suomi.fi‑meddelanden. Detta förkortar behandlingstiderna och kan i bästa fall påskynda beslutsfattandet och inledandet av fortsatta åtgärder.

Ett aktuellt och snabbt informationsflöde minskar också osäkerheten och behovet av separata förfrågningar. Detta kan minska till exempel telefonservicen och onödiga förfrågningar eftersom kunden får information genast när den är klar. Samtidigt kan organisationen vara säker på att meddelandet har skickats till rätt mottagare på ett tillförlitligt sätt.

Suomi.fi‑meddelanden stöder uträttande av ärenden på flera platser i vardagen. Mottagaren kan läsa sina meddelanden oberoende av var hen befinner sig: hemma, på arbetsresa, på studieorten eller på sin fritidsbostad. Man behöver inte längre bekymra sig för huruvida viktig post har skickats till rätt adress eller huruvida mottagaren får information som är bunden till en tidsfrist. Elektroniska meddelanden stöder en rörlig livsstil och hjälper de kunder som har flera adresser eller en föränderlig livssituation.

3. Bättre kundupplevelse och meddelanden som är lätta att hitta

När alla myndighetsmeddelanden kommer till en digital brevlåda är det lättare att hitta meddelandena och de hålls bättre under kontroll. Kunden behöver inte söka efter brev i högar med post eller se till att de inte försvinner. Viktig myndighetspost är tillgänglig var som helst och när som helst.

En enhetlig och centraliserad kommunikation förbättrar kundupplevelsen och gör ärendehanteringen tydlig och tillförlitlig. Kunden kan gå tillbaka till meddelandena senare, kontrollera beslutens innehåll och tidsfrister och hantera sina egna ärenden i lugn och ro. Detta hjälper till att göra tjänsten tillgänglig och kundorienterad.

Flera kunder i välfärdsområdet har en närstående person, såsom en familjemedlem eller någon annan betrodd person, som sköter deras ärenden. Med Suomi.fi‑meddelanden kan man också smidigt uträtta ärenden för andra. Tack vare tjänsten hålls de som deltar i uträttandet av ärenden uppdaterade om sin närståendes viktiga myndighetsmeddelanden och beslut. Möjligheten att uträtta ärenden på någon annans vägnar underlättar avsevärt skötseln av ärenden, minskar missförstånden och stöder anhängiggörandet av ärenden i rätt tid. Samtidigt upplever kunden och de närstående att uträttandet av ärenden framskrider på ett kontrollerat och säkert sätt.

4. Stark autentisering ger trygghet

Via Suomi.fi‑meddelanden skickas meddelandena till mottagaren med dennes individuella personbeteckning. Inkomna meddelanden kan läsas med stark autentisering.

Detta ger två centrala fördelar:

• Meddelandena når säkert rätt mottagare och meddelandet kan inte hamna till exempel hos en person med samma namn.
• Risken för missbruk och dataläckage minskar jämfört med traditionell papperspost, där ett meddelande kan försvinna eller hamna på fel adress.

Suomi.fi-meddelanden har byggts upp i enlighet med höga informationssäkerhetskrav och fungerar i en säker produktionsmiljö. Informationssäkerhetens betydelse kan inte betonas för mycket, eftersom meddelandena ofta innehåller känsliga personuppgifter eller myndighetsbeslut. Stark autentisering säkerställer att uppgifterna behandlas och läses endast av personer som är berättigade och befullmäktigade att ta del av dem.

5. Kommunikation som ska följas upp, integreras och automatiseras

Organisationerna kan vid behov följa leveransen av meddelandena och läskvitteringar.

Till exempel:

• Har meddelandet levererats som väntat?
• Har kunden öppnat den skickade delgivningen?

Detta ökar processens transparens och stöder en kundansvarig verksamhet. Suomi.fi‑meddelanden kan integreras direkt i organisationens egna system. Detta minskar mängden manuellt arbete och minskar samtidigt risken för mänskliga misstag. Gränssnittslösningen har många funktioner och det är också möjligt att bygga upp automatiseringar. Sådana har planerats bland annat för riktade påminnelser per textmeddelande.

Välfärdsområdena har möjlighet att modernisera sin kommunikation på ett kostnadseffektivt och säkert sätt genom att ta i bruk Suomi.fi‑meddelanden. I praktiken erbjuder Suomi.fi‑meddelanden organisationerna mycket mer än den kommunikationskanal som lagen förutsätter. Fördelarna med tjänsten syns konkret i kostnaderna, den sparade arbetstiden, processerna och den bättre kundupplevelsen.

Eva Mattila, specialsakkunnig, Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata