Suomi.fi-meddelanden har minskat mängden papperspost inom småbarnspedagogiken i Tammerfors betydligt

Tammerfors stad tog i bruk eVaka-systemet våren 2022. Nu skickas även beslut om småbarnspedagogik och förskoleundervisning med hjälp av Suomi.fi-meddelanden elektroniskt via eVaka. Ändringen minskade avsevärt antalet beslut som postades samt arbetet med postningen och gjorde de interna processerna smidigare. Utifrån de positiva erfarenheterna är man i Tammerfors förvånad över varför Meddelanden inte används i större utsträckning i kommunorganisationerna.

Tammerfors stad tog i bruk eVaka-systemet för ett par år sedan. Systemet hade tidigare år 2020 utvecklats och tagits i bruk av Esbo stad. Städerna fick tillsammans stöd av finansministeriet för att utveckla systemet. Efter Tammerfors har dessutom Uleåborg och Åbo börjat använda eVaka. För närvarande implementeras systemet även i Tammerfors åtta ramkommuner.

Suomi.fi-meddelanden har ända från början ingått i systemet och är i användning i alla användarkommuner. Alla beslut som fattas inom småbarnspedagogiken och förskoleundervisningen, till exempel beslut om platser, värderingar och avgifter, förmedlas i elektronisk form via meddelandena.

"Det ekologiska perspektivet är starkt. När det inte går så mycket arbetstid till postning av beslut,sparar man in på kostnaderna.Uppmärksamheten kan riktas bättre mot rätt saker."

Suomi.fi-meddelanden har minskat mängden papperspost

Ibruktagningen av Suomi.fi-meddelanden har minskat mängden papperspost inom småbarnspedagogiken i Tammerfors avsevärt. Till de mottagare som inte använder Suomi.fi-meddelanden skrivs breven ut och postas direkt via Suomi.fi-tjänsten Papperspostningen tar alltså inte längre separat arbetstid från personalen inom småbarnspedagogiken i Tammerfors, när Suomi.fi-meddelanden automatiskt kan styra meddelandena som ska skickas till den elektroniska kanalen och papperspostningskanalen. I Tammerfors gläder man sig över att ändringen inte bara sparar arbetstid utan också besparar naturen. 

"Det ekologiska perspektivet är starkt här. Samtidigt sparar man naturligtvis in på kostnaderna när det inte längre går så mycket arbetstid till postning av beslut och uppmärksamheten bättre kan riktas mot rätt saker", påpekar eVaka produktägaren Heli Ketola vid Tammerfors stad.

Dessutom gläder man sig i Tammerfors över att användarna av Suomi.fi-meddelanden får besluten betydligt snabbare. Via tjänsten får vårdnadshavarna beslutet genast, medan det tar flera dagar, ibland till och med en vecka, att få beslutet som pappersbrev.

Inom kommunorganisationerna kunde Suomi.fi-meddelanden användas i ännu större utsträckning

För närvarande funderar man också på ibruktagning av eVaka i några andra kommuner och det har kommit en del förfrågningar om det, berättar Tammerfors. Av dem kunde Suomi.fi-meddelanden tas i bruk i kommunorganisationerna i betydligt större utsträckning.

"Suomi.fi-meddelanden skulle göra saker smidigare och fördelarna med tjänsten är tydliga. Förvånansvärt lite stöter man ändå på det i andra kommuners tjänster. Vi anser att användningen av det kunde vara mycket mer omfattande än i nuläget", säger Ketola.

Verksamheten blir smidigare ju fler medborgare som tar emot myndighetspost elektroniskt i Suomi.fi-meddelanden.

Använder er organisation Suomi.fi-meddelanden? Kom ihåg att berätta det för era kunder!

Har er organisation tagit i bruk Suomi.fi-meddelanden? Ni har väl också kommit ihåg att berätta det för era kunder? Många medborgare uppfattar inte att de får post och räkningar som Suomi.fi-meddelanden. Då kan det hända att viktiga myndighetsmeddelanden inte blir upptäckta i tid.

Att informera om Suomi.fi-meddelanden är en gemensam uppgift för alla våra organisationer som utnyttjar tjänsten. Bäst når informationen fram när man berättar om den som en del av kundservicesituationen och på organisationens webbsidor i anslutning till den tjänst vars meddelanden kunden kan få elektroniskt som Suomi.fi-meddelanden.

Kom alltså ihåg att berätta för era kunder att de kan få de era meddelanden i elektronisk form som Suomi.fi-meddelande i stället för papperspost. Ge också vid behov råd om hur era kunder hittar Suomi.fi-meddelanden och hur de kan ta tjänsten i bruk.

Meddelanden från flera organisationer

Det är viktigt att er kund också uppfattar att när han eller hon tar i bruk Suomi.fi-meddelanden, så får han eller hon i fortsättningen all post från myndigheter som använder Suomi.fi-meddelanden i tjänsten. Listan över organisationer som använder tjänsten kan kontrolleras i Suomi.fi-webbtjänsten (Suomi.fi)Öppnas i ett nytt fönster.

Via Suomi.fi-meddelanden kan det komma myndighetsbeslut, räkningar, sjukhusens tidsbokningsuppgifter och andra viktiga handlingar, så det är viktigt att er kund förstår tjänstens natur.

Utnyttja befintligt kommunikations- och anvisningsmaterial!

När ni informerar era kunder om Suomi.fi-meddelanden kan ni utnyttja Myndigheten för digitalisering och befolkningsdatas anvisningar och material:

• Användaranvisningar för medborgare (Suomi.fi)Öppnas i ett nytt fönster.
• Kommunikations- och marknadsföringsmaterial (dvv.fi)Öppnas i ett nytt fönster.