Jäähyväiset paperinpyöritykselle - Suomi.fi-viestit helpottavat Kirkkonummen kaavoituspalveluiden työtä

Kirkkonummen kaavoituspalveluiden saamat hyödyt Suomi.fi-viesteistä:

• Enemmän aikaa ydintehtäviin: satojen kirjeiden tulostus, kuoritus ja osoitetietojen metsästys poistuivat arjesta käytännössä kokonaan.
• Sähköiset viestit ovat perillä heti, ei viikkojen odottelua: sähköinen tiedoksianto saavuttaa vastaanottajan saman tien, mikä nopeuttaa kunnan kaavoitusprosesseja.
• Järjestelmä hoitaa raskaan työn: vastaanottajan tiedot saadaan rajapintojen kautta ja viesti lähtee vastaanottajalle oikeaa kanavaa pitkin automaattisesti.
• Sujuvammat prosessit: asian hoitaminen ei vaadi enää useamman henkilön työpanosta ja työvaiheita on jäänyt kokonaan pois.
• Parempi asiakaskokemus: tärkeät tiedoksiannot tulevat sähköiseen postilaatikkoon heti ja niihin pääsee käsiksi ajasta ja paikasta riippumatta.

Uudellamaalla sijaitseva Kirkkonummi on kasvava kunta, jonka rakennetun ympäristön palveluja käyttävät niin kuntalaiset kuin myös mökkiläiset ja yritykset. Esimerkkejä rakennetun ympäristön palveluista ovat esimerkiksi kaavoitus, rakennus- ja ympäristövalvonta sekä tontti- ja infrapalvelut.

Koska tiedoksiantoja ja muita asiakasviestejä lähetetään palveluissa paljon, sujuva viestinvälitys helpottaa ja nopeuttaa asioiden käsittelyä huomattavasti.

Kirkkonummen kunnassa rakennetun ympäristön palveluita hoidetaan TieraCity-järjestelmän kautta. Järjestelmään on lisäksi liitetty Lupapiste, asianhallinta- ja talousjärjestelmät sekä Suomi.fi-viestit. Kokonaisuus takaa tietojen helpon siirtymisen järjestelmästä toiseen ja Suomi.fi-viestit mahdollistaa, että viestit saadaan lähetettyä asiakkaille nopeasti ja turvallisesti digitaalisessa muodossa.

TieraCity otettiin Kirkkonummen kunnassa käyttöön keväällä 2024, ja siihen liitettiin samalla Suomi.fi-viestit. Hyötyjä haettiin erityisesti kaavoituksessa, josta lähetetään suuria määriä esimerkiksi päätöksiä, kuulemiskirjeitä ja palautepyyntöjä suunnitteilla olevista kaavoista.

- Kaavoitus oli meille se suurin massa. Se oli selkeä kokonaisuus, johon Suomi.fi‑viestit haluttiin ottaa käyttöön, kertoo paikkatietopäällikkö Markku Korhonen.

Postittaminen vei aikaa ja hidasti asiankäsittelyä

Ennen Suomi.fi-viestejä kaavoituksen tiedoksiannot lähetettiin pääosin kirjepostina. Yksittäisessä kaavahankkeessa kuultavien asianosaisten määrä voi vaihdella sadoista jopa tuhansiin henkilöihin. Osoitetietojen selvittäminen vei aikaa ja paperiposti viivästytti prosessia väistämättä.

Postitukseen liittyvät työvaiheet, kuten suurten paperimäärien tulostaminen, veivät ammattilaisten arvokasta työaikaa, jonka olisi voinut käyttää omiin ydintehtäviin. Matkaan lähetetty paperikirje saattoi tavoittaa vastaanottajan vasta viikon kuluttua.

- Niitä kirjeitä on isoissa kaavahankkeissa ihan tolkuton määrä. Kirje pitää lähettää kaikille, joten käytännössä se tarkoitti, että meillä kaavoituksessa henkilökunta tulosti kaikki ja pisti kirjekuoreen. Sen jälkeen tulostettiin kaikki osoitteet tarralapulle. Se oli täysin manuaalinen se prosessi, Korhonen toteaa.

Sähköinen viestintä nopeuttaa kaavoitusprosesseja

Suomi.fi-viestien myötä Kirkkonummen kunnan kaavoituksen viestintä on muuttunut tehokkaammaksi. Sähköiset viestit pystytään kohdistamaan järjestelmässä tehtävän karttarajauksen perusteella oikeille kiinteistöille ja maanomistajille. TieraCity hakee vastaanottajien henkilötunnukset ja osoitetiedot automaattisesti väestötietojärjestelmästä.

Käytännössä suuri osa viesteistä lähtee täysin automaattisesti. Esimerkiksi 500 vastaanottajan lähetyksessä vain pieni osa vaatii lisäselvityksiä puuttuvien tietojen vuoksi, mutta nämä tapaukset olisivat vaatineet lisätyötä myös aikaisemmassa toimintamallissa.

Karttojen kaltaiset kaavoituksen aineistot toimitetaan joko sähköisen viestin liitteenä tai viestistä ohjataan linkillä karttapalveluun. Karttapalveluun ohjaaminen on osoittautunut toimivaksi etenkin suurten kartta-aineistojen kohdalla.

- Meillä on kiinteistönomistajat järjestelmässä yhteystietokortteina, joita päivitetään väestötietojärjestelmään liitetyn rajapinnan avulla. Perustapauksessa saadaan yhteystieto suoraan järjestelmästä, jossa yhteystiedon mukana on valmiina vastaanottajan henkilötunnus, kuvailee paikkatietoasiantuntija Marjukka Hanhijärvi.

Muutoksen suurimmat hyödyt näkyvät ajankäytössä ja työn sujuvuudessa. Manuaalisia työvaiheita on voitu karsia ja prosessit ovat yksinkertaistuneet. Aiemmin esimerkiksi maanomistajalistojen koostaminen ja viestien lähettäminen saattoi vaatia useamman henkilön työpanosta, mutta nyt parhaimmillaan yksi henkilö voi hoitaa prosessin alusta loppuun.

Ammattilaisen ei tarvitse tietää, pitääkö viesti lähettää sähköisenä vai paperisena – hän ainoastaan lähettää viestin eteenpäin. Suomi.fi-viestit huolehtii viestin jakamisesta automaattisesti sähköiseen postilaatikkoon tai paperipostiin tulostus-, kuoritus- ja jakelupalvelua (ns. TKJ-palvelu) hyödyntäen. Tarvittaessa ammattilainen voi tarkistaa lokitiedoista kumpaan kanavaan asiakkaan viesti on lähtenyt. TieraCityssa Suomi.fi-viestien testausmahdollisuus on auttanut hahmottamaan, miltä sähköinen viesti näyttää vastaanottajan silmin.

Suomi.fi-viestien hyödyt näkyvät selkeästi myös kaavoituksen asiakkaille. Sähköinen tiedoksianto saapuu vastaanottajan sähköiseen postilaatikkoon heti, mikä nopeuttaa kaavoitusprosessia. Kaavoitukseen liittyy paljon lakisääteisiä tehtäviä ja määräaikoja, joten viestin nopea ja varma perille meneminen on merkittävä etu. Lisäksi asiakkaat saavat nyt tarvittaessa lisätietoja helposti ja saavutettavasti.

Suomi.fi-viestien käyttö laajenee myös muihin rakennetun ympäristön palveluihin

Kirkkonummen kokemusten perusteella TieraCityn ja Suomi.fi-viestien kokonaisuus toimii hyvin.

Kunnassa suunnitellaan Suomi.fi-viestien käytön laajentamista myös muihin rakennetun ympäristön palveluihin. Samalla tarkennetaan, mistä kaikista prosesseista syntyy tiedoksiantoja, jotka täytyy lähettää asiakkaille Suomi.fi-viesteihin. Lisäksi on pohdittava, mitkä tiedoksiannot lähetetään asianhallintajärjestelmästä ja mitkä toimialakohtaisista järjestelmistä.

Henkilöstön TieraCityyn ja Suomi.fi-viestien käyttöön liittyvää osaamista vahvistetaan jatkossakin ohjeistuksilla ja järjestämällä tarvittaessa koulutuksia.

Sähköistä todisteellista tiedoksiantoa ei ole hyödynnetty kaavoituksessa, mutta tämä mahdollisuus pidetään tulevaisuudessa mielessä, jos tarvetta ilmenee eikä viestejä haluta lähettää kirjattuna kirjeenä.

”Työmäärän säästö on ollut Suomi.fi-viestien merkittävin hyöty” – Markku Korhonen, paikkatietopäällikkö, Kirkkonummen kunta