Muutoksia Suomi.fi-viestien sähköisten lomakkeiden lähettämiseen joulukuussa 2025

Tämä tiedote koskee organisaatioita, jotka käyttävät tai suunnittelevat Suomi.fi-viestien kautta kulkevien sähköisten lomakkeiden käyttöä.

Osalla julkisen hallinnon organisaatioista on käytössä asiakkaiden käyttöön tarkoitettuja, Suomi.fi-viestien kautta kulkevia sähköisiä lomakkeita. Lomakkeet voivat olla organisaationne omia toteutuksia tai kaupallisen toimijan tarjoamia ratkaisuja.

Jos käytössänne on tällaisia lomakkeita, pyydämme varmistamaan, että alla kuvatut muutokset ja ohjeet huomioidaan organisaationne viestinnässä ja asiakasohjauksessa 9.12.2025 alkaen.

Mikä muuttuu Suomi.fi-viestien sähköisissä lomakkeissa?

• Digi- ja väestötietovirasto (DVV) purkaa lomakkeisiin sisäänrakennetun ohjauksen Suomi.fi-viestien käyttöönottoon.
• Lomakkeen lähettämisen edellytyksenä on jatkossakin, että asiakkaalla on Suomi.fi-viestit käytössä, mutta käyttöönoton tulee tapahtua jatkossa jo ennen lomakkeen lähettämistä.
• Jos lomaketta yrittää lähettää henkilö, jolla ei ole Suomi.fi-viestit käytössä, lomakkeen lähetys epäonnistuu ja hän saa virheilmoituksen.

Muutos on osa digitaalisen viranomaisviestinnän ensisijaisuuteen siirtymistä. Muutoksella tähdätään siihen, etteivät asiakkaanne ota Suomi.fi-viestejä käyttöön tietämättä asiasta. Lisäksi muutoksella varmistetaan, että jatkossa kaikki Suomi.fi-viesteihin syötetyt yhteystiedot ovat vahvistettuja.

Mitä organisaationne tulee tehdä muutoksen huomioimiseksi

Organisaationne on vastuussa siitä, että asiakkaat ymmärtävät, että

• he ovat täyttämässä lomaketta, joka kulkee Suomi.fi-viestien kautta,
• lomakkeen lähettäminen edellyttää Suomi.fi-viestien käyttöönottoa.

Lisäättehän verkkosivuillenne, lomakepohjiin ja muualle asiakaspalvelun ohjeistuksen yhteyteen vähintään seuraavat tiedot:

• Sähköinen lomake kulkee Suomi.fi-viestien kautta ja siitä tallentuu kopio postilaatikon Lähetetyt-kansioon.
• Kertokaa lomakkeelle ohjaamisen yhteydessä (esim. verkkosivuilla linkin yhteydessä tai asiointipalvelussa, jos lomake on upotettuna) ja myös lomakkeella, että Suomi.fi-viestejä hyödyntävien lomakkeiden lähetys vaatii, että Suomi.fi-viestit on asiakkaallanne käytössä.

Voitte ohjata asiakkaitanne esimerkiksi näin: "Jotta voit lähettää tämän lomakkeen, sinulla on oltava Suomi.fi-viestit käytössä. Jos et ole vielä ottanut Suomi.fi-viestejä käyttöön, tee se osoitteessa suomi.fi/viestitAvautuu uuteen ikkunaan.. Lomakkeelle täyttämiäsi tietoja ei tallenneta etkä voi lähettää lomaketta, jos et ole ottanut Suomi.fi-viestejä käyttöön."

• Jos lomakkeen lähetys epäonnistuu ja käyttäjä saa virheilmoituksen, se tarkoittaa sitä, että Suomi.fi-viestit eivät ole käytössä.
• Henkilö voi halutessaan oma-aloitteisesti ottaa Suomi.fi-viestit käyttöön ja lähettää lomakkeen uudelleen tai
• käyttää vaihtoehtoista tapaa lähettää lomake tai asioida organisaation kanssa. Kerrottehan asiakkaillenne selkeästi lomakkeen yhteydessä, mikä on vaihtoehtoinen tapa asioida organisaationne kanssa, jos henkilö ei käytä Suomi.fi-viestejä (esimerkiksi lomakkeen ja vastauksien lataaminen PDF-muodossa ja lähettäminen turvapostilla).

Lisätietoja

Viestintämateriaalia Suomi.fi-viestien käytöstä kertomiseen: Viestintämateriaalit - Suomi.fi-viestit - Suomi.fi kehittäjille

Viestintämateriaalia Digi ensin -muutoksesta kertomiseen: Viestintämateriaalit | Digi- ja väestötietovirastoAvautuu uuteen ikkunaan.

Tietoa ensisijaisesti digitaalisesta viranomaisviestinnästä ja sen vaikutuksista: Digi ensin -hanke | Digi- ja väestötietovirastoAvautuu uuteen ikkunaan.

Digi- ja väestötietovirasto, Organisaatioiden asiakaspalvelu, organisaatiopalvelut@dvv.fi, p. 0295 535 115 (puhelinpalvelu avoinna ma-pe klo 9–15)