Suomi.fi-viestien hyödyt hyvinvointialueille – 5 keskeistä näkökulmaa

Hyvinvointialueiden palvelut koskettavat lähes jokaista suomalaista. Samalla asiakasviestinnältä vaaditaan paljon: päätöksiä, ajanvarauksia, kutsuja, selvityspyyntöjä ja ohjeistuksia lähetetään valtavia määriä ja niiden on oltava mahdollisimman selkeitä. Sähköisen ja turvallisen viestinnän merkitys korostuu entisestään, kun palvelut hajautuvat useille palveluntuottajille ja asiakas kulkee monivaiheisia palvelupolkuja.

Tässä blogissa kerromme viisi asiaa, miten Suomi.fi-viestit voi auttaa hyvinvointialueita asiakasviestinnässä.

1. Säästöjä sieltä, missä viestintävolyymit ovat suuret

Yksi konkreettisimmista hyödyistä syntyy perinteisten paperikirjeiden korvautuessa sähköisellä viestinnällä. Hyvinvointialueilla viestien lähetysmäärät ovat mittavia. Paperista, tulostamisesta ja postimaksuista muodostuu suuri kuluerä, joka syö myös työntekijöiden aikaa.  

Suomi.fi-viestit vapauttaa resursseja paperipostituksen viemästä ajasta ja tuo samalla säästöjä hyvinvointialueille. Kirjeitä ei enää tarvitse tulostaa, kuorittaa ja jaella itse, vaan Suomi.fi-viestit huolehtii siitä, lähteekö viesti asiakkaalle sähköisenä vai paperipostina. Näin henkilöstö voi keskittyä tehtäviin, jotka tuottavat enemmän arvoa asiakkaalle ja hyvinvointialueelle.

Hyvinvointialue voi lähettää Suomi.fi-viesteihin ajanvaraus- ja kutsukirjeet sekä ohjeet vastaanottokäyntiä tai tutkimusta varten. Toisaalta Suomi.fi-viestit mahdollistaa myös erilaisten tietopyyntöjen toimittamisen. Tämä on mahdollista rakentaa kahdensuuntaisena siten, että myös asiakas voi aloittaa viestinnän hyvinvointialueen kanssa. Muita yleisiä käyttökohteita hyvinvointialueilla ovat erilaiset päätökset ja tiedoksiannot. Hyvinvointialueet voivat lähettää Suomi.fi-viestien kautta myös laskuja. Palvelua kehitetään jatkuvasti ja se laajenee vähitellen uusiin käyttötarkoituksiin.

2. Viestinnän tehostuminen ja monipaikkainen asiointi

Sähköinen viesti tavoittaa vastaanottajan välittömästi. Aiemmin paperipostissa kulkenut ilmoitus tai päätös on nyt luettavissa lähes reaaliajassa Suomi.fi‑viesteissä. Tämä lyhentää käsittelyaikoja ja voi parhaimmillaan nopeuttaa päätöksentekoa sekä jatkotoimenpiteiden aloittamista.

Ajantasainen ja nopea tiedonkulku vähentää myös epävarmuutta ja tarvetta erillisille tiedusteluille. Tämä voi vähentää esimerkiksi puhelinasiointia ja häiriökysyntää, kun asiakas saa tiedon heti sen valmistuttua. Samalla organisaatiolla on varmuus siitä, että viesti on toimitettu luotettavasti oikealle vastaanottajalle.

Suomi.fi‑viestit tukee monipaikkaista asiointia arjessa. Vastaanottaja voi lukea viestinsä sijainnista riippumatta: kotona, työmatkalla, opiskelupaikkakunnalla tai vapaa‑ajan asunnolla. Enää ei tarvitse huolehtia siitä, onko tärkeä posti toimitettu oikeaan osoitteeseen tai jääkö määräaikaan sidottu tieto huomaamatta. Sähköiset viestit tukevat liikkuvaa elämäntapaa ja auttavat niitä asiakkaita, joilla on useita osoitteita tai muuttuva elämäntilanne.

3. Parempi asiakaskokemus ja viestien löydettävyys

Kun kaikki viranomaisviestit saapuvat yhteen digitaaliseen postilaatikkoon, viestit löytyvät helpommin ja ne pysyvät paremmin hallinnassa. Asiakkaan ei tarvitse etsiä kirjeitä postipinoista tai huolehtia niiden katoamisesta. Tärkeä viranomaisposti on helposti saatavilla missä ja milloin tahansa.

Yhdenmukainen ja keskitetty viestintä parantaa asiakaskokemusta sekä tekee asioinnista selkeää ja luotettavaa. Asiakas voi palata viesteihin myöhemmin, tarkistaa päätösten sisällöt ja määräajat sekä hallita omaa asiointiaan rauhassa. Tämä auttaa tekemään palvelusta saavutettavan ja asiakaslähtöisen.

Useiden hyvinvointialueen asiakkaiden asioita hoitaa käytännössä joku läheinen henkilö, kuten perheenjäsen tai muu luotettu henkilö. Suomi.fi‑viestit tukee myös sujuvaa puolesta asiointia. Sen ansiosta asioiden hoitamiseen osallistuvat pysyvät ajan tasalla läheisen tärkeistä viranomaisviesteistä ja päätöksistä. Puolesta asioinnin mahdollisuus helpottaa merkittävästi asioiden hoitamista, vähentää väärinkäsityksiä ja tukee asioiden oikea-aikaista vireillepanoa. Samalla asiakas ja läheiset kokevat, että asiointi etenee hallitusti ja turvallisesti.

4. Vahva tunnistautuminen tuo turvaa

Suomi.fi‑viestien kautta viestit lähetetään vastaanottajalle hänen yksilöllisellä henkilötunnuksellaan. Saapuneet viestit voi lukea vahvasti tunnistautuneena.

Tämä tarjoaa kaksi keskeistä hyötyä:

• Viestit tavoittavat varmasti oikean vastaanottajan eikä viesti voi päätyä esimerkiksi nimikaimalle.
• Väärinkäytösten ja tietovuotojen riski pienenee verrattuna perinteiseen paperipostiin, jossa viesti voi kadota tai päätyä väärään osoitteeseen.

Suomi.fi-viestit on rakennettu korkeiden tietoturvavaatimusten mukaisesti ja se toimii turvallisessa tuotantoympäristössä. Tietoturvan merkitystä ei voi liikaa korostaa, sillä usein viestit sisältävät arkaluonteisia henkilötietoja tai viranomaispäätöksiä. Vahva tunnistautuminen varmistaa, että tietoja käsittelevät ja lukevat vain niihin oikeutetut ja valtuutetut henkilöt.

5. Seurattava, integroitava ja automatisoitava viestintä

Organisaatiot voivat tarvittaessa seurata viestien toimitusta ja lukukuittauksia.

Esimerkiksi:

• Onko viesti toimitettu perille odotetusti?
• Onko asiakas avannut lähetetyn tiedoksiannon?

Tämä lisää prosessin läpinäkyvyyttä ja tukee asiakasvastuullista toimintaa. Suomi.fi‑viestit voidaan integroida suoraan organisaation omiin järjestelmiin. Tämä vähentää manuaalisen työn määrää ja pienentää samalla inhimillisten virheiden riskiä. Rajapintaratkaisussa on monia toiminnallisuuksia, joihin on mahdollista rakentaa myös automaatioita. Tällaisia on suunniteltu muun muassa kohdennettuun tekstiviestimuistutukseen.

Hyvinvointialueilla on mahdollisuus modernisoida viestintäänsä kustannustehokkaasti ja turvallisesti ottamalla Suomi.fi‑viestit käyttöön. Käytännössä Suomi.fi‑viestit tarjoaa organisaatioille paljon enemmän kuin lain edellyttämän viestikanavan. Palvelun hyödyt näkyvät konkreettisesti kustannuksissa, säästetyssä työajassa, prosesseissa ja paremmassa asiakaskokemuksessa.

Eva Mattila, erityisasiantuntija, Digi- ja väestötietovirasto