Suomi.fi-viestit on vähentänyt paperipostin määrää merkittävästi Tampereen varhaiskasvatuksessa – “Viestit hyödyttäisi kuntaorganisaatioita laajemminkin”

Tampereen kaupunki otti käyttöön eVaka-järjestelmän keväällä 2022. Nyt myös varhaiskasvatuksen ja esiopetuksen päätökset toimitetaan Suomi.fi-viestien avulla sähköisesti eVakan kautta. Muutos vähensi huomattavasti postitettavien päätösten sekä postitukseen liittyvän työn määrää ja sujuvoitti sisäisiä prosesseja. Positiivisten kokemusten perusteella Tampereella hämmästellään, miksei Viestit ole käytössä kuntaorganisaatioissa nykyistäkin laajemmin.

Tampereen kaupunki otti käyttöön eVaka-järjestelmän pari vuotta sitten. Järjestelmän oli aiemmin vuonna 2020 kehittänyt ja ottanut käyttöön Espoon kaupunki. Kaupungit saivat yhdessä järjestelmän kehittämiseen tukea valtiovarainministeriöltä. Tampereen jälkeen eVakan käyttäjiksi ovat ryhtyneet lisäksi Oulu ja Turku. Tällä hetkellä järjestelmästä tehdään implementaatioita myös Tampereen kahdeksan kehyskunnan käyttöön.

Suomi.fi-viestit ovat alusta asti olleet osa järjestelmää, ja ovat käytössä kaikissa käyttäjäkunnissa. Viestien välityksellä kulkevat sähköisessä muodossa kaikki varhaiskasvatuksessa ja esiopetuksessa tehtävät päätökset, eli esimerkiksi paikka-, arvo- ja maksupäätökset.

”Ekologinen näkökulma on tässä vahva. Kun työaikaa ei enää kulu niin paljon päätösten postitukseen, säästetään kustannuksissa. Huomio voidaan kohdistaa paremmin oikeisiin asioihin”

Paperipostin määrä pienemmäksi

Suomi.fi-viestien käyttöönotto on vähentänyt paperipostin määrää Tampereen varhaiskasvatuksessa merkittävästi. Niille vastaanottajille, joilla ei ole käytössä Suomi.fi-viestit, tulostetaan ja postitetaan kirjeet suoraan Suomi.fi-palvelun kautta. Paperipostitus ei siis enää vie erikseen työaikaa Tampereen varhaiskasvatuksen henkilökunnalta, kun Suomi.fi-viestit osaa ohjata lähetettävät viestit automaattisesti sähköiseen ja paperipostituskanavaan. Tampereella iloitaan siitä, että työajan lisäksi muutos säästää myös luontoa.

”Ekologinen näkökulma on tässä vahva. Tottakai samalla säästetään kustannuksissa, kun työaikaa ei enää kulu niin paljon päätösten postitukseen, ja huomio voidaan kohdistaa paremmin oikeisiin asioihin”, Tampereen kaupungin eVakan tuoteomistaja Heli Ketola huomauttaa.

Lisäksi Tampereella iloitaan siitä, että Suomi.fi-viestien käyttäjät saavat päätökset huomattavasti nopeammin. Palvelun avulla huoltaja saa päätöksen heti, kun taas paperikirjeenä päätöksen saamiseen menee aikaa useampi päivä, joskus jopa viikko.

Kuntaorganisaatioissa voitaisiin käyttää Suomi.fi-viestejä laajemminkin

Tällä hetkellä eVakan käyttöönottoa pohditaan myös muutamassa muussa kunnassa ja kyselyjä siitä on tullut jonkin verran, Tampereelta kerrotaan. Heistä Suomi.fi-viestejä voisi ottaa kuntaorganisaatioissa huomattavasti nykyistä laajemmin käyttöön.

”Kyllähän Suomi.fi-viestit sujuvoittaa asioita ja palvelun hyödyt ovat selkeät. Yllättävän vähän se silti tulee muiden kuntien palveluissa vastaan. Mielestämme sen käyttö voisi olla vielä runsaasti nykyistä laajempaa”, Ketola sanoo.

Toiminta sujuvoituu sitä enemmän, mitä useampi kansalainen siirtyy vastaanottamaan viranomaispostit sähköisesti Suomi.fi-viesteihin.

Käyttääkö teidän organisaationne Suomi.fi-viestejä? Muistattehan kertoa siitä asiakkaillenne!

Onko organisaationne ottanut käyttöönsä Suomi.fi-viestit? Olettehan muistaneet kertoa asiasta myös asiakkaillenne? Moni kansalainen ei välttämättä hahmota, että he saavat postia ja laskuja Suomi.fi-viesteihin. Tällöin tärkeät viranomaisviestit voivat jäädä huomaamatta ajoissa.

Suomi.fi-viesteistä kertominen on kaikkien palvelua hyödyntävien organisaatioiden yhteinen tehtävä. Parhaiten asia menee perille, kun siitä kerrotaan osana asiakaspalvelutilannetta ja organisaation verkkosivuilla sen palvelun yhteydessä, jonka viestejä asiakas voi saada sähköisesti Suomi.fi-viesteihin.

Muistattehan siis kertoa asiakkaillenne, että he voivat saada lähettämänne viestit paperipostin sijaan sähköisessä muodossa Suomi.fi-viesteihin. Neuvokaa myös tarvittaessa, miten asiakkaanne löytää Suomi.fi-viesteihin ja saa otettua palvelun käyttöönsä.

Viestejä usealta organisaatiolta

On tärkeä, että asiakkaanne myös hahmottaa, että ottaessaan Suomi.fi-viestin käyttöön, hän saa jatkossa palveluun kaikkien niiden viranomaisten postit, jotka käyttävät Suomi.fi-viestejä.
Listan mukana olevista organisaatioista voi tarkistaa Suomi.fi-verkkopalvelusta (Suomi.fi)Avautuu uuteen ikkunaan..

Suomi.fi-viestien kautta voi saapua viranomaisten mm. päätöksiä, laskuja, sairaaloiden ajanvaraustietoja ja muita tärkeitä asiakirjoja, joten on tärkeää, että asiakkaanne ymmärtää palvelun luonteen.

Hyödynnä olemassa olevaa viestintä- ja ohjemateriaalia!

Kun kerrotte asiakkaillenne Suomi.fi-viesteistä, voitte hyödyntää Digi- ja väestötietoviraston tuottamia ohjeita ja materiaaleja:

• Suomi.fi-viestien käyttöohjeita kansalaiselle on julkaistu Suomi.fi-verkkopalvelussa (Suomi.fi)Avautuu uuteen ikkunaan.
• Organisaatioiden käyttöön löytyy valmista viestintä- ja markkinointimateriaalia (dvv.fi)Avautuu uuteen ikkunaan. sekä esimerkkitekstejä organisaatioiden verkkosivuille.