Guiden byggs upp med hjälp av kundförståelse

Denna text anknyter till ett projekt som pågår vid MDB och där man i samarbete med en omfattande expertgrupp producerar en digital guide som stöd för arbetsförmågan för arbetsgivare i Suomi.fi-webbtjänsten. Guiden är en del av Finlands program för hållbar tillväxt som finansieras av EU. 

Vi inledde projektet med ett informationstillfälle som ordnades för olika intressentgrupper i mitten av maj 2023, där vi gick igenom projektets bakgrund och genomförandemodell. Projektet grundar sig på en förutredning där man kartlade och utformade behovet av en digital guide som stöd för arbetsförmågan, en preliminär syn på eventuella målgrupper och tillgängliga tjänster. Undersökningsresultaten från förutredningen fungerar också som grund för fördjupandet i kundförståelsen som genomfördes i början av projektet.

I förutredningen identifierades bland annat följande utmaningar:

• Det finns mycket information om teman kring arbetsförmågan, men den är spridd.
• Det finns inga samlade anvisningar eller sammanställningar av de viktigaste tjänsterna riktade till arbetsplatserna.
• Förändringar i arbetet medför utmaningar för ledningen.
• Det är svårt att i vardagen bedöma vilken lösning som skulle passa i olika situationer och man låter bli att utnyttja goda praxis.
• Det behövs information om hur den mentala hälsan och orken kan stödas på arbetsplatsen. 
• Alla användare har inte tid att utbilda sig eller sätta sig in ärendet vid sidan om arbetet.
• Innehållsnätverket och tillhörande experterinstanser som överskred organisationsgränserna spelade en viktig roll när man fördjupade sig i kundförståelsen. Genom nätverket och förutredningen fick vi en uppfattning om nuläget och behoven, en preliminär syn på den kommande guidens målgrupper och innehållsteman. Efter att målgrupperna hade blivit klara bekräftade vi också den insamlade informationen med hjälp av intervjuer med slutanvändare.

Viktigt att stöda det dagliga arbetet 

Av intervjuerna framgick att behoven av information och stöd i synnerhet gäller för stöd i det dagliga arbetet och att man söker information i anslutning till arbetsförmågan särskilt i situationer där nya utmaningar uppstår i anslutning till arbetsförmågan. Verksamhetsmodellerna i anslutning till ämnet och planeringen av dem lyftes också fram som en central fråga.

Det vore bra om guiden besvarade bland annat följande frågor: 

• Hur stöder man arbetstagarnas ork, välbefinnande, kompetens och prestationer på arbetsplatsen? 
• Hur identifierar man utmaningar i en arbetstagares arbetsförmåga och hur reagerar man på förändringar i en arbetstagares arbetsförmåga? 
• Hur utvecklar man goda verksamhetssätt i den egna organisationen? 
• Hur iakttar man arbetsplatsens lagstadgade förpliktelser? 
• Utifrån den insamlade informationen skapade vi också en syn på tillvägagångssätten i guiden. Guidens struktur bör vara praktisk och konkret. Med beaktande av målgrupperna är det viktigt att guiden fungerar som en lättillgänglig verktygslåda för det dagliga arbetet och också uppmuntrar arbetets planmässighet och betonar ett förebyggande perspektiv på upprätthållandet av välbefinnandet i arbetet.

Små organisationer är mest sårbara 

Utifrån insamlingen av kundförståelse upptäckte vi att organisationens storlek är en central faktor som påverkar arbetsplatsens utmaningar och behov. Små organisationer är mest sårbara, eftersom organisationens kunskapsnivå om arbetsförmågan kan vara låg, de interna resurserna är begränsade och de har fått mindre stöd och tjänster.

Arbetsplatser som inte har utsedda experter på arbetsförmåga inom organisationen skulle alltså ha störst nytta av guiden. Arbetsgivaren, ledningen och cheferna inom organisationen ansvarar då för att stöda, leda och främja arbetsförmågan. I situationen som beskrivs här utvecklar företagare med personansvar och chefer i mindre organisationer verksamhetsmodeller för arbetsförmågan vid sidan av sitt eget jobb. Företagarna och cheferna för mindre organisationer representerar också arbetsgivaren, så de ansvarar för att de lagstadgade arbetsgivarskyldigheterna uppfylls.

I projektet arbetar man för närvarande med att skapa strukturen till guiden och länka lämpliga tjänster till olika teman. Man har också konkret börjat bearbeta den första versionen av guiden. Den digitala guiden om stöd för arbetsförmågan för arbetsgivare genomförs med MDB:s modell för innehållssamarbete. 

Läs mer om modellen för innehållssamarbete på sidan Suomi.fi innehållssamarbete. 

TANJA TÖRNROOS