Mer tid för klientarbete – Egentliga Tavastlands välfärdsområde skickar servicesedlar till Suomi.fi-meddelanden

Egentliga Tavastlands välfärdsområde började använda Suomi.fi-meddelanden i sina servicesedelprocesser hösten 2025. Målet med att ta i bruk Suomi.fi-meddelanden var att minska manuellt arbete, effektivisera verksamheten och digitalisera processer.

Erfarenheterna har varit positiva. Beslutsprocessen har blivit snabbare, det blir över arbetstid för andra uppgifter, arbetet har blivit mer flexibelt och till exempel inom socialservicen uppnådde man besparingsmålen snabbare än väntat.

Tiotusentals beslut, massvis med pappersarbete

Varje år fattar man tiotusentals beslut inom välfärdsområdet. Tidigare skickades största delen av besluten som papperspost. På veckonivå kunde pappersarbetet ta upp till ett par dagar av sekreterarnas arbetstid.

– Varje år fattade vi cirka 28 000 olika beslut i systemet. Det var enorma mängder pappersarbete, postning och kuvertering. Därför började vi fundera på att övergå till en elektronisk tjänst, berättar Harri Lepänkoski, rehabiliteringsplanerare och Effector-systemansvarig.

Informationsgången kunde också fördröjas av papperspost. Ibland fick serviceproducenten information om beslutet före klienten.

– Ofta blev klienten överraskad när serviceproducenten ringde med beskedet 'du har fått det här beslutet' och klienten själv ännu inte hade någon information om beslutet, beskriver Lepänkoski.

Suomi.fi-meddelanden pilottestades i servicesedelprocessen

Det var ett naturligt första steg att digitalisera servicesedelprocessen eftersom man i Egentliga Tavastlands välfärdsområde använder servicesedlar inom många social- och hälsovårdstjänster.

Man skickar en hel del servicesedlar i synnerhet inom hemvården för äldre och vid serviceboenden med heldygnsomsorg. Servicesedlar används också inom tjänsterna för barnfamiljer, funktionshinderservice, rehabilitering, specialiserad sjukvård samt korttidsterapi för personer under 23 år.

I samband med att Suomi.fi-meddelanden togs i bruk ändrades också de anvisningar, bilagor och annat material som skickades till klienterna så att all nödvändig information kunde skickas elektroniskt till klienten.

Den elektroniska servicesedeln har ett producentcertifikat som ska aktiveras vilket innebär att kunden kan visa beslutet för serviceproducenten på smarttelefonens skärm.

På basis av positiva användarupplevelser utvidgades användningen snabbt till exempel till betalningsförbindelser för rehabilitering och hjälpmedelstjänster samt till klientbrev, låneverifikat och nekande beslut som gäller begäran om återbetalning eller vårdnad.

Från papper till cyberrymden

Personalen utbildades i nya verksamhetsmodeller och processer. Införandet av Suomi.fi-meddelanden var också en stor förändring på det psykiska planet och krävde tillvänjning.

– Vi övergick från fysiskt arbete till "cyberrymden". De anställda var till en början lite oroliga för om meddelanden säkert skulle nå mottagaren. Jag tröstade dem med att klienterna i dag är så alerta att de nog tar kontakt om de inte har fått beslutet. Om det är något fel med processen ger de säkert respons, säger Lepänkoski.

Även om en del av klienterna till en början var överraskade av att välfärdsområdet övergått till digital kommunikation, har det enligt Lepänkoski inte förekommit några betydande problem.

Praktiska erfarenheter förtydligar utvecklingsbehoven

För att ta i bruk Suomi.fi-meddelanden krävdes det tid och diskussioner, men samarbetet med systemleverantören Polycon förlöpte smidigt enligt projektchef Pia Vilkman.

Förutom elektroniska meddelanden använder välfärdsområdet även en utskrifts-, kuverterings- och distributionstjänst, dvs. en TKJ-tjänst för Suomi.fi-meddelanden. Tjänsten gör det också möjligt att skicka brev i pappersform via Suomi.fi-meddelanden.

Medan tjänsten har använts har man observerat att välfärdsområdet behöver kunna kontrollera om klienten har öppnat ett elektroniskt meddelande som hen tagit emot. Effector-systemet stöder ännu inte kontroll av statusuppgifter för Suomi.fi-meddelanden, men avsikten är att detta ska beaktas i den fortsatta utvecklingen tillsammans med systemleverantören.

En annan praktisk utmaning var att Effector-systemet tills vidare endast stöder en tjänst som definieras i Suomi.fi-meddelanden. I början framkom detta inte, eftersom införandet pilottestades med en tjänst. Begränsningen upptäcktes först när man ville börja använda Suomi.fi-meddelanden för även andra tjänster.

– Förståelsen för systemets omfattning kom fram när det blev aktuellt att namnge tjänsten i Suomi.fi-meddelanden. Vi började med servicesedeln och när vi tog i bruk andra tjänster insåg vi att det finns 30 olika beslutstyper. Detta måste man beakta när tjänsten ska namnges, berättar Lepänkoski.

Det gemensamma utvecklingsarbetet med systemleverantören fortsätter. Målet är att i framtiden utvidga användningen av Suomi.fi-meddelanden för servicesedlarna. En utvecklingsidé har varit att informationen om servicesedeln kan förmedlas via Suomi.fi-meddelanden inte bara till klienten utan också direkt till privata serviceproducenter som använder Suomi.fi-meddelanden med sitt FO-nummer. Detta kan påskynda servicesedelprocessen ytterligare.

Fördelarna syntes snabbt i det dagliga arbetet

De största fördelarna med att använda Suomi.fi-meddelanden har synts i personalens vardag. Tidigare gick en betydande del av arbetstiden åt till att skriva ut, kuvertera och posta beslut.

– Sekreterarna behöver inte längre använda två arbetsdagar i veckan till att lägga brev in i kuvert och skicka försändelserna till posten, säger Lepänkoski.

En effektivisering av processen fick också ekonomiska följder.

– I resultatområdet för rehabilitering ställde vi upp ett sparmål på 20 000 € för 2026 och målet uppnåddes redan i juni. Visserligen syns inte alla kostnader ännu här, men vi är mycket nöjda, berättar Lepänkoski.

Den arbetstid som sparats in har frigjort resurser för handläggning av ansökningar, övervakning och andra expertuppgifter. Samtidigt är möjligheterna till distansarbete bättre när arbetet inte längre är centrerat kring fysisk papperspost.

Kommunikationen är värd att satsa på

Välfärdsområdet tog i bruk Suomi.fi-meddelanden samtidigt som digital myndighetspost infördes som det primära alternativet i april 2024. Man ville satsa på förändringskommunikation, eftersom det var fråga om stora förändringar för kunderna och personalen.

Förändringarna kommunicerades i flera kanaler, till exempel på webbsidan, i lokaltidningar, på elektroniska skärmar och affischer. Personalen fick också ”visitkort” i pappersform med kontaktuppgifter till stödet.

Dessutom ordnade man utbildningar och öppna stödkliniker för personalen, där användarna fick stöd i praktiska frågor efter att tjänsten togs i bruk.

Tips av Egentliga Tavastlands välfärdsområde för att ta i bruk Suomi.fi-meddelanden

Lepänkoski rekommenderar att man inleder processen genom att kartlägga alla beslut och dokument som kan skickas via Suomi.fi-meddelanden. Det lönar sig också att ta med de egna IKT-experterna genast i början av planeringen.

– Till en början hade vi fastställt att meddelanden sänds en gång om dagen. Vi ändrade inställningarna så att de nu sänds en gång i timmen. På så sätt kan experterna bättre verifiera att meddelandet har skickats och att systembelastningen minskar, berömmer Lepänkoski.

I Egentliga Tavastlands välfärdsområde har man utvidgat användningen av Suomi.fi-meddelanden ytterligare. Det ses som en del av ett bredare syfte att minska på pappersprocesser och bygga upp allt smidigare digitala tjänster för både klienter och personalen.

– Vi har infört ett nytt "pappersfritt" sjukhus den här våren. Syftet stöds också fint av detta införande av Suomi.fi-meddelanden, säger Vilkman.

”Utred brett vad som redan används och vad allt som kan skickas med Suomi.fi-meddelanden. På så sätt kan man bättre göra upp en plan för ibruktagande och namnge tjänsten träffsäkert. Det lönar sig också att involvera det egna systemstödet genast i startskedet så att fallgropar kan undvikas.”

– rehabiliteringsplanerare och Effector-systemansvarig Harri Lepänkoski

Läs fler kundberättelserÖppnas i ett nytt fönster. och bekanta dig med anvisningarna för namngivning av tjänsten (på finska) på webbplatsen Suomi.fi för tjänsteutvecklare.

Fyra tips av Egentliga Tavastlands välfärdsområdes för att ta i bruk Suomi.fi-meddelanden

• Fundera noga på hur ni namnger tjänsten i Suomi.fi-meddelanden. Observera att namnet måste vara heltäckande om datasystemet endast möjliggör ett tjänstenamn.
• Ta med organisationens egna ICT-experter genast i början av planeringen.
• Det lönar sig att ta i bruk tjänsterna stegvis. Börja med processer som är lätta att digitalisera och utvidga så småningom Suomi.fi-meddelanden.
• Gör vid behov ändringar i tjänstens inställningar: systemet belastas mindre om elektroniska meddelanden tidsinställs till att sändas till exempel en gång i timmen.