Myndighet som slutanvändare av Suomi.fi-meddelanden

Suomi.fi-meddelanden är avsedda för kommunikation mellan förvaltningen och kunder inom förvaltningen, inte för kommunikation mellan myndigheter. Myndigheten är i regel alltid avsändare av Suomi.fi-meddelanden, men i vissa fall kan den också vara kund inom förvaltningen, dvs. slutanvändare.

Myndigheten som avsändarorganisation

Organisationer inom den offentliga förvaltningen. använder Suomi.fi‑meddelanden för att skicka delgivningar och andra meddelanden till medborgare och företag.

• Ibruktagande av Suomi.fi-meddelanden för avsändarorganisationer sker via systemintegrationen. 
• Meddelandena skickas via det system som Suomi.fi-meddelanden anslutits till. 
• Avsändarorganisationen skickar elektroniska meddelanden till slutanvändarna på basis av personbeteckning eller FO-nummer.
• Avsändarorganisationen ansvarar för när den kan använda Suomi.fi‑meddelanden.
• Om organisationen så önskar kan den ta emot nya meddelanden och svar Öppnas i ett nytt fönster.från slutanvändarna.

Myndighet som slutanvändare

Slutanvändare är personer, företag, föreningar eller andra sammanslutningar. Detta innebär att även en organisation inom den offentliga förvaltningen kan ta i bruk Suomi.fi‑meddelanden med FO‑nummer, om den tar emot meddelanden från andra myndigheter i egenskap av kund inom förvaltningen. Man kan inte använda Suomi.fi-meddelanden för annan kommunikation mellan myndigheter.

• Ta i bruk Suomi.fi-meddelanden med FO-nummer i Suomi.fi-webbtjänstenÖppnas i ett nytt fönster.. Detta är valfritt. Det finns ingen skyldighet för myndigheter eller andra sammanslutningar att ta i bruk Suomi.fi-meddelanden som slutanvändare.
• Meddelanden i Suomi.fi-webbtjänsten kan läsas av personer i företaget eller en annan sammanslutning som är företagets namntecknare i handelsregistret med rätt att ensam representera företaget. Eller som företagets namntecknare har gett fullmakt att representera företaget med Suomi.fi-fullmakter.
• Du kan också läsa meddelandena i Suomi.fi-mobilapplikationen om du är företagets namntecknare med rätt att ensam representera företaget.
• Inkommande meddelanden kan inte internt riktas till en viss person och det går inte att begränsa meddelandets synlighet. Meddelandet visas för alla som har tillgång till företagets postlåda.

När kan en myndighet vara kund inom förvaltningen?  

Avsändarorganisationen ansvarar för att bedöma i vilka situationer kommunikationen mellan den och den mottagande myndigheten är kommunikation mellan en myndighet och en kund inom förvaltningen.

Enligt lagen om stödtjänster (571/2016) kan Suomi.fi-meddelanden endast användas för kommunikationen mellan myndigheter och en kund inom förvaltningen. Suomi.fi‑meddelanden får inte användas om meddelandets mottagare inte är kund inom förvaltningen, utan det är fråga om kontakt mellan myndigheter. Detta gäller även utskrifts-, kuverterings- och distributionstjänsten (TKJ) eftersom meddelandena fortfarande förmedlas via Suomi.fi‑meddelanden, även om de slutligen skickas som papperspost.

Om en annan myndighet är part i ett förvaltningsärende, eller annars är föremål för ett förvaltningsförfarande, är den kund inom förvaltningen. Då kan Suomi.fi‑meddelanden användas för att skicka meddelanden.

• Kommunen kan vara kund inom förvaltningen till exempel vid beskattning eller fastighetsförrättningar.  
• Välfärdsområdet kan vara kund inom förvaltningen till exempel vid tillsyningsuppgifter som gäller det.

Vad ska myndigheten beakta om den vill ta emot Suomi.fi-meddelanden som slutanvändare?

Beakta följande:

1. Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata rekommenderar inte att stora organisationer använder Suomi.fi-meddelanden för att ta emot myndighetspost (som slutanvändare) eftersom det inte går att rikta meddelandena internt till en viss person eller begränsa meddelandenas synlighet. Om ni beslutar att ta i bruk en elektronisk postlåda inom er organisation ska ni definiera vem som har rätt att se alla meddelanden som skickas till er organisation.

2. Säkerställ också att fler än en person har tillgång till den elektroniska postlådan så att ni inte förbiser viktiga meddelanden. Det går att lägga till flera sekundära e-postadresser i företagets elektroniska postlåda, dit notifikationer om nya och olästa meddelanden skickas. Endast en e-postadress kan läggas till för en person som uträttar ärenden för ett företags räkning.

3. Den anställda i organisationen identifierar sig alltid i Suomi.fi-meddelanden med sitt personliga, finländska verktyg för stark autentisering. Efter identifieringen väljer den anställda att uträtta ärenden för företagets räkning.

4. Kom överens om praktiska tillvägagångssätt för att hantera och vid behov svara på inkommande meddelanden.

Sammanfattning:

• Vem eller vilka har tillgång till företagets elektronisk postlåda?
• Hur kommer man ihåg att ändra personer och e-postadresser när personalen byts ut?
• Hur behandlar, sparar och överför man meddelanden till det egna systemet för behandling?
• Hur svarar man på ett meddelande som kräver ett svar när den organisation som skickat meddelandet inte har tillåtit svar på meddelandet?

Dessutom är det bra om er organisation bedömer om det överhuvudtaget är nödvändigt eller ändamålsenligt att använda Suomi.fi-meddelanden som slutanvändare. Det finns ingen skyldighet till det.