Vad är informationsstyrningsplanering?
Informationsstyrningsplanering har blivit en allmän term för att beskriva den proaktiva planeringen av dokumentförvaltningen. Planens syfte är att kartlägga de handlingstyper som ackumuleras i anslutning till organisationens verksamhet och fastställa en lagringstid samt vissa andra metadata för dessa. I informationsstyrningsplanen granskas organisationens verksamhet genom en standardiserad uppgiftsklassificering och till varje uppgiftsklass kopplas de handlingar eller dokumentuppgifter som ackumuleras i anslutning till den. I den nya arkiveringslagen sker planeringen av informationsstyrningen via strukturerna i informationshanteringslagen (906/2019).
Om organisationen har genomfört en informationshanteringsmodell för verksamhetsprocesserna, applikationerna och datalagren med hjälp av övergripande arkitektur (kapitel 7.3) kan beskrivningssättet utvidgas till att omfatta informationsstyrningsplaneringen genom att modellera myndigheternas dokument som strukturdelar i informationsarkitekturen. Dokumentet kan kopplas till verksamhetsprocessen, datalagret och applikationen, varvid förbindelserna mellan dessa strukturdelar uttrycks genom hanteringen av dokumentinformation. Bilden ovan visar en dokumentcentrerad metamodell för att beskriva en informationshanteringsmodell med Archimate-modelleringsspråket.
Bild: Ett exempel på informationsstyrning
För ett dokumentdel kan man i arkitekturen definiera typiska metadata för informationshanteringsplanen, så att övergripande arkitekturen kan fungera direkt både som informationshanteringsmodell och som informationshanteringsplan.
Förutom dokumenttypens titel är vanliga egenskaper för informationshanteringsplanen:
- Offentlighets- och säkerhetsklass
- Grund för sekretess (endast för sekretessbelagda)
- Sekretessperiod (endast för sekretessbelagda)
- Typ av personuppgifter
- Längd på bevarandetid
- Grund för bevarandetid.