Återanvänd det som gjorts tidigare

Börja planera anskaffningen genom att kartlägga vilka data och informationssystem som redan används. 

Anskaffningen kan avse 

• ett nytt system 
• ersättande av ett gammalt system, antingen i sin helhet eller delvis 
• komplettering av systemet. 

Informationssystem och delar som ingår i dem skaffas för informationshantering och därför är det särskilt viktigt att förstå vilken information som är relevant för anskaffningen. På den här sidan går vi igenom olika sätt att förstå den information som organisationen hanterar. 

Detta hjälper dig att precisera och avgränsa anskaffningen och förstå den helhet till vilken anskaffningen görs. Det hjälper dig också att hitta information och tjänster utanför den egna organisationen som du kan använda för att lyckas bättre med anskaffningen.

Den övergripande arkitekturen och programmeringsgränssnitten är nära förknippade med varandra. Båda är centrala element i planeringen och hanteringen av strukturen och funktionen hos organisationens informationssystem. 

Det arbete som görs i anslutning till den övergripande arkitekturen kan vara behjälpligt i planeringen av programmeringsgränssnitt framför allt internt inom organisationen. Med hjälp av programmeringsgränssnitt kan man konkret uppnå flera av de mål som ställts för den övergripande arkitekturen och dokumentera delar av den övergripande arkitekturen. 

Använd guiden Övergripande arkitektur i utvecklingen av verksamheten som stöd för organisationens övergripande arkitektur. 

Den övergripande arkitekturen erbjuder ett strategiskt ramverk med hjälp av vilken organisationens olika funktioner och informationssystem kan planeras så att de fungerar tillsammans. 

Programmeringsgränssnitten i sin tur är det tekniska genomförandet som möjliggör interoperabilitet och informationsöverföring mellan dessa informationssystem. 

Den övergripande arkitekturen och programmeringsgränssnitten kompletterar varandra och möjliggör sömlöst och effektivt fungerande informationssystem hos organisationen.

I övergripande arkitekturarbete som görs utifrån organisationens interna perspektiv kan tyngdpunkten ligga på den egna organisationens interna verksamhet, så att kundbehov, partnernätverk och ekosystem beaktas endast delvis. 

I fråga om programmeringsgränssnitt som publiceras utanför organisationen är det dock viktigt att tillägna sig ett kundorienterat angreppssätt, där helheten granskas utifrån, med utgångspunkt i kundbehovet, till exempel med hjälp av livshändelser eller affärshändelser. Det finns en tydlig skillnad mellan dessa perspektiv. 

I digitala tjänster och program mellan organisationer uppstår alltid beroenden mellan organisationerna och hanteringen av nätverk är centralt för att de ska lyckas. 

Den offentliga förvaltningen i Finland har hundratals register, cirka 4 000 informationssystem samt verksamhetsmiljöstrukturer och kompetens som utvecklats sedan 1960-talet. Det lönar sig att försöka återanvända det arbete som redan gjorts en gång. 

Den offentliga förvaltningens verksamhet och informationen som används i verksamheten styrs genom reglering. Därför är det viktigt att redan före anskaffningen kartlägga den reglering som är relevant med tanke på anskaffningen. 

Regleringen består dels av lagar, dels av förordningar som preciserar eller kompletterar dessa. Den utgör grunden för informationshanteringen. Det lönar sig att välja regleringens interoperabilitet som utgångspunkt för planeringen av anskaffningen. 

Bestämmelser om personuppgifter i den offentliga förvaltningens register finns ofta i speciallagar. Lagen om befolkningsdatasystemet och de certifikattjänster som tillhandahålls av Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata (Finlex)Öppnas i ett nytt fönster. innehåller till exempel bestämmelser om befolkningsdatasystemets datainnehåll, myndigheternas rätt att få uppgifter och annan rätt att få uppgifter. 

Den offentliga förvaltningens verksamhet utgår alltid från lagstiftning och därmed får man en bra bild av informationshanteringen just ur lagstiftningen.

Den offentliga förvaltningen hanterar information i stor utsträckning med hjälp av blanketter. Information som samlas in med blanketter tillgodoser vanligtvis informationsbehoven i olika processer. Organisationens informationsbehov bör dock i första hand lösas genom att använda sig av sådan information som den offentliga förvaltningen redan har. 

Ny information bör samlas in från medborgare och företag endast när de aktuella uppgifterna ännu inte finns i förvaltningens register. 

Före anskaffningen är det bra att reflektera över informationsbehoven och kartlägga vilken information förvaltningen har. Till exempel ska ett annat ämbetsverk, en kommun eller ett välfärdsområde inte på nytt samla in befolkningsdata som Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata redan hanterar, om det finns förutsättningar att få samma information från Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata.

Överlappande datainsamling kan minskas på följande sätt: 

1. Gå i detalj igenom informationen på pappersblanketter och elektroniska blanketter. 
2. Ta reda på om en uppgift som begärs på blanketten redan finns i något av förvaltningens register. 

Programmeringsgränssnitt underlättar hanteringen och återanvändningen av informationen. I den offentliga förvaltningen uppstår stora mängder strukturerad information som kan användas för många ändamål. 

Informationens utnyttjande försvåras dock av att man inte har en helhetsbild av informationen och av att användningen ofta är noga begränsad genom reglering. Därför behövs olika hjälpmedel för att kartlägga och hitta den offentliga förvaltningens information. 

Använd följande hjälpmedel: 

• informationshanteringskarta 
• författningar 
• beskrivning av handlingsoffentligheten 
• registerbeskrivning 
• datakatalog 
• informationsarkitekturbeskrivningar 
• offentliga datamodeller. 

När information överförs från ett informationssystem till ett annat måste avsändaren och mottagaren förstå informationens innehåll och betydelse på samma sätt. 

Information som förmedlas via ett programmeringsgränssnitt är alltid baserad på en datamodell. Datamodellen beskriver data och relationer mellan data och strukturerar datainnehållet. En datamodell består av termer och ett kodsystem, där kodsystemet är en samling koder som används som metadata. 

Vid planeringen av programmeringsgränssnittet lönar det sig att kontrollera om de kodsystem som behövs redan finns, antingen i sin helhet eller delvis. Utnyttjandet av standardenliga datamodeller förbättrar på lång sikt informationssystemens semantiska interoperabilitet. 

Det är svårt att använda ett programmeringsgränssnitt i någon större omfattning om dess datamodell eller kodsystem avviker från de sedvanliga standarderna. Användningen försvåras också om man måste skaffa sig avgiftsbelagda rättigheter i form av upphovsrätt eller industriellt rättsskydd för att använda kodsystemet. 

Interoperabilitetsplattformen med öppen källkod som produceras av Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata erbjuder möjlighet att utnyttja till exempel Schema.orgs datamodeller och komplettera dem med finländska tillägg. 

Bekanta dig med Interoperabilitetsplattformen. 

Det rekommenderas att interoperabla datamodeller utvecklas på engelska, eftersom dataöverföringen på EU:s inre marknad kommer att öka i framtiden. 

Datorprogram och applikationer har ofta samma funktioner. När man skaffar nytt lönar det sig att i så stor utsträckning som möjligt utnyttja tidigare anskaffningar och det som redan finns. 

I nästan varje program finns till exempel 

• användarhantering 
• identifiering. 

I Finland används till exempel lösningar för elektronisk identifikation generellt och det lönar sig inte att genomföra identifikationen på nytt. 

För identifikationen rekommenderas användning av Suomi.fi-identifikation när användarorganisationen har användarrätt till den. Om man redan har skaffat informationssystemet lönar det sig genomföra en integration med Suomi.fi-identifikationen med hjälp av ett programmeringsgränssnitt.