Suomi.fi-viestit – organisaationne turvallinen kanava viranomaisviestintään

Viranomaisviestinnän vaatimukset kasvavat jatkuvasti. Kansalaisille ja yrityksille suunnatun sähköisen viranomaisviestinnän on oltava nopeaa, saavutettavaa ja ennen kaikkea turvallista. Lisäksi muun muassa yleinen tietosuoja-asetus ja viranomaisten omat tietoturvakäytännöt edellyttävät, että sähköisen viestinnän tulee perustua luotettaviin ja valvottuihin kanaviin.

Suomi.fi-viestit täyttää nämä vaatimukset. Palvelu tarjoaa julkisen hallinnon toimijoille valvotun ja tietoturvallisen viestinvälityskanavan, joka mahdollistaa suojatun ja jäljitettävän tiedonvaihdon julkishallinnon ja sen asiakkaiden välillä.

Digi- ja väestötietovirasto vastaa Suomi.fi-viestien tietoturvasta, ylläpidosta, auditoinneista ja siitä, että viestintäympäristö pysyy lakien ja standardien (kuten tietoturvasertifikaatti ISO/IEC 27001) mukaisena.

Turvallisempi vaihtoehto paperille ja sähköpostille

Paperikirjeen seurattavuus jää siihen, kun kirje on kuoritettu ja sujautettu postilaatikkoon eteenpäin kuljetettavaksi. Kenelle kirje lopulta päätyy? Tai päätyykö se kenellekään? Suomi.fi-viesteissä sähköisten viestien kulkeutumista vastaanottajalle pystyy seuraamaan tilatietojen avulla.

Tavallinen sähköposti on tietoturvaltaan heikko, sillä sähköpostiviestit kulkevat internetissä eri palveluntarjoajien läpi usein selkokielisinä. Suomi.fi-viestien kautta sähköiset viestit liikkuvat salattuina, mikä sulkee pois riskit liittyen tiedon sieppaamiseen. Sähköpostitilejä valitettavasti kaapataan päivittäin ja sähköpostitilien tunnuksia annetaan eteenpäin perheenjäsenille. Organisaatioilla ei ole näkyvyyttä siihen, kenen silmille sähköpostiviesti lopulta päätyy. Tämän vuoksi sähköpostiin ohjautuva turvaposti ei myöskään ole aina oikea ratkaisu.

Myös osoitteet ja sähköpostit voivat vaihtua, ja harva muistaa ilmoittaa uusia tietojaan kaikkialle. Riskinä on, että organisaation ylläpitämät asiakasyhteystiedot ovat vanhentuneet, jolloin asiakkaalle lähetetty tieto voi ohjautua väärään paikkaan eikä saavuta vastaanottajaa ajoissa. Tämä saattaa pahimmillaan vaikuttaa kielteisesti henkilön oikeuksien toteutumiseen: lasku jää huomaamatta, lisätietojen toimitusaika tai valitusaika umpeutuu, ajanvaraus jää käyttämättä... Suomi.fi-viesteissä suostumusrekisteri ja annetut sähköpostiosoitteet ovat ajan tasalla.

Kokosimme käyttöönne taulukon, josta on helppo vertailla eri lähetystapojen eroja. Se osoittaa, kuinka Suomi.fi-viestit tarjoaa turvallisen kanavan lähettää tärkeät tiedoksiannot ja ilmoitukset asiakkaillenne.

Suomi.fi-viestien turvallisuushyödyt organisaatioille

Suomi.fi-viesteissä turvallisuus on huomioitu useassa eri vaiheessa: tieto menee luotettavasti ja turvallisesti juuri oikealle henkilölle.

• Varmuus sähköisen viestin vastaanottajasta: vastaanottaja yksilöidään henkilötunnuksella tai Y-tunnuksella. Voitte olla aina varmoja, että viesti tavoittaa oikean henkilön eikä esimerkiksi nimikaimaa.
• Arkaluontoisen tiedon lähettäminen: Sähköiset viestit kulkevat Suomi.fi-viesteissä salattuina, joten voitte lähettää asiakkaillenne tai vastaanottaa asiakkailtanne myös arkaluontoista tietoa.
• Jäljitettävyys ja todisteellinen tiedoksianto: Voitte seurata, milloin viesti on mennyt perille ja milloin se on avattu. Sähköisen todisteellisen tiedoksiannon -toiminnallisuutta käyttäessä saatte tarvittaessa juridisesti sitovan vastaanottokuittauksen, mikä selkeyttää muutoksenhakuajan laskemista.
• Suostumusten hallinta: Henkilön antama suostumus sähköiseen tiedoksiantoon on ajan tasalla ja henkilön itsensä hallittavissa.

Huomioittehan seuraavat organisaationne vastuulla olevat asiat

Digi- ja väestötietovirasto tuottaa palvelua ja varmistaa turvallisen ympäristön sähköisten viestien lähettämiselle. Lisäksi Suomi.fi-viestejä käyttäviltä organisaatioilta edellytetään tiettyjen käytänteiden noudattamista, joilla varmistetaan tietoturvan ja tietosuojan toteutuminen.

Organisaationne vastuulla on

• asianmukainen huolehtiminen omien tietojärjestelmien tietoturvasta,
• tietoturvapäivitysten seuraaminen ja tekeminen,
• tarvittaessa tietoturvapoikkeamien asianmukainen raportointi Digi- ja väestötietovirastolle,
• liitynnän ja siihen liittyvien järjestelmien ylläpito käyttöoikeuksien, käyttäjätunnusten, varmuuskopioinnin ja häiriötilanteiden hallinnan suhteen,
• REST-rajapinnan salasanan vaihtaminen säännöllisesti ja tarvittaessa,
• asiakkaiden lähettämien sähköisten viestien hakeminen REST-rajapinnassa, jotta viestit varmasti tavoittavat organisaationne.

Suomi.fi-viestit on turvallinen sähköinen postilaatikko myös organisaationne asiakkaille

Suomi.fi-viestit on hyvä valinta myös kansalaisen näkökulmasta. Sähköposti- tai tekstiviestipohjaiseen viestintään verrattuna Suomi.fi-viestit takaa, että tieto liikkuu turvallisesti ja on vain oikeiden henkilöiden saatavilla.

• Sähköiset viestit pysyvät suojassa: Sähköisiä viestejä pääsee lukemaan vahvasti tunnistautuneena (esim. mobiilivarmenteella tai pankkitunnuksilla).
• Luotettavuus: Vain hyväksytyt viranomaiset ja julkiset organisaatiot voivat lähettää viestejä Suomi.fi-viesteihin. Toisin sanoen asiakkaanne eivät saa kalasteluviestejä tai roskapostia Suomi.fi-viesteihin. Jokainen voi luottaa siihen, että hänelle saapunut viranomaisviesti on aito, linkkiä voi klikata ja liitetiedoston uskaltaa tallentaa omalle laitteelleen.

Vuonna 2026 voimaan tulevan lain myötä kansalaiset saavat viranomaispostinsa ensisijaisesti sähköisesti Suomi.fi-viesteihin. Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että viranomaisten sähköisiä asiointipalveluita käyttävälle henkilölle tulee tunnistautumisen yhteydessä käyttöön Suomi.fi-viestit, ellei hänellä ole palvelu jo ennestään käytössä. Suomi.fi-viesteihin tämä muutos tuo noin kaksi miljoonaa uutta käyttäjää. Vuonna 2026 Suomi.fi-viesteillä tulee olemaan yli neljä miljoonaa käyttäjää, jotka odottavat saavansa yhä useamman viranomaisen lähettämän postin sähköisesti Suomi.fi-viesteihin. Siksi on tärkeää, että organisaationne lähettää asiakkailleen tiedoksiannot ja muut viestit yhdenmukaisella, tietoturvallisella tavalla. Tämä on mahdollista, kun käytätte lähetyksiin Suomi.fi-viestejä.

Erityisasiantuntija Henna-Maria Vähämäki, Digi- ja väestötietovirasto