Sähköinen todisteellinen tiedoksianto

Organisaationne voi määrittää lähetettävän sähköisen viestin todisteelliseksi tiedoksiannoksi. Tällöin viestiin lisätään kuittausnäkymä, jonka avulla vastaanottaja kuittaa todisteellisen tiedoksiannon vastaanotetuksi ennen viestin avaamista.

Sähköisen todisteellisen tiedoksiannon viestisisältö

Jos käytätte sähköistä todisteellista tiedoksiantoa, varsinainen asia pitää olla mukana viestin sisällössä tai sen liitteenä. Näin voidaan varmistua, että vastaanottaja on saanut asian tiedoksi kuittauksen yhteydessä.

Älkää käyttäkö sähköistä todisteellista tiedoksiantoa Suomi.fi-viesteissä, jos ohjaatte loppukäyttäjän lukemaan itse asian asiointipalvelustanne. Tällöin tiedoksisaannin kuittaus on myös tapahduttava asiointipalvelussa.

Lähettäkää sähköinen todisteellinen tiedoksianto omana viestinään

Sähköinen todisteellinen tiedoksianto täytyy lähettää aina uutena viestinä, ei osana aikaisempaa viestiketjua.

Erillisenä viestinä:

• Sähköinen todisteellinen tiedoksianto erottuu saapuneista viesteistä, jolloin vastaanottaja todennäköisemmin reagoi viestiin.
• Vastaanottajalle on selkeämpää, kun tietty asia vaatii erillisen vastaanottokuittauksen.
• Vastaanottokuittaus ei huku muiden viestien joukkoon.

Viestiketjua ei saa myöskään jatkaa kuittaamisen jälkeen. Vastaanottaja voi vastata viestiin, jos olette tämän sallineet, mutta organisaationne ei saa enää vastata loppukäyttäjälle samaan ketjuun. Jos asiaan pitää reagoida, lähettäkää uusi erillinen viesti.

Tieto lukukuittauksesta

Jos lähetätte sähköisiä todisteellisia tiedoksiantoja, tarvitsette käyttöönne myös tilatietojen seuranta -toiminnallisuuden. Ilman tilatietoja ette saa tietoa siitä onko loppukäyttäjä kuitannut viestin vastaanotetuksi.

Teille palautuvassa lukukuittauksessa saatte tiedon kuittauksen ajankohdasta sekä kuittaajan henkilötunnuksen. Toimitettava kuittaus vastaa paperipostilla lähetettävän todisteellisen tiedoksiannon saantitodistusta.

Viesti katsotaan toimitetuksi, kun vastaanottaja on kuitannut sen. Viestin voi kuitata vastaanotetuksi vain kerran. Kuittauksen voi tehdä joko loppukäyttäjä itse tai hänen valtuuttamansa henkilö. Loppukäyttäjälle näytetään hänen tekemänsä kuittauksen ajankohta Suomi.fi-viestien käyttöliittymissä.

Sähköisen todisteellisen tiedoksiannon ilmoitus ja muistutus

Suomi.fi-viestit lähettää loppukäyttäjälle ilmoituksen uudesta viestistä sähköpostitse hänen vahvistamaansa sähköpostiosoitteeseen ja Suomi.fi-mobiilisovelluksen käyttäjille myös push-ilmoituksena. Sähköisestä todisteellisesta tiedoksiannosta lähetettävä ilmoitus poikkeaa sisällöltään ja siinä korostetaan, että kyseessä on kuitattava tärkeä viesti joka saattaa vaatia jatkotoimenpiteitä.

Muistutus saapuneesta sähköisestä todisteellisesta tiedoksiannosta lähetetään loppukäyttäjälle jo 3–4 päivän kuluttua viestin toimituksesta, jos siihen ei ole reagoitu. Lukematta jääneistä viesteistä ei tällä hetkellä ilmoiteta push-ilmoituksilla.

Jos sähköistä todisteellista tiedoksiantoa ei ole kuitattu 7 päivän kuluessa

Jos loppukäyttäjä ei lue vastaanottamaansa sähköistä todisteellista tiedoksiantoa seitsemän päivän sisällä, on organisaationne huolehdittava tiedoksiannon ohjaamisesta paperipostilla toimitettavaksi saantitodistusta vastaan.

Voitte käyttää tässä joko omaa paperipostitusta tai Suomi.fi-viestien paperipostilla toimitettavaa todisteellista tiedoksiantoa. Tällaisessa tilanteessa Suomi.fi-viestit ei siirrä sähköistä todisteellista tiedoksiantoa automaattisesti paperipostilla toimitettavaksi, vaan tämä vaatii toimenpiteitä organisaatioltanne.

Huomioittehan, että sähköinen todisteellinen tiedoksianto jää edelleen näkyviin loppukäyttäjälle. Vastaanottaja voi siis kuitata sen myöhemmin, vaikka paperinen todisteellinen tiedoksianto olisi lähtenyt matkaan.

Tiedoksianto tulee määritellä todisteelliseksi vain jos se on tarpeellista. Organisaationne ei tarvitse käyttää todisteellista tiedoksiantoa esimerkiksi vain siksi, että saatte tiedon viestin perille menosta. Kaikista sähköisistä viesteistä saa tilatietojen seuraaminen -toiminnallisuudella tiedon viestin onnistumisesta sekä tiedon siitä, kun loppukäyttäjä lukee vastaanottamansa viestin.