Paperipostilla toimitettava todisteellinen tiedoksianto

Sähköisten todisteellisten tiedoksiantojen lisäksi organisaationne voi lähettää todisteellisia tiedoksiantoja myös paperipostilla. Paperipostilla jaeltava todisteellinen tiedoksianto toimitetaan Postin toimipaikkaan loppukäyttäjän haettavaksi saantitodistusta vastaan. Jos todisteellisen tiedoksiannon vastaanottajana on yritys, lähetys luovutetaan yrityksen kuittausoikeuden omaavalle tai hänen valtuuttamalleen henkilölle. Huomioittehan, että paperisia todisteellisia tiedoksiantoja ei voi lähettää Ahvenanmaalle eikä ulkomaille.

Toiminnallisuuden käyttämiseksi tarvittavat tunnukset

Paperipostilla toimitettavan todisteellisen tiedoksiannon lähettäminen vaatii tulostus-, kuoritus- ja jakelupalvelun käyttöönoton ja erityisasetuksia Postin järjestelmiin. Paperista todisteellista tiedoksiantoa varten tarvitaan TKJ-tunnus ja logistiikkatunnus. Jotta logistiikkatunnuksen voi saada, organisaatiolla tulee ensin olla Postin asiointitunnus.

Tunnusten hankkiminen:

• TKJ-tunnus on palvelun käyttöönottoon vaadittava tunnus. Se voi olla joko uusi tai aiemmin hankittu. Jos tunnus on jo olemassa, siihen lisätään mahdollisuus lähettää todisteellisia tiedoksiantoja REST-rajapinnan kautta.
• Logistiikkatunnus tarvitaan Postin kautta lähetettävään paperiseen todisteelliseen tiedoksiantoon. Sen saadakseen organisaatiolla tulee olla olemassa Postin asiointitunnus.
• Postin asiointitunnus saattaa olla organisaatiolla jo valmiiksi. Mikäli sitä ei ole, se tulee tilata ennen logistiikkatunnuksen hankkimista.

Tunnukset tilataan Postin verkkolomakkeilla:

• Tilaa Postin asiointitunnus (Posti.fi)Avautuu uuteen ikkunaan.
• Tilaa Postin logistiikkatunnus (Posti.fi)Avautuu uuteen ikkunaan.

Kun tunnukset on hankittu, toimittakaa logistiikkatunnus sekä TKJ-tunnus osoitteeseen viestit-kayttoonotot@dvv.fi. Laittakaa sähköpostin otsikoksi ”Paperinen todisteellinen tiedoksianto”.

Paperisen todisteellisen tiedoksiannon kuittaus

Kun vastaanottaja tai hänen valtuuttamansa henkilö on kuitannut paperipostilla toimitetun todisteellisen tiedoksiannon, toimittaa Suomi.fi-viestit organisaatiollenne asiasta tiedon. Kuittauksen vastaanottamiseksi organisaationne on otettava käyttöön Viestien tilatietojen seuraaminen. Kuittauksen tilatieto sisältää kuittausajankohdan, kuittaajan nimen ja Postin viestille antaman seurantatunnuksen. Suomi.fi-viestit päivittää paperipostilla toimitettujen todisteellisten tiedoksiantojen tilat kerran päivässä.

Huomaattehan, että Suomi.fi-viestit ei toimita tiedoksiannon saantitodistusta organisaatiollenne sähköisesti. Sen sijaan Posti toimittaa saantitodistuksen organisaatiollenne paperipostilla. Lisäksi saantitodistus on nähtävissä sähköisenä Postin Dashboard-palvelussa kolmen kuukauden ajan. Saantitodistuksen hakemiseen käytetään tilatiedossa saamaanne seurantatunnusta. Mikäli tämä aika on kulunut umpeen, voitte erityistapauksessa pyytää saantitodistusta Postin asiakaspalvelusta kolme vuotta ja kolme kuukautta kuittauksen jälkeen kirjeen seurantatunnuksen avulla.

Organisaationne on päätettävä, onko Suomi.fi-viestien toimittama kuittaustieto riittävä tarpeisiinne paperipostilla toimitettujen todisteellisten tiedoksiantojen osalta. Jos kuittaustieto ei täytä organisaationne tarpeita, on teidän säilytettävä Postin toimittama paperinen saantitodistus tai haettava sähköinen saantitodistus Postin aikarajojen puitteissa.

Lähetyskustannukset

Organisaationne kannattaa määritellä todisteellisten tiedoksiantojen lähetys niin, että ne toimitetaan aina ensisijaisesti sähköisesti, ja paperipostilla vain jos vastaanottajalla ei ole Suomi.fi-viestejä käytössä. Paperipostilla toimitettavien todisteellisten tiedoksiantojen lähetyksestä veloitetaan maksu Posti Messaging Oy:n normaalihinnaston mukaisesti. Lisäksi lähettämällä todisteelliset tiedoksiannot ensisijaisesti sähköisesti varmistatte, että saatte tiedon viestin kuittauksesta mahdollisimman nopeasti.

Kun toteutatte todisteellisten tiedoksiantojen lähetystä esimerkiksi mahdollisiin käyttöliittymiinne, ilmaiskaa käyttäjälle selkeästi mitä todisteellisen tiedoksiannon lähettäminen merkitsee. Näin vältätte turhaan paperipostitettujen todisteellisten tiedoksiantojen aiheuttamat lisäkustannukset.