Viestien lähettämisen toteutustavat
Viranomaisen tulee ensisijaisesti lähettää sähköinen viesti Suomi.fi-viesteihin ja vasta toissijaisesti ohjata viesti paperipostiin tai käyttää jotain muuta sähköistä kanavaa, jos vastaanottajalla ei ole Suomi.fi-viestit käytössä.
Suomi.fi-viesteissä viestien lähettäminen voidaan toteuttaa usealla eri tavalla. Sopiva toteutustapa riippuu esimerkiksi siitä:
- lähetetäänkö viestit vain sähköisesti vai myös paperipostina
- haluaako organisaatio hoitaa paperipostituksen itse vai hyödyntää DVV:n kilpailuttamaa palvelua
- lähetetäänkö yksittäisiä viestejä vai suuria viestimääriä
- halutaanko tarkistaa vastaanottajan sähköisen postilaatikon tila ennen lähettämistä.
Alle on kuvattu erilaisia viestien lähettämisen toteutustapoja sähköisille ja paperisille viesteille. Tapojen yhteyteen on lisätty esimerkkitilanteita, joissa Digi- ja väestötietovirasto (DVV) suosittelee käyttämään tietynlaista viestin lähettämisen toteutustapaa.
Pelkän sähköisen viestin lähettäminen Suomi.fi-viesteihin on sopiva tapa esimerkiksi silloin, kun organisaatio lähettää vastaanottajalle viestejä, joita ei lähetetä ollenkaan paperisena tai silloin, kun organisaatio tahtoo hoitaa mahdolliset paperipostitukset itse eikä käyttää DVV:n tulostus-, kuoritus- ja jakelupalvelua.
Vain sähköisen viestin lähettämisen voi toteuttaa kahdella tavalla:
1) Postilaatikon tilan tarkistaminen -toiminnallisuuden hyödyntäminen. Organisaatio tarkistaa postilaatikon tilan tarkistaminen -toiminnallisuudella onko loppukäyttäjällä sähköinen postilaatikko käytössä. Organisaatio lähettää sähköisen viestin, jos sähköinen postilaatikko on käytössä. Jos postilaatikko ei ole käytössä, organisaation on varmistettava, että viesti tarvittaessa toimitetaan loppukäyttäjälle jollain muulla tavalla.
Tämä lähetystapa sopii hyvin esimerkiksi massapostituksiin. Huomioittehan, että sähköinen viesti tulisi lähettää mahdollisimman pian postilaatikon tilan tarkistamisen jälkeen, sillä vastaanottajan sähköisen postilaatikon tila voi muuttua.
2) Lähetetään kaikille vastaanottajille sähköinen viesti. Organisaatio lähettää kaikille vastaanottajille sähköisen viestin. Niiden osalta, joista REST-rajapinta palauttaa tiedon ettei sähköinen postilaatikko ole käytössä (HTTP 400, errorCode: MAILBOX_NOT_IN_USE), on varmistettava, että viesti tarvittaessa toimitetaan loppukäyttäjälle jollain muulla tavalla.
Lisäohjeet palautuvien vastauksien käsittelemiseksi löytyvät rajapintadokumentaatiosta (api.messages.suomi.fi, englanniksi)Avautuu uuteen ikkunaan..
Tämä lähetystapa sopii etenkin yksittäisiin lähetyksiin sekä tilanteisiin, joissa organisaatio vastaa loppukäyttäjältä tulleeseen viestiin. Digitaalisen viranomaisviestinnän ensisijaisuuden myötä tämä tulee olemaan entistä toimivampi tapa, sillä sähköisten viestien vastaanottajien määrä kasvaa.
Seuraavat esimerkit lähetystavoista edellyttävät, että sähköisten viestien lähettämisen lisäksi organisaatio on ottanut käyttöön Suomi.fi-viestien tulostus-, kuoritus- ja jakelupalvelun (TKJ-palvelu), ja että käytössä olevassa järjestelmässä on tuki TKJ-palvelulle teknisesti.
TKJ-palvelua kannattaa hyödyntää sähköisen viestinnän rinnalla, kun halutaan Suomi.fi-viestien hoitavan viestien jakelun sekä sähköiseen että paperiseen kanavaan. Tämä säästää organisaation aikaa ja kuluja.
Viestin lähettämistä tulee yrittää aina ensisijaisesti sähköiseen kanavaan ja vasta sitten paperiin. Näin varmistetaan, että vastaanottaja saa viranomaiskirjeet valitsemallaan tavalla.
Sähköisen ja paperisen viestin lähettäminen voidaan toteuttaa kolmella eri tavalla:
1) Postilaatikon tilan tarkistaminen -toiminnallisuuden hyödyntäminen yhdessä TKJ-palvelun kanssa. Organisaatio tarkistaa, onko loppukäyttäjällä sähköinen postilaatikko käytössä. Jos sähköinen postilaatikko löytyy, lähetetään sähköisen viestin. Jos sähköistä postilaatikkoa ei ole, ohjataan viesti TKJ-palvelun avulla paperipostiin. Tällöin paperikirjeen sisältö tarvitsee määritellä vain, jos viesti on toimitettava myös paperisena. Lisäksi riittää, että organisaatio on kerännyt osoitetiedot vain paperikirjeen vastaanottajien osalta.
Tämä tapa sopii esimerkiksi massapostituksiin. Huomioittehan, että sähköinen viesti tulisi lähettää mahdollisimman pian postilaatikon tilan tarkistamisen jälkeen, sillä vastaanottajan sähköisen postilaatikon tila voi muuttua.
2) Lähetetään kaikille vastaanottajille sähköinen viesti ja tarvittaessa paperinen TKJ-palvelun kautta. Organisaatio lähettää kaikille vastaanottajille sähköisen viestin. Niiden vastaanottajien osalta, joista REST-rajapinta palauttaa tiedon ettei sähköinen postilaatikko ole käytössä (HTTP 400, errorCode: MAILBOX_NOT_IN_USE), organisaatio lähettää TKJ-palvelun avulla viestin paperipostiin.
Lisäohjeet palautuvien vastauksien käsittelemiseksi löytyvät rajapintadokumentaatiosta (api.messages.suomi.fi, englanniksi)Avautuu uuteen ikkunaan..
Tämä lähetystapa sopii esimerkiksi yksittäisiin lähetyksiin. Paperisen kirjeen sisällön määrittely ja osoitetiedot tarvitaan vain niiden vastaanottajien osalta, joilla ei ole Suomi.fi-viestit käytössä. Digitaalisen viranomaisviestinnän ensisijaisuuden myötä yhä harvempi vastaanottaa viestejä paperisena.
3) Viestin lähettäminen monikanavaisesti. Organisaatio lähettää viestin Suomi.fi-viestien monikanavaiseen messages-päätepisteeseen, joka automaattisesti tutkii, onko vastaanottajalla Suomi.fi-viestit käytössä vai ei. Suomi.fi-viestit jakelee viestin eteenpäin joko sähköiseen tai paperiseen kanavaan loppukäyttäjän valinnan mukaan.
Koska tässä lähetystavassa lähettämänne viesti voi ohjautua paperipostiin, on organisaation toimitettava Suomi.fi-viesteille kaikkien vastaanottajien osalta myös osoitetiedot ja viesti valmiiksi määriteltynä siten, että se voidaan tarvittaessa ohjata paperipostiin. Suomi.fi-viesteissä ei ole integraatiota väestö- tai yritystietojärjestelmän (VTJ) osoitetietoja sisältävään rekisteriin.
Tämä lähetystapa soveltuu esimerkiksi tilanteisiin, joissa järjestelmä muodostaa asiakirjasta tulostuskelpoisen PDF-tiedoston. Tällöin voi käyttää PDF-tiedostoa paperisessa viestissä, mutta sähköisen viestin sisältö tulee edelleen muotoilla erikseen ohjeidemme mukaisesti.
Tämä on sopiva tapa myös tilanteissa, joissa sekä henkilötunnus/y-tunnus että osoitetiedot ovat tiedossa. Esimerkiksi kunnan varhaiskasvatuspalveluissa usein huoltajilta kerätään sekä henkilötunnus että osoitetiedot.
Tarvittaessa järjestelmä voi tukea useampaa lähetystapaa. Voitte myös yhdistellä edellä esitettyjä tapoja. Esimerkkinä tapaus, jossa lähetetään massapostitus pidemmällä aikavälillä:
- Yhdistelmällä postilaatikon tilan tarkistus mailboxes/active ja monikanavainen lähetys /messages voi pienentää riskiä, että loppukäyttäjän postilaatikon tila olisi välillä muuttunut. Tämä on sopiva tapa, kun henkilötunnus/y-tunnus ja osoite ovat tiedossa, eikä kyseessä ole pelkkä sähköinen viesti.
Poikkeustapauksissa lähetys on mahdollista toteuttaa myös niin, että viestiä ei toimiteta sähköisesti ollenkaan - ei edes silloin, kun vastaanottajalla on Suomi.fi-viestit käytössä.
Tällaista toimintamallia voidaan tarvita esimerkiksi loppukäyttäjän elämäntilanteeseen liittyvästä erityisestä syystä tai tilanteessa, jossa Suomi.fi-viesteistä puuttuu organisaation edellyttämä sähköisen viestinvälityksen ominaisuus.
Voitte lukea lisätietoja viestien lähettämisestä vain paperipostilla kyseistä toiminnallisuutta käsittelevällä sivulla. Voitte tutustua yleisesti paperipostin lähettämisen toiminnallisuuksiin Paperipostin lähettäminen -osiossa.