Usein kysytyt kysymykset

Organisaationne ei välttämättä tarvitse tietää etukäteen, kenelle voi lähettää sähköisiä viestejä ja kenelle ei. Saatte virheilmoituksen, jos lähettämänne sähköinen viesti ei ole mennyt perille siitä syystä, ettei vastaanottajalla ole Suomi.fi-viestit käytössä. Suomi.fi-viesteillä on yli 4 miljoonaa käyttäjää, joten yhä suurempi osa viesteistä menee perille sähköisenä.

Jos käytössänne on monikanavainen lähetys, Suomi.fi-viestit jakelee viestin automaattisesti sähköiseen tai paperiseen kanavaan loppukäyttäjän valinnan mukaan. Lisätietoja erilaisista lähetystavoista voi lukea Viestien lähettämisen toteutustavat -sivulta.

Loppukäyttäjän sähköisen postilaatikon tilanne on kuitenkin mahdollista selvittää, jos sille on tarve. REST-rajapinnassa on toiminnallisuus, jolla on mahdollista selvittää, onko loppukäyttäjällä sähköinen postilaatikko käytössä. Voitte tutustua toiminnallisuuteen Loppukäyttäjän postilaatikon tilan tarkistaminen -sivulla. Toiminnallisuus on tarkoitettu käytettäväksi vain viestin lähettämisen yhteydessä. oiminnallisuuden hyödyntäminen edellyttää, että se on rakennettuna organisaationne käyttämään järjestelmään.

Suomi.fi-viestien käyttö vaatii vastaanottajien henkilö- tai Y-tunnusten tallentamisen, eikä viestejä voida lähettää muiden yhteystietojen perusteella (pois lukien tunnukseton paperipostitus). Jos organisaationne on Tukipalvelulain 5 § Avautuu uuteen ikkunaan.nojalla velvollinen käyttämään Suomi.fi-viestejä, käyttövelvoite on henkilötunnusten käsittelyn peruste.

Suomi.fi-viestien postilaatikot on yksilöity henkilötunnusten ja Y-tunnusten perusteella. Viestejä, joissa ei ole suomalaista henkilötunnusta tai Y-tunnusta, ei voida välittää vastaanottajalle sähköisesti. Jos vastaanottajalla ei ole suomalaista henkilötunnusta, mutta lähettäjän tiedossa on postiosoite, viesti voidaan kuitenkin välittää TKJ-palvelun kautta kirjeitse. Lisätietoa tunnuksettomasta paperipostituksesta.

Suomi.fi-viesteihin liittyminen ja sähköisten viestien lähettäminen on maksutonta. Paperipostina toimitettujen viestien sekä oman järjestelmän mahdollisesti vaatiman kehityksen kustannuksista vastaa asiakasorganisaatio.

Digi- ja väestötietovirasto ei poista viestejä Suomi.fi-viestien tietokannasta. Jos olette lähettäneet viestin väärälle vastaanottajalle, vastaatte tilanteen korjaamisesta.

Organisaationne tulee viipymättä ryhtyä seuraaviin toimenpiteisiin:

• Ottakaa yhteyttä siihen vastaanottajaan, jolle viesti on virheellisesti toimitettu, ja ohjeistakaa häntä poistamaan viesti.
• Ottakaa yhteyttä henkilöön, jonka tiedot ovat päätyneet väärälle vastaanottajalle, informoikaa häntä tapahtuneesta sekä lähettäkää viesti hänelle uudelleen asianmukaisella tavalla.

Organisaationne on arvioitava edellyttääkö tapahtunut ilmoituksen tekemistä tietosuojavaltuutetulle. Lisätietoa tilanteen arvioimiseen ja ilmoituksen tekemiseen löydätte tietosuojavaltuutetun toimiston sivuiltaAvautuu uuteen ikkunaan. (tietosuoja.fi).

Organisaationne on myös selvitettävä, miksi viesti on lähtenyt väärälle vastaanottajalle ja varmistettava ettei tilanne pääse toistumaan.

Jos kyseessä on tilanne, jossa viestien lähetyksessä ilmenee virhe, joka johtuu Suomi.fi-viesteissä olevasta häiriöstä tai virheestä, ilmoittakaa asiasta Digi- ja väestötietovirastoon. Tällöin Digi- ja väestötietovirasto selvittää palvelussa olevan häiriön ja ryhtyy korjaamaan sitä.

Useimmiten virhekoodeista selviää, mikä ongelma on kyseessä ja miten se on ratkaistavissa. Virhekoodeista lisää kerrotaan REST-rajapinnan rajapintadokumentaatiossaAvautuu uuteen ikkunaan. (api.messages.suomi.fi, englanniksi).

Jos viestien lähetyksessä ilmenee virhe, joka johtuu Suomi.fi-viesteissä olevasta häiriöstä tai virheestä, ilmoittakaa asiasta Digi- ja väestötietovirastoon. Tällöin Digi- ja väestötietovirasto selvittää palvelussa olevan häiriön ja ryhtyy korjaamaan sitä. Virhetilanteista voi ilmoittaa organisaatioiden asiakaspalveluun organisaatiopalvelut@dvv.fi tai puh. 0295 53 5115 (ma–pe klo 9–15).

Suomi.fi-viesteillä ei ole käyttöliittymää asiakasorganisaatioille. Palvelu tarjoaa liityntärajapinnan, johon voitte rakentaa integraation omasta tietojärjestelmästänne.

REST-rajapinnan kautta lähetettäessä yksi sanoma sisältää aina vain yhden viestin yhdelle vastaanottajalle. Tämän vuoksi järjestelmästänne tulee lähettää erillinen viesti jokaiselle vastaanottajalle.

REST-rajapinnan kautta ei ole mahdollista lähettää samaa viestiä sekä sähköisesti että paperipostilla. Jos vastaanottaja on antanut suostumuksensa sähköiseen tiedoksiantoon, hänelle ei tarvitse lähettää tiedoksiantoja kirjepostilla. Poikkeuksena ovat tilanteet, joissa asian lähettäminen sähköistä kanavaa pitkin on jostain syystä mahdotonta. Lisätietoa viestin lähettämisestä vain paperipostilla.

Suomi.fi-viesteissä ei ole varsinaista ikärajaa, vaan viestejä voi lähettää kaikenikäisille. Suomi.fi-viestien käyttäminen vaatii kuitenkin vahvaa tunnistautumista, joka voi rajoittaa alaikäisten pääsemistä palveluun.

Väestötietojärjestelmään kirjatut lailliset huoltajat voivat ottaa Suomi.fi-viestit käyttöön ja asioida Suomi.fi-viesteissä alaikäisen lapsensa puolesta. Toisen puolesta asiointi on mahdollista myös Suomi.fi-valtuuksista haettavien valtuuksien avulla.

Lisätietoa loppukäyttäjien elämäntilanteiden vaikutuksista Suomi.fi-viestien vastaanottamiseen.

Loppukäyttäjän Suomi.fi-viesteihin tallentama sähköpostiosoite ei ole muiden organisaatioiden käytettävissä. Suomi.fi-viesteihin tallennettu sähköpostiosoite voi olla eri kuin Väestötietojärjestelmään tallennettu sähköpostiosoite.

Jos viestien vastaanottajana on yritys, viesti lähetetään sen Y-tunnuksen avulla.

Viestin voivat lukea yrityksessä ne henkilöt,

• jotka ovat kaupparekisteriin merkittyjä yrityksen nimenkirjoittajia, joilla on oikeus edustaa yritystä yksin
• jotka yrityksen nimenkirjoittaja on valtuuttanut yrityksen edustajaksi Suomi.fi-valtuuksien avulla.

Suomi.fi-viesteissä ei ole mahdollisuutta kohdistaa viestiä yrityksen sisällä tietylle henkilölle tai rajata lähetetyn viestin näkyvyyttä, vaan viesti näkyy kaikille, joilla on pääsy yrityksen postilaatikkoon.