Viranomainen Suomi.fi-viestien loppukäyttäjänä

Suomi.fi-viestit on tarkoitettu hallinnon ja hallinnon asiakkaan väliseen viestinvaihtoon, ei viranomaisten väliseen viestinvaihtoon. Viranomainen on lähtökohtaisesti aina viestien lähettäjä, mutta viranomainen voi tietyissä tilanteissa olla myös hallinnon asiakas eli loppukäyttäjä.

Viranomainen lähettäjäorganisaationa

Julkisen hallinnon organisaatiot käyttävät Suomi.fi‑viestejä tiedoksiantojen ja muiden viestien lähettämiseen kansalaisille ja yrityksille.

• Suomi.fi-viestien käyttöönotto lähettäjäorganisaatiolle tapahtuu järjestelmäintegraation kautta. 
• Viestit lähetetään sen järjestelmän kautta, mihin Suomi.fi-viestit on liitetty. 
• Lähettäjäorganisaatio lähettää sähköiset viestit loppukäyttäjille henkilötunnuksen tai Y-tunnuksen perusteella.
• Lähettäjäorganisaation vastuulla on huolehtia, missä tilanteissa se voi käyttää Suomi.fi‑viestejä.
• Organisaatio voi halutessaan vastaanottaa uusia viestejä ja vastauksia loppukäyttäjiltä.

Viranomainen loppukäyttäjänä

Loppukäyttäjiä ovat henkilöt, yritykset, yhdistykset tai muut yhteisöt. Tämä tarkoittaa, että myös julkisen hallinnon organisaatio voisi halutessaan ottaa Suomi.fi‑viestit käyttöön myös Y‑tunnuksella, jos se vastaanottaa viestejä hallinnon asiakkaan roolissa toisilta viranomaisilta. Suomi.fi-viestejä ei voida hyödyntää muuhun viestinvaihtoon viranomaisten välillä.

• Suomi.fi-viestien käyttöönotto Y-tunnuksella tapahtuu Suomi.fi-verkkopalvelussaAvautuu uuteen ikkunaan.. Tämä on vapaavalintaista. Mikään ei velvoita viranomaisia tai muita yhteisöjä ottamaan Suomi.fi-viestejä käyttöön loppukäyttäjänä.
• Suomi.fi-verkkopalvelussa viestin voivat lukea yrityksessä tai muussa yhteisössä henkilöt, jotka ovat kaupparekisteriin merkittyjä yrityksen nimenkirjoittajia, joilla on oikeus edustaa yritystä yksin. Tai jotka yrityksen nimenkirjoittaja on valtuuttanut yrityksen edustajaksi Suomi.fi-valtuuksien avulla.
• Viestit voi lukea myös Suomi.fi-mobiilisovelluksesta, jos on yrityksen nimenkirjoittaja, jolla on oikeus edustaa yritystä yksin.
• Saapuvia viestejä ei voi kohdistaa yrityksen sisällä tietylle henkilölle tai rajata lähetetyn viestin näkyvyyttä. Viesti näkyy kaikille, joilla on pääsy yrityksen postilaatikkoon.

Milloin viranomainen voi olla hallinnon asiakkaana?  

Lähettäjäorganisaation vastuulla on arvioida, missä tilanteissa sen ja viestejä vastaanottavan viranomaisen välisessä viestinvälityksessä on kyse viranomaisen ja hallinnon asiakkaan välisestä viestinnästä.

Tukipalvelulain (571/2016) mukaan Suomi.fi-viestejä voidaan hyödyntää vain viranomaisen ja hallinnon asiakkaan väliseen viestintään. Jos viestin vastaanottaja ei ole hallinnon asiakkaan roolissa vaan kyse on viranomaisten keskinäisestä yhteydenpidosta, Suomi.fi‑viestejä ei saa käyttää. Tämä koskee myös tulostus-, kuoritus- ja jakelupalvelua (TKJ), sillä viestit kulkevat edelleen Suomi.fi‑viestien kautta, vaikka ne lopulta toimitettaisiin paperipostina.

Jos toinen viranomainen olisi jonkin hallintoasian asianosainen tai muuten hallintomenettelyn kohteena, se toimisi silloin hallinnon asiakkaana ja Suomi.fi‑viestejä voitaisiin käyttää viestin lähettämiseen.

• Kunta voisi olla hallinnon asiakkaana esimerkiksi verotukseen tai kiinteistötoimituksiin liittyen.  
• Hyvinvointialue voisi olla hallinnon asiakkaana esimerkiksi siihen kohdistuvaan valvontatehtävään liittyen.

Mitä viranomaisen on huomioitava, jos se tahtoisi vastaanottaa Suomi.fi-viestejä loppukäyttäjänä?

Huomioikaa seuraavat asiat:

1. Digi- ja väestötietovirasto ei ole suositellut suurille organisaatioille Suomi.fi-viestien käyttämistä viranomaispostin vastaanottamiseen (loppukäyttäjänä), koska Suomi.fi-viesteissä ei voi kohdistaa viestiä yrityksen sisällä tietylle henkilölle tai rajata lähetetyn viestin näkyvyyttä. Jos päädytte ottamaan organisaatiollenne sähköisen postilaatikon käyttöön, teidän on määriteltävä, keillä on oikeus nähdä kaikki organisaationne saamat viestit.

2. Varmistattehan myös, että useammalla kuin yhdellä henkilöllä on pääsy sähköiseen postilaatikkoon, jotta tärkeät viestit eivät jää huomaamatta. Yrityksen sähköiseen postilaatikkoon voi lisätä useita toissijaisia sähköpostiosoitteita, joihin lähetetään ilmoituksia uusista ja lukemattomista viesteistä. Yksi yrityksen puolesta asioiva henkilö voi lisätä vain yhden sähköpostiosoitteen.

3. Organisaationne työntekijä tunnistautuu Suomi.fi-viesteihin aina henkilökohtaisella, suomalaisella vahvan tunnistautumisen välineellään. Tunnistautumisen jälkeen hän valitsee, että on asioimassa yrityksen puolesta.

4. Sopikaa käytännön toimintatavoista liittyen saapuvien viestien käsittelyyn ja tarvittaessa vastaamiseen.

Tiivistettynä:

• Kenelle tai kelle kaikille annetaan pääsy yrityksen sähköiseen postilaatikkoon?
• Miten muistetaan vaihtaa henkilöt ja sähköpostiosoitteet, kun henkilöstö vaihtuu?
• Miten viestit käsitellään, tallennetaan tai siirretään omaan järjestelmään käsiteltäväksi?
• Miten vastaaminen tapahtuu, jos viesti edellyttää vastaamista, mutta viestin lähettänyt organisaatio ei ole sallinut viestiin vastaamista?

Lisäksi organisaatiossanne on hyvä arvioida, onko Suomi.fi-viestien käyttö loppukäyttäjänä ylipäätään tarpeellista tai tarkoituksenmukaista. Velvoitetta siihen ei ole.