Suomi.fi-meddelanden – en säker kanal för myndighetskommunikation för er organisation

Kraven på myndighetskommunikation ökar ständigt. Den elektroniska myndighetskommunikationen till medborgare och företag måste vara snabb, tillgänglig och framför allt säker. Dessutom förutsätter bland annat den allmänna dataskyddsförordningen och myndigheternas egen informationssäkerhetspraxis att den elektroniska kommunikationen baseras på tillförlitliga och övervakade kanaler.

Suomi.fi-meddelanden uppfyller dessa krav. Tjänsten erbjuder aktörer inom den offentliga förvaltningen en övervakad och informationssäker kommunikationskanal som möjliggör ett skyddat och spårbart informationsutbyte mellan den offentliga förvaltningen och dess kunder.

Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata ansvarar för informationssäkerhetenÖppnas i ett nytt fönster., underhållet och auditeringarna av Suomi.fi-meddelanden och för att kommunikationsmiljön följer lagar och standarder (såsom informationssäkerhetscertifikatet ISO/IEC 27001).

Ett säkrare alternativ till papper och e-post

Ett pappersbrev kan inte längre spåras efter att det har lagts i kuvertet och stoppats in i brevlådan för vidarebefordran. Vem hamnar brevet slutligen hos? Eller hamnar det hos någon? I Suomi.fi-meddelanden kan man följa hur de elektroniska meddelandena förmedlas till mottagaren med hjälp av statusinformationÖppnas i ett nytt fönster..

Vanlig e-post har svag informationssäkerhet, eftersom e-postmeddelanden ofta förmedlas på lättläst språk genom olika tjänsteleverantörer på internet. Via Suomi.fi-meddelanden förmedlas elektroniska meddelanden krypterade, vilket utesluter riskerna för informationskapning. Tyvärr kapas e-postkonton dagligen och inloggningsuppgifterna till e-postkontona lämnas vidare till familjemedlemmar. I organisationerna kan man inte se vem som slutligen ser e-postmeddelandet. Därför är krypterad e-post inte heller alltid rätt lösning.

Också adresser och e-postadresser kan ändras och få kommer ihåg att informera alla om de nya uppgifterna. Risken är att de kundkontaktuppgifter som organisationen har är föråldrade, vilket leder till att informationen som skickats till kunden kan styras till fel ställe och inte nå mottagaren i tid. Det kan i värsta fall inverka negativt på tillgodoseendet av personens rättigheter: man missar en räkning, tidsfristen för att skicka in tilläggsuppgifter eller lämna in besvär går ut, en tidsbokning förblir oanvänd... I Suomi.fi-meddelanden är samtyckesregistret och de angivna e-postadresserna uppdaterade.

Vi har sammanställt en tabell där ni lätt kan jämföra skillnaderna mellan olika sändningssätt. Den visar hur Suomi.fi-meddelanden erbjuder en säker kanal för att skicka viktiga delgivningar och meddelanden till era kunder.

Säkerhetsfördelar med Suomi.fi-meddelanden för organisationer

I Suomi.fi-meddelanden har säkerheten beaktats i flera olika skeden: informationen når rätt person på ett tillförlitligt och säkert sätt.

• Säkerhet om mottagaren av det elektroniska meddelandet: mottagaren specificeras med personbeteckning eller FO-nummer. Ni kan alltid vara säkra på att meddelandet når rätt person och inte till exempel någon annan med samma namn.
• Sändning av känslig information: De elektroniska meddelandena är krypterade i Suomi.fi-meddelanden, så ni kan också skicka eller ta emot känslig information från era kunder.
• Spårbarhet och bevislig delgivning: Ni kan se när meddelandet har kommit fram och när det har öppnats. Vid användning av funktionen elektronisk bevislig delgivningÖppnas i ett nytt fönster. får ni vid behov en juridiskt bindande kvittering på mottagandet, vilket förtydligar beräkningen av tiden för ändringssökande.
• Hantering av samtycken: Personens samtycke till elektronisk delgivning är uppdaterat och kan hanteras av personen själv.

Observera följande saker som er organisation ansvarar för

Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata producerar tjänsten och tryggar en säker miljö för att skicka elektroniska meddelanden. Dessutom förutsätts att organisationer som använder Suomi.fi-meddelanden följer vissa rutiner för att säkerställa informationssäkerheten och dataskyddet.

Er organisation ansvarar för

• att ombesörja informationssäkerheten i de egna informationssystemen på behörigt sätt,
• att följa upp och göra datasäkerhetsuppdateringar,
• att vid behov rapportera informationssäkerhetsincidenter på vederbörligt sätt till Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata.
• underhållet av anslutningen och de system som anknyter till den i fråga om behörigheter, användaridentifikationer, säkerhetskopiering och hantering av störningssituationer,
• att regelbundet och vid behov byta lösenord till REST-gränssnittet,
• att hämta elektroniska meddelanden från kunderna i REST-gränssnittet så att meddelandena säkert når er organisation.

Suomi.fi-meddelanden är en säker elektronisk postlåda även för kunderna i er organisation

Suomi.fi-meddelanden är också bra för medborgarna. Jämfört med e-post- eller sms-baserad kommunikation garanterar Suomi.fi-meddelanden att informationen färdas säkert och endast är tillgänglig för rätt personer.

• De elektroniska meddelandena förblir skyddade: De elektroniska meddelandena kan läsas med stark autentisering (t.ex. med mobilcertifikat eller bankkoder).
• Tillförlitlighet: Endast godkända myndigheter och offentliga organisationer kan skicka meddelanden till Suomi.fi-meddelanden. Med andra ord får era kunder inga nätfiskemeddelanden eller skräppost i Suomi.fi-meddelanden. Var och en kan lita på att myndighetsmeddelandet de får är äkta, att de kan klicka på länken och att de vågar spara bilagan på sin egen enhet.

I och med lagen som träder i kraft 2026 får medborgarna i första hand sin myndighetspost elektroniskt till Suomi.fi-meddelanden. I praktiken innebär det att en person som använder myndigheternas e-tjänster får tillgång till Suomi.fi-meddelanden i samband med identifieringen, om personen i fråga inte redan använder tjänsten. Ändringen medför cirka två miljoner nya användare av Suomi.fi-meddelanden. I 2026 kommer Suomi.fi-meddelanden att ha över fyra miljoner användare som förväntar sig att få e-postmeddelanden från allt fler myndigheter elektroniskt till Suomi.fi-meddelanden. Därför är det viktigt att er organisation skickar delgivningar och andra meddelanden till sina kunder på ett enhetligt, datasäkert sätt. Det är möjligt när ni använder Suomi.fi-meddelanden för att skicka meddelanden.

Specialsakkunnig Henna-Maria Vähämäki, Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata