Elektronisk bevislig delgivning
Er organisation kan definiera ett avsänd elektroniskt meddelande som en elektronisk bevislig delgivning. I sådana fall läggs en kvitteringsvy till meddelandet, genom vilken mottagaren kvitterar att hen har tagit del av delgivningen innan meddelandet öppnas.
Meddelandets innehåll vid elektronisk bevislig delgivning
Om ni använder elektronisk bevislig delgivning ska själva ärendet vara inkluderat i meddelandets innehåll eller som bilaga. På så sätt kan man säkerställa att mottagaren har tagit del av ärendet i samband med kvitteringen.
Använd inte elektronisk bevislig delgivning i Suomi.fi‑meddelanden om ni hänvisar slutanvändaren till att läsa själva ärendet i er e‑tjänst. I sådana fall ska kvitteringen av delgivningen också ske i e‑tjänsten.
Skicka den elektroniska bevisliga delgivningen som ett separat meddelande
En elektronisk bevislig delgivning ska alltid skickas som ett nytt meddelande, inte som en del av en tidigare meddelandekedja.
Som ett separat meddelande:
- Den elektroniska bevisliga delgivningen skiljer sig tydligt från andra inkomna meddelanden, vilket ökar sannolikheten att mottagaren reagerar.
- Det blir tydligare för mottagaren när ett specifikt ärende kräver en separat mottagningsbekräftelse.
- Mottagningsbekräftelsen riskerar inte att försvinna bland övriga meddelanden.
Meddelandekedjan får inte heller fortsättas efter kvitteringen. Mottagaren kan svara på meddelandet om ni har tillåtit det, men er organisation får inte längre svara slutanvändaren i samma kedja. Om ärendet kräver åtgärder ska ni skicka ett nytt separat meddelande.
Information om mottagningsbekräftelsen
Om ni skickar elektroniska bevisliga delgivningar behöver ni även funktionen för statusinformation för meddelanden. Utan sådan statusinformation får ni ingen uppgift om huruvida slutanvändaren har kvitterat meddelandet som mottaget.
I den statusinformation som returneras får ni tidpunkten för kvitteringen samt personbeteckningen för den som kvitterat. Denna kvittering motsvarar mottagningsbeviset för en bevislig delgivning som skickas per papperspost.
Meddelandet anses vara levererat när mottagaren har kvitterat det. Ett meddelande kan endast kvitteras en gång. Kvitteringen kan göras av slutanvändaren eller av en person som denne har befullmäktigat. Slutanvändaren visas tidpunkten för kvitteringen i Suomi.fi‑meddelandens användargränssnitt.
Avisering och påminnelse om elektronisk bevislig delgivning
Aviseringen till slutanvändaren om en elektronisk bevislig delgivning avviker från en vanlig elektronisk avisering. Den betonar att det är fråga om ett viktigt meddelande som ska kvitteras och som kan kräva fortsatta åtgärder.
En påminnelse om den elektroniska bevisliga delgivningen skickas till slutanvändaren redan efter 3–4 dagar, om hen inte har reagerat.
Om den elektroniska bevisliga delgivningen inte har kvitterats inom 7 dagar
Om slutanvändaren inte läser den mottagna elektroniska bevisliga delgivningen inom sju dagar ska er organisation säkerställa att delgivningen styrs till papperspost med mottagningsbevis. För detta kan ni använda er egen papperspost eller Suomi.fi‑meddelandens funktion för bevislig delgivning via papperspost. Suomi.fi‑meddelanden överför inte automatiskt den elektroniska bevisliga delgivningen till papperskanalen, utan ni måste själva vidta åtgärder.
Observera att den elektroniska bevisliga delgivningen fortfarande visas för slutanvändaren. Mottagaren kan alltså kvittera den även senare, även om den pappersbaserade delgivningen redan har skickats.
En bevislig delgivning ska definieras som sådan endast när det är nödvändigt. Er organisation behöver inte använda bevislig delgivning enbart för att få information om att meddelandet har levererats. För alla elektroniska meddelanden får man via funktionen för statusinformation för meddelanden information om att meddelandet har levererats samt om när slutanvändaren läser det mottagna meddelandet.