Suomi.fi-innehållssamarbetet lämpar sig också för samprojekt

Inrikesministeriet publicerade en beredskapsguide för medborgarna i Suomi.fi-webbtjänsten i november 2024. Projektet var samtidigt ett test för hur man skapar en guide i Suomi.fi på ett annat sätt.

Läs mer om projektet: Inrikesministeriet drog nytta av Suomi.fi-webbtjänsten för att publicera en guide om egen beredskap

Omsorgsfull planering som grund för ett framgångsrikt projekt

Vi har redan i flera år producerat Suomi.fi-guider i enlighet med innehållssamarbetsmodellen. Nu stod vi dock inför en ny situation på webbredaktionen, eftersom inrikesministeriet hade huvudansvaret för guideprojektet och dess innehåll.

Allra först måste vi tänka på:

• Hur ska rollerna och ansvaren fördelas mellan MDB och inrikesministeriet?
• Hur säkerställer vi att innehållsprocessen framskrider enligt vår modell?
• Hur säkerställer vi att guiden är tillräckligt enhetlig med våra andra guider?

Därför planerade vi allt omsorgsfullt i början av projektet, allt från utgångsläget till marknadsföringen efter guidens publicering. Projektet indelades i veckovisa steg i enlighet med MDB:s modell för innehållssamarbete så att

• vi kunde ta hänsyn till olika beroendeförhållanden och den tid som olika instanser behövde för att föra saker vidare
• alla som deltog i projektet visste var deras arbetsinsats behövdes.

Stegindelningen visade sig vara mycket enkel med hjälp av MDB:s processbeskrivning och arbetsbok. Och även framgångsrik, eftersom vi kunde framskrida enligt den med undantag av små finslipningar i slutskedet. Vi följde naturligtvis ständigt med projektets framskridande under veckomötena. Beroende på situationen behövdes det också anpassningar, men det händer ju i alla projekt.

Vi fick också beröm av guidens innehållsnätverk för att vi tydligt kommunicerade om projektets framskridande och nätverkets uppgifter i olika skeden.

Modellen för innehållssamarbete fungerar också som en process som leds av andra

När vi producerar en guide som vårt eget arbete har vi tillgång till en intern arbetsbok och hela webbredaktionens stöd. Vi ansvarar också själva för alla delområden.

När den som skrivit guiden kommer utifrån och vår roll är mer sparring och säkerställande av överensstämmelse med de tekniska kraven, behövde vi i början reservera tid för att gå igenom guidekonceptet och innehållssamarbetsmodellen, även om vi brann av iver att bearbeta guiden. Så här i efterhand kan man konstatera att vi kunde ha använt ännu mer tid på innehållets strukturella och tekniska krav för att innehållsplaneringen skulle ha framskridit enklare.

Tidvis var det också svårt att släppa taget om något när allt inte stod under vår kontroll. Då måste man bara lita på vad den andra gör och föra en intensiv dialog om hur saker och ting framskrider.

Modellen för innehållssamarbete visade sig vara ett fungerande verktyg även för utomstående aktörer. För den här guiden hade vi via inrikesministeriet ett färdigt innehållsnätverk och ett tillräckligt kunskapsunderlag om medborgarnas behov och problem. Vi behövde bara fatta beslut tillsammans med nätverket om målgrupper och innehållsbegränsningar. Därför kunde vi inte pröva processens inledande skeden med en utomstående aktör. Detta gäller visserligen även ibland med våra egna guider, eftersom vi kan få resultaten från servicedesignprojektet som grund och direkt kan fördjupa vår kundförståelse med avseende på guidens innehåll.

I slutändan visade det sig vara bra att den som utarbetade guiden som arbetspar och sparringpartner för innehållet hade en person som visste ganska lite om substansfrågorna. På så sätt kunde vi hela tiden ifrågasätta saker och söka den bästa möjliga lösningen för guidens struktur och innehåll.

På det stora hela lyckades beredskapsguideprojektet bra ur MDB:s synvinkel och gav Suomi.fi-webbredaktionen säkerhet om att vi kan bedriva innehållssamarbete antingen direkt som vårt eget arbete eller mer eller mindre ”utkontrakterat”.

”Suomi.fi-beredskapsguiden var ett fruktbart projekt som genomfördes genom omfattande samarbete. Modellen för innehållssamarbete och guidekonceptet hade ett smidigt genomförande.”
- Jaana Vaahtio, inrikesministeriet

Vill du höra mer om innehållssamarbetet?
Skicka ett meddelande till adressen suomifi(a)suomi.fi så kontaktar vi dig!

Beredskapsguiden sprängde besökarantalen

Guiden Beredskap för störnings- och krissituationerÖppnas i ett nytt fönster. publicerades 18.11.2024 – av ren slump på samma dag som man i Sverige började posta en uppdaterad version av beredskapsanvisningarna. Detta och det världspolitiska läget ledde till internationell medieuppmärksamhet. I Finland garanterade ämnets aktualitet samt inrikesministeriets och innehållsnätverkets effektiva kommunikation och marknadsföring omfattande uppmärksamhet och diskussion om guiden.

Beredskapsguiden fick över 290 000 besök under den första veckan och över 653 000 bläddringar. Före utgången av 2024 hade guiden fått nästan 479 000 besök och över 990 000 bläddringar.

Guiden fick också rikligt med respons. Före utgången av 2024 hade det inkommit 4595 responser på guiden. Av dem som gav respons var 82,5 procent nöjda eller delvis nöjda.

Text: Niina Asikainen, Suomi.fi-webbredaktionen, Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata