Uudelleenkäytä aiemmin tehtyä

Aloita hankinnan suunnittelu kartoittamalla, mitä tietoja ja tietojärjestelmiä sinulla on jo käytössä.

Hankinta voi olla

• uusi
• vanhaa osittain tai kokonaan korvaava
• täydentävä.

Tietojärjestelmiä ja niiden osia hankitaan tiedon käsittelyyn, joten on erityisen tärkeää ymmärtää, mitä tietoa hankinta käsittelee. Tällä sivulla käydään läpi erilaisia tapoja ymmärtää organisaation käsittelemää tietoa.

Näin voit tarkentaa ja rajata hankintaa ja ymmärtää kokonaisuutta, johon hankinta tehdään. Tämä auttaa sinua myös löytämään oman organisaation ulkopuolisia tietoja ja palveluita, joiden avulla hankinta onnistuu paremmin.

Kokonaisarkkitehtuuri ja ohjelmointirajapinnat liittyvät läheisesti toisiinsa. Molemmat ovat keskeisiä elementtejä organisaation tietojärjestelmien rakenteen ja toiminnan suunnittelussa ja hallinnassa.

Kokonaisarkkitehtuuriin liittyvä työ voi tukea ohjelmointirajapintojen suunnittelua varsinkin organisaation sisällä. Ohjelmointirajapintojen avulla voi saavuttaa useita kokonaisarkkitehtuurin tavoitteita käytännössä ja dokumentoida osia kokonaisarkkitehtuurista.

Hyödynnä organisaatiosi kokonaisarkkitehtuurin tukena Kokonaisarkkitehtuuri toiminnan kehittämisessä -opasta.

Kokonaisarkkitehtuuri tarjoaa strategisen viitekehyksen, jonka avulla organisaation eri toiminnot ja tietojärjestelmät voidaan suunnitella toimivan yhdessä.

Ohjelmointirajapinnat puolestaan ovat tekninen keino mahdollistaa näiden tietojärjestelmien yhteentoimivuus ja tiedonsiirto.

Kokonaisarkkitehtuuri ja ohjelmointirajapinnat ovat toisiaan täydentäviä työkaluja, joilla organisaation tietojärjestelmät saadaan toimimaan saumattomasti ja tehokkaasti.

Organisaation sisäisestä näkökulmasta tehty kokonaisarkkitehtuurityö saattaa painottua oman organisaation sisäiseen toimintaan ja ottaa vain osittain huomioon asiakastarpeet, kumppaniverkostot ja ekosysteemit.

Organisaation ulkopuolelle julkaistujen ohjelmointirajapintojen osalta on kuitenkin tärkeää omaksua asiakaskeskeinen lähestymistapa, jossa kokonaisuutta tarkastellaan ulkoapäin asiakastarpeesta lähtien, esimerkiksi elämäntapahtumien tai liiketoimintatapahtumien avulla. Näiden näkökulmien välillä on selkeä ero.

Organisaatioiden välisissä digitaalisissa palveluissa ja ohjelmistoissa syntyy aina riippuvuuksia organisaatioiden välille, ja verkostojen hallinta on keskeistä niiden onnistumiselle.

Suomen julkisessa hallinnossa on satoja rekistereitä, noin 4 000 tietojärjestelmää ja 1960-luvulta lähtien kertyneitä toimintaympäristön rakenteita ja osaamista. Jo tehtyä työtä kannattaa pyrkiä uudelleen käyttämään.

Julkisen hallinnon toimintaa ja toiminnassa hyödyntäviä tietoja ohjataan sääntelyllä. Siksi jo ennen hankintaa on tärkeää kartoittaa hankintaan liittyvä sääntely.

Sääntely koostuu lainsäädännöstä sekä sitä tarkentavista tai täydentävistä asetuksista. Se muodostaa pohjan, jonka avulla tiedonhallintaa tehdään. Säätelyn yhteentoimivuus kannattaa valita hankinnan suunnittelun lähtökohdaksi.

Usein julkisen hallinnon rekisteriin kerätyistä henkilötiedoista säädetään erityislailla. Esimerkiksi väestötietojärjestelmän henkilötietojen sisällöstä, viranomaisten tiedonsaantioikeuksista ja muista tiedonsaantioikeuksista säädetään laissa Väestötietojärjestelmästä ja Digi- ja väestötietoviraston varmennepalveluista (Finlex)Avautuu uuteen ikkunaan..

Julkisen hallinnon toiminta perustuu aina lainsäädäntöön, joten lainsäädäntö tarjoaa myös hyvän kuvan tiedonhallinnasta.

Julkinen hallinto käsittelee merkittävissä määrin tietoja lomakkeilla. Lomakkeilla kerätyt tiedot vastaavat yleensä eri prosessien tietotarpeisiin. Organisaation tietotarpeita tulisi kuitenkin ensisijaisesti ratkaista hyödyntämällä julkisella hallinnolla jo olemassa olevaa tietoa.

Uusia tietoja tulisi kerätä kansalaisilta ja yrityksiltä vain silloin, kun kyseistä tietoa ei vielä ole hallinnon rekistereissä.

Ennen hankintaa on hyvä miettiä tietotarpeet ja kartoittaa, mitä tietoja hallinnolla on. Älä esimerkiksi kerää Digi- ja väestötietoviraston hallinnoimia väestötietoja uudelleen toisessa virastossa, kunnassa tai hyvinvointialueella, jos sinulla on edellytykset tietojen saamiseen Digi- ja väestötietovirastolta.

Päällekkäistä tiedonkeruuta voi vähentää seuraavasti:

1. Käy paperisten ja sähköisten lomakkeiden tiedot yksityiskohtaisesti läpi.
2. Selvitä, onko lomakkeella pyydetty tieto jo jossakin hallinnon rekisterissä.

Ohjelmointirajapinnat helpottavat tiedon käsittelyä ja sen hyödyntämistä uudelleen. Julkisessa hallinnossa syntyy paljon rakenteista tietoa, jota voisi käyttää moniin tarkoituksiin.

Tiedon hyödyntämistä vaikeuttaa kuitenkin se, ettei tiedosta ole kokonaiskuvaa ja käyttöä on usein tarkasti rajoitettu sääntelyllä. Siksi julkisen hallinnon tietoa täytyy kartoittaa ja löytää erilaisten apuvälineiden avulla.

Käytä apuna seuraavia apuvälineitä:

• tiedonhallintakartta
• säädökset
• asiakirjajulkisuuskuvaus
• rekisteriselosteet
• datakatalogit
• tietoarkkitehtuurikuvaukset
• julkiset tietomallit.

Kun tietoa siirretään tietojärjestelmästä toiseen, on tiedon lähettäjän ja vastaanottajan ymmärrettävä tiedon sisältö ja merkitys samalla tavalla.

Ohjelmointirajapinnan kautta välitettävä tieto perustuu aina tietomalliin. Tietomalli kuvaa tiedon ja sen väliset suhteet, jäsentäen tietosisältöä. Tietomalli koostuu termeistä ja koodistosta, jossa koodisto on metatietona käytettävien koodien kokoelma.

Ohjelmointirajapinnan suunnittelussa kannattaa tarkistaa, ovatko tarvittavat koodistot jo osittain tai kokonaan olemassa. Standardien mukaisten tietomallien hyödyntäminen parantaa pitkällä aikavälillä tietojärjestelmien semanttista yhteentoimivuutta.

Ohjelmointirajapinnan laajamittainen käyttö on vaikeaa, jos sen tietomalli tai koodisto poikkeavat yleisesti käytetyistä standardeista. Käyttöä vaikeuttaa myös se, jos koodiston käyttö edellyttää maksullisten teollis- ja tekijänoikeuksien hankkimista.

Digi- ja väestötietoviraston tuottama avoimen lähdekoodin Yhteentoimivuusalusta tarjoaa mahdollisuuden hyödyntää esimerkiksi Schema.orgin tietomalleja ja täydentää niitä suomalaisilla lisäyksillä.

Tutustu Yhteentoimivuusalustaan.

On suositeltavaa kehittää englanninkielisiä yhteentoimivia tietomalleja, sillä tietojen siirto EU sisämarkkinoilla kasvaa tulevaisuudessa.

Tietokoneohjelmissa ja sovelluksissa on usein samoja toimintoja. Kun hankitaan uutta, kannattaa jo aiemmin hankittua ja olemassa olevaa hyödyntää mahdollisimman paljon.

Esimerkiksi lähes jokaisessa ohjelmassa on

• käyttäjähallinta
• tunnistautuminen.

Suomessa on esimerkiksi yleisesti käytössä sähköisen tunnistamisen ratkaisuja, eikä tunnistamista kannata toteuttaa uudelleen.

Tunnistamiseen on suositeltavaa hyödyntää Suomi.fi-tunnistusta, silloin kun käyttäjäorganisaatiolla on siihen käyttöoikeus. Mikäli tietojärjestelmä on jo hankittu, kannattaa toteuttaa integraatio Suomi.fi-tunnistukseen ohjelmointirajapinnan avulla.