Mitä on tiedonohjaussuunnittelu?
Tiedonohjaussuunnittelu on muodostunut yleiseksi termiksi kuvaamaan asiakirjahallinnon ennakollista suunnittelua. Tarkoituksena on kartoittaa organisaation toiminnan yhteydessä kertyvät asiakirjatyypit ja määritellä näille säilytysaika sekä eräitä muita metatietoja.
Tiedonohjaussuunnitelmassa organisaation toimintaa tarkastellaan vakioidun tehtäväluokituksen kautta ja jokaiseen tehtäväluokkaan kytketään sen yhteydessä kertyvät asiakirjat tai asiakirjalliset tiedot. Hallituksen esityksessä uudeksi arkistointilaiksi (HE 169/2025) tiedonohjauksen suunnittelu tapahtuu tiedonhallintalain (906/2019) rakenteiden kautta.
Mikäli organisaatio on toteuttanut tiedonhallintamallin toimintaprosessien, sovelluksien ja tietovarantojen osalta kokonaisarkkitehtuurin keinoin, voi kuvaustapaa laajentaa kattamaan tiedonohjaussuunnittelun mallintamalla viranomaisen asiakirjat tietoarkkitehtuurin rakenneosiksi. Asiakirja voidaan kytkeä toimintaprosessiin, tietovarantoon ja sovellukseen, jolloin näiden rakenneosien yhteydet ilmaistaan asiakirjallisen tiedon käsittelyn kautta. Oheinen kuva havainnollistaa asiakirjakeskeistä metamallia tiedonhallintamallin kuvaamiseen Archimate-mallinnuskielellä.
Asiakirja-rakenneosalle voidaan arkkitehtuurissa määritellä tyypilliset tiedonohjaussuunnitelman metatiedot, jolloin kokonaisarkkitehtuuri voi toimia suoraan sekä tiedonhallintamallina että tiedonohjaussuunnitelmana.
Asiakirjatyypin nimikkeen lisäksi yleisiä TOS-ominaisuuksia ovat:
- Julkisuus ja turvallisuusluokka
- Salassapidon peruste (vain salassa pidettävillä)
- Salassapitoaika (vain salassa pidettävillä)
- Henkilötietoluonne
- Säilytysajan pituus
- Säilytysajan peruste