Dataskydd

Dataskyddsbeskrivning för registret över kunder och kontaktpersoner för Suomi.fi-fullmakter samt för tjänstemannafunktionerna

Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata upprätthåller ett kund-, kontaktpersons- och tjänstemannaregister för Suomi.fi-fullmakter. I registret ingår uppgifter om användarorganisationer som anslutits till Suomi.fi-fullmakter och deras representanter samt om kundservicepersonal som behandlar skriftliga fullmaktsansökningar, det vill säga tjänstemän. Uppgifterna i registret används för identifiering av ovan nämnda personer samt för administration, hantering och utveckling av användarrättigheter, kundförhållandet och tjänsten.

1. Registrets namn

Kund- och kontaktpersonsregister för Suomi.fi-fullmakter, register för Suomi.fi-fullmakternas tjänstemannafunktioner samt transaktionsregister för Suomi.fi-fullmakternas administrationsgränssnitt

2. Personuppgiftsansvarig och kontaktpersoner

Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata
Fågelviksgränden 2, 00530 Helsingfors
PB 123, 00531 Helsingfors
Telefon (växel) 02 9553 6000 e-post kirjaamo(at)dvv.fi

Kontaktperson i ärenden som gäller registret:
Tuuli Krekelä, ledande sakkunnig, serviceägare (Suomi.fi-fullmakter)
Fågelviksgränden 2, 00530 Helsingfors
Telefon (växel) 02 9553 6000, e-post kirjaamo(a)dvv.fi

3. Dataskyddsombud

Telefon (växel) 02 9553 6000, tietosuoja@dvv.fi

4. Syftet med och rättslig grund för behandlingen av personuppgifter

Registret är kund- och kontaktpersonsregister för Suomi.fi-fullmakter, register för Suomi.fi-fullmakternas tjänstemannafunktioner samt transaktionsregister för Suomi.fi-fullmakternas administrationsgränssnitt. Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata producerar Suomi.fi-fullmakter med stöd av 3 och 4 § i lagen om förvaltningens gemensamma stödtjänster för e-tjänster (571/2016). Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata behandlar uppgifterna i registret i anslutning till sin lagstadgade uppgift.

Uppgifterna i registret används för identifiering av personer samt för administration, hantering och utveckling av användarrättigheter, kundförhållandet och tjänsten. Uppgifterna i registret behandlas också för att skydda de personuppgifter som behandlas i tjänsten och säkerställa informationssäkerheten, utreda felsituationer, informera om störningar och annan information samt utreda möjliga missbruk och dataskyddskränkningar.

Uppgifter kan dessutom användas också för uppföljning av användningsomfattningen och kostnaderna för Suomi.fi-tjänsten samt för statistikbehov.

Myndigheten för digitalisering och befolkningsdatas leverantör av drifttjänster Valtori och dess underleverantörer tar hand om drifttjänsterna för Suomi.fi-tjänsternas register.

5. Förvaringstid för personuppgifter

Uppgifterna om kunder och kontaktpersoner förvaras under den tid kundförhållandet är aktivt och raderas därefter.

Uppgifterna i transaktionsregistret för administrationsgränssnittet för Suomi.fi-fullmakter samt användaruppgifterna för tjänstemannafunktionerna förvaras i fem (5) år. Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata har för transaktionsuppgifterna bedömt att förvaringstiden på fem (5) år är nödvändig med beaktande av preskriptionstiderna för de vanligaste brotten som gäller behandlingen av personuppgifter och preskriptionstiden för tjänstebrott som är fem år.

6. Registrets datainnehåll

I registret ingår

1. uppgifter om Suomi.fi-fullmakternas användarorganisationer och ärendetjänster samt deras anställda som har användarrättigheter till ärendetjänstens regelmotor,
2. uppgifter om tjänstemannafunktionernas huvudanvändare som administrerar de myndighetsspecifika användarrättigheterna samt om tjänstemännen, det vill säga kundservicepersonalen som behandlar skriftliga fullmaktsansökningar och som på basis av ansökningarna sparar fullmakter i fullmaktsregistret,
3. uppgifter om transaktioner i Suomi.fi-fullmakternas administrationsgränssnitt.

1. Följande sparas om användarorganisationerna för Suomi.fi-fullmakter och deras anställda:

• användarorganisationens namn, FO-nummer och kontaktuppgifter
• namn, identifikationskoder och beskrivning av den e-tjänst som användarorganisationen har anslutit till Suomi.fi-fullmakter
• användarorganisationens kontaktperson(er), kontaktpersonens titel och ställning i användarorganisationen, kontaktuppgifter, telefonnummer och e-postadress för kontaktpersonen
• användarorganisationens användare, användarens titel och ställning i organisationen, kontaktuppgifter, telefonnummer och e-postadress
• övriga uppgifter som är väsentliga med tanke på administrationen eller utvecklingen av kundförhållandet.

Namn och personbeteckning sparas för Myndigheten för digitalisering och befolkningsdatas huvudanvändare.

2. I anslutning till tjänstemannafunktionerna sparas:

• namn och personbeteckning för ämbetsverksspecifika huvudanvändare
• namn och personbeteckning för vanliga tjänstemannaanvändare
• när en tjänsteman sparar en fullmakt i fullmaktsregistret, sparas tjänstemannen i fråga alltid som den som bekräftar fullmakten. Tjänstemannens namn och personbeteckning lagras i samband med fullmakten. Tjänstemannens uppgifter visas inte för slutanvändaren.
• om användningen av tjänstemannagränssnittet lagras transaktionsuppgifter: o inloggningsuppgifter, åtgärder som tjänstemannen vidtagit: registrering eller avregistrering av fullmakt, bläddring i fullmaktsuppgifter.

3. I transaktionsregistret för Suomi.fi-fullmakternas administrationsgränssnitt lagras:

• personbeteckning för användaren av administrationsgränssnittet
• utförd operation och tidsstämpel

1. funktioner som utförs av Myndigheten för digitalisering och befolkningsdatas huvudanvändare: lägga till nya ärendetjänster, utfärda tekniska koder, fastställande av fullmaktsärenden, hantering av tjänstespecifika regler
2. funktioner som utförs av kundorganisationens huvudanvändare: att lägga till och redigera vanliga användare
3. funktioner som kundorganisationens vanliga användare utför: redigering av behandlingsreglerna för ärendehantering på någon annans vägnar.

7. Källor som i regel används

Uppgifter erhålls från anmälningar av användarorganisationernas utnämnda kontaktpersoner och användare. Transaktionsuppgifter samlas om användningen av administrationsgränssnittet.

Uppgifterna om huvudanvändare och tjänstemän som använder tjänstemannafunktionerna kommer från andra myndigheter. Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata har ingått avtal med dessa myndigheter om att sköta Suomi.fi-fullmakternas kundserviceuppgifter.

8. Regelmässigt utlämnande av uppgifter

Den personuppgiftsansvarige får lämna ut uppgifter ur kund- och kontaktpersonsregistret enligt följande:

• till användarorganisationen uppgifter om användarorganisationen, den ärendetjänst som den anslutit och användarorganisationens egna kontaktpersoner och användare samt vid behov även andra nödvändiga uppgifter om användningen av användarorganisationens ärendetjänst eller uppgifter som sparats i samband med annan användning,
• i samband med utredning av fel till slutanvändaren som använder Suomi.fi-fullmakter (organisation eller privatperson) uppgifter som gäller användarorganisationen eller användarorganisationens kontaktperson
• till polis-, förundersöknings- och åklagarmyndighet samt till domstol för förebyggande och utredande av brott,
• till dataombudsmannen för genomförande av övervakningen av dataskyddet.
  

Den personuppgiftsansvarige får, om inget annat föranleds av 11 och 12 § i lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet, lämna ut uppgifter som lagrats om användningen av tjänsten:

• till den person om vars användning av stödtjänsten eller andra tjänster uppgifter har registrerats,
• till den person för vars räkning någon har använt en stödtjänst eller i övrigt skött ärenden,
• för annat specificerat syfte om den, om vars användning av stödtjänsten eller andra tjänster uppgifter har sparats, har gett sitt uttryckliga samtycke till detta.

Uppgifter kan också lämnas ut i form av statistik eller i en annan form utifrån vilken enskilda personer inte kan identifieras.

Uppgifter kan dessutom lämnas ut med stöd av lagen.

9. Överföring av uppgifter utanför EU eller EES

Personuppgifter lämnas inte ut utanför EU/EES-området.

10. Principer för skydd av registret

Datamaterialet skyddas med iakttagande av informationssäkerheten och åtkomsthanteringen.

Registret innehåller inget manuellt material. Eventuellt manuellt material som skapas i samband med utredningar skyddas med iakttagande av informationssäkerheten i skyddade, låsta utrymmen med passagekontroll.

Uppgifterna i registret kan behandlas endast av personer till vilkas arbetsuppgifter det hör. Logginformation sparas över behandlingen av uppgifter.

11. Automatiskt beslutsfattande och profilering

Inget automatiskt beslutsfattande och ingen automatisk profilering görs utifrån uppgifterna i personregistret.

12. Den registrerades rättigheter

Rätt till insyn

Du har rätt att be om tillgång till dina personuppgifter, det vill säga att granska de uppgifter som finns om dig i personregistret. Du kan skicka en begäran om kontroll av egna uppgifter till registratorskontoret vid Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata. Var beredd på att styrka din identitet.

Du får uppgifterna inom en månad. Om uppgifterna av motiverade skäl inte kan lämnas inom denna tid, kan Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata förlänga tidsfristen med högst två månader. I detta fall får du en notifikation om dröjsmålet.

Rätt att yrka på ändring av uppgift

Du har rätt att yrka på att dina personuppgifter korrigeras. Lämna in ett skriftligt yrkande till kontaktpersonen för registret (punkten Personuppgiftsansvarig och kontaktperson). I yrkan om rättelse ska du nämna vilken uppgift som ska korrigeras och en exakt ändring av den eller ange de uppgifter som ska kompletteras i registret. Din identitet kontrolleras när du yrkar på rättelse.

Begränsningar till den registrerades rättigheter angående behandling av personuppgifter

De registrerade har inte rätt att be om att deras uppgifter avlägsnas ur registret, eftersom behandlingen av uppgifterna grundar sig på lagen. Av denna anledning har de registrerade inte heller rätt att motsätta sig behandlingen av deras personuppgifter eller rätt att överföra uppgifter till ett annat system. Det går inte heller att be om att behandlingen av personuppgifter ska begränsas.

13. Den registrerades besvärsrätt hos tillsynsmyndigheten

Den registrerade har rätt att besvära sig hos dataombudsmannen angående behandlingen av personuppgifter.

Ytterligare information om den registrerades besvärsrätt finns i dataombudsmannens anvisningar.Öppnas i ett nytt fönster.

Övriga dataskyddsbeskrivningar gällande ärendet

Transaktionsregister för granskning av rätten att uträtta ärenden på någon annans vägnarÖppnas i ett nytt fönster.

Dataskyddsbeskrivning för Suomi.fi-fullmakternas fullmaktsregisterÖppnas i ett nytt fönster.