Huomioikaa seuraavat asiat, kun lähetätte liitetiedostoja Suomi.fi-viestien kautta

Yli 80 % Suomi.fi-viestien loppukäyttäjistä lukee sähköiset viestinsä Suomi.fi-mobiilisovelluksesta tai mobiililaitteen verkkoselaimella Suomi.fi-verkkopalvelusta. Liitetiedostojen avaamisessa ja tallentamisessa on välillä ollut haasteita silloin, kun viestejä luetaan mobiililaitteella.

Voitte sujuvoittaa asiakkaittenne asiointia varmistamalla, että

• viestin tekstisisältö on riittävän informatiivinen
• liitetiedostot on nimetty yksilöllisesti ja kuvaavasti, mikä helpottaa niiden tunnistamista ja tallentamista.

Organisaationne tulee aina kirjoittaa viestin tekstisisältöön tärkeimmät tiedot myös silloin, kun mukana on liitetiedosto. Näin asiakas saa tarvitsemansa tiedot suoraan viestistä ilman, että hänen välttämättä tarvitsee avata liitettä, jonka sisältö voi olla mobiililaitteen ruudulta vaikeasti luettavissa. Liitetiedostoja kannattaa lisätä vain silloin, kun kyseessä on dokumentti, jota asiakas voi tarvita esimerkiksi eteenpäin välitettäväksi.

Nimetkää liitetiedostot tunnistettavasti ja yksilöllisesti

On erityisen tärkeää nimetä liitteet tunnistettavasti ja yksilöllisesti. Esimerkiksi nimet ”päätös_koulupaikka.pdf” tai ”potilasasiakirja.docx” kertovat sisällöstä, mutta nimi ei sisällä yksilöivää tunnistetta, kuten päivämäärää. Kun annatte liitteelle kuvaavan ja yksilöllisen nimen, se helpottaa liitteen löytämistä myöhemmin myös silloin, kun vastaanottaja on tallentanut sen mobiililaitteelleen.

Lisäksi usean samannimisen tiedoston lataaminen voi aiheuttaa ongelmia mobiililaitteissa. Tämä voi olla haasteena etenkin sellaisissa palveluissa, joista lähetetään asiakkaille säännöllisesti samanlaisia viestejä liitteineen, kuten laskuja.

Huomioikaa seuraavat asiat sen mukaan, mitä rajapintaa käytätte

REST-, WS- ja SMTP-rajapintoja käyttävien organisaatioiden tulee nimetä liitetiedostot kuvaavasti ja yksilöllisesti sekä huolehtia tekstisisällön muotoilusta ohjeistuksen mukaisesti.

SFTP-rajapinnassa organisaationne ei nimeä liitettä itse, vaan Suomi.fi-viestit muodostaa liitetiedoston nimen sen mukaan, mitä arvoja organisaationne on antanut LetterContentType-elementin attribuuteille.

Näitä ovat:

• lasku (invoice)
• palkkakuitti (wageSlip)
• saapumisilmoitus (arrivalNotice)
• terveydenhoitoviesti (healthCare)
• muistutus (reminder)
• arkistoitava (archiveItem)
• viranomaisviesti (authorityMessage)
• ilmoitus (announcement)

Suomi.fi-viestit asettaa liitetiedoston nimeksi Viesti.pdf, jos organisaationne ei ole asettanut mitään arvoja attribuuteille. Huolehdittehan siis, että olette asettaneet sellaiset arvot, jotka kuvaavat sisältöä.

Digi- ja väestötietovirasto on tehnyt SFTP-rajapinnan nimen muodostamiseen parannuksen, jonka myötä liitetiedoston nimeen lisätään automaattisesti yksilöiväksi tunnisteeksi päivämäärä ja aikaleima, jotta vältetään samannimisistä tiedostoista aiheutuvat haasteet.

Tarkentavia lisäohjeita viestien tekstisisällön muotoilusta ja liitetiedostoista

Huomioittehan, että ohjeet pätevät pääasiassa REST-rajapintaan. Vanhat rajapinnat (WS, SFTP ja SMTP) poistuvat käytöstä 1.1.2027.

Sähköisen viestin ja ilmoituksen muotoilu - Suomi.fi-viestit - Suomi.fi kehittäjille

Hyvän sähköisen viestin ominaispiirteet - mitä lähettävän organisaation tulee huomioida niitä lähettäessään? - Suomi.fi kehittäjille

Lisätietoja

Digi- ja väestötietovirasto, Organisaatioiden asiakaspalvelu, organisaatiopalvelut@dvv.fi, p. 0295 535 115 (puhelinpalvelu avoinna ma-pe klo 9–15)