Suomi.fin sisältöyhteistyö taipuu myös yhteisprojekteihin

Sisäministeriö julkaisi marraskuussa 2024 kansalaisille suunnatun varautumisoppaan Suomi.fi-verkkopalvelussa. Projektissa kokeiltiin samalla toisenlaista tapaa tehdä opas Suomi.fihin.

Lue lisää projektista: Sisäministeriö hyödynsi Suomi.fi-verkkopalvelua omatoimisen varautumisen oppaan julkaisuun

Huolellinen suunnittelu onnistuneen projektin perustana

Olemme tuottaneet Suomi.fin oppaita jo vuosia omana työnä sisältöyhteistyömallin mukaisesti. Nyt olimme verkkotoimituksessa kuitenkin uudenlaisen tilanteen äärellä, koska päävastuu opasprojektista ja sisällöistä oli sisäministeriöllä.

Aivan aluksi meidän piti miettiä:

• Miten roolit ja vastuut jakautuvat DVV:n ja sisäministeriön kesken?
• Miten varmistamme sisältöprosessin etenemisen mallimme mukaisesti?
• Miten varmistamme oppaan riittävän yhdenmukaisuuden muiden oppaidemme kanssa?

Siksi suunnittelimme projektin alussa huolellisesti kaiken tekemisen lähtötilanteesta oppaan julkaisun jälkeiseen markkinointiin. Projekti vaiheistettiin viikkotasolla DVV:n sisältöyhteistyömallin mukaisesti, jotta

• pystyimme huomioimaan erilaiset riippuvaisuudet ja eri tahojen tarvitseman ajan asioiden eteenpäin viemiseksi
• kaikki projektissa mukana olleet tiesivät, missä kohdissa heidän työpanostaan tarvitaan.

Vaiheistaminen osoittautua varsin helpoksi DVV:n prosessikuvauksen ja työkirjan avulla. Ja myös onnistuneeksi, koska pystyimme etenemään sen mukaisesti pieniä loppuvaiheen viilauksia lukuun ottamatta. Toki varmistelimme etenemistä koko ajan projektin viikkopalavereissa. Tilanteen mukaan soveltaminenkin tuli toki tutuksi, mutta sitähän tapahtuu kaikissa projekteissa.

Saimme myös oppaan sisältöverkostolta kiitosta siitä, että osasimme kommunikoida selkeästi projektin etenemisen ja verkoston tehtävät eri vaiheissa.

Sisältöyhteistyömalli toimii myös muiden vetämänä prosessina

Kun tuotamme oppaan omana työnä, meillä on käytössämme sisäinen työkirja ja koko verkkotoimituksen tuki. Vastaamme myös itse kaikista osa-alueista.

Kun oppaan tekijä tuleekin talon ulkopuolelta ja meidän roolimme on enemmän sparrailu ja teknisten vaatimusten mukaisuuden varmistaminen, alussa piti varata aikaa opaskonseptin ja sisältöyhteistyömallin läpikäymiseen, vaikka sormet jo syyhysivät oppaan kimppuun käymisen kanssa. Näin jälkikäteen voi todeta, että aikaa olisi voinut käyttää vieläkin enemmän erityisesti sisällön rakenne- ja teknisten vaatimusten kanssa, jotta sisältösuunnittelu olisi edennyt suoraviivaisemmin.

Myös luopumisen tuska nosti joissakin kohdissa päätään, kun kaikki langat eivät olleetkaan omissa käsissä. Silloin piti vain luottaa toisen tekemiseen ja pitää yllä tiivistä keskustelua asioiden etenemisestä.

Sisältöyhteistyömalli itsessään osoittautui toimivaksi työkaluksi myös ulkopuoliselle tekijälle. Tässä oppaassa meillä oli sisäministeriön kautta valmiina sisältöverkosto ja tarpeeksi pohjatietoa kansalaisten tarpeista ja ongelmista. Meidän tarvitsi vain tehdä verkoston kanssa päätökset kohderyhmistä ja sisältörajauksista. Siksi emme päässeet kokeilemaan prosessin alkuvaiheita ulkopuolisen tekijän kanssa. Tämä on kylläkin tilanne joskus myös oman työn oppaissa, koska saatamme saada pohjaksi palvelumuotoiluprojektin tulokset ja pääsemme suoraan syventämään asiakasymmärrystä oppaan sisältöjen näkökulmasta.

Loppujen lopuksi osoittautui hyväksi, että oppaan tekijällä oli työparina ja sisältöjen sparrailukumppanina substanssiasioista varsin vähän tietävä henkilö. Näin pystyimme koko ajan kyseenalaistamaan asioita ja hakemaan parasta mahdollista ratkaisua oppaan rakenteeseen ja sisältöihin.

Kaiken kaikkiaan varautumisopasprojekti onnistui DVV:n näkökulmasta hyvin ja antoi Suomi.fi-verkkotoimitukselle varmuuden, että voimme tehdä sisältöyhteistyötä joko kokonaan omana työnä tai enemmän tai vähemmän ”ulkoistettuna”.

”Suomi.fi-varautumisopas oli tuloksellinen ja laajassa yhteistyössä toteutettu hanke. Sisältöyhteistyömalli ja opaskonsepti tarjosivat sujuvan toteutustavan.”
- Jaana Vaahtio, sisäministeriö

Haluatko kuulla lisää sisältöyhteistyöstä?
Laita viesti osoitteeseen suomifi(a)suomi.fi, niin olemme sinuun yhteydessä!

Varautumisopas räjäytti käyntimäärät

Häiriö- ja kriisitilanteisiin varautuminenAvautuu uuteen ikkunaan. -opas julkaistiin 18.11.2024 – sattumalta samana päivänä, kun Ruotsissa aloitettiin postittamaan päivitetty versio varautumisohjeista. Tämä ja maailmanpoliittinen tilanne saivat aikaan kansainvälisen mediahuomion. Suomessa aiheen ajankohtaisuus sekä sisäministeriön ja oppaan sisältöverkoston tehokas viestintä ja markkinointi takasivat laajan huomion ja keskustelun oppaasta.

Varautumisopas keräsi ensimmäisellä viikolla yli 290 000 käyntiä ja yli 653 000 eri sivujen katselua. Vuoden 2024 loppuun mennessä käyntejä oli kertynyt lähes 479 000 ja sivukatseluita yli 990 000.

Oppaan kautta annettiin myös runsaasti palautetta. Vuoden 2024 loppuun mennessä oppaasta oli annettu 4595 palautetta. Palautteen antajista 82,5 % oli tyytyväisiä tai osittain tyytyväisiä.

Teksti: Niina Asikainen, Suomi.fi-verkkotoimitus, Digi- ja väestötietovirasto