Kartlägg informationens form och kvalitet

Observera att informationshanteringslagen (Finlex)Öppnas i ett nytt fönster. förpliktar myndigheterna att tillhandahålla informationsmaterial i maskinläsbar form som kan användas allmänt, om informationsmaterialet kan omvandlas till maskinläsbar form direkt från sin ursprungliga form.

I lagen nämns särskilt att informationsmaterial som EU definierar som värdefullt ska vara tillgängligt i maskinläsbar form. Läs om värdefullt informationsmaterial på sidan Beakta lagar och författningar.

Metadata är information om information. Den beskriver och definierar den egentliga informationen. Metadata kan också kallas beskrivande information eller kompletterande information.

Data om materialets kontext, innehåll eller struktur som styr och dokumenterar materialets användning och hantering.

– Definition av metadata i ordlistan Tietotermit (2018)

Se definitionen i Interoperabilitetsplattformens ordlista (sanastot.suomi.fi).Öppnas i ett nytt fönster.

En datamodell består av metadata som beskriver informationens struktur. Datamodellen är ett slags "läsanvisning" för att förstå förhållandet mellan uppgifterna i informationsmaterialet.

[En datamodell är] en beskrivning av relationerna mellan data och information.

- Termbanken TEPA

Observera att man med datamodell i denna guide särskilt hänvisar till en logisk datamodell, inte till fysiska datamodeller eller begreppsmodeller.
Begreppet Logisk datamodell i Interoperabilitetsplattformens ordlista.Öppnas i ett nytt fönster.

Om informationsmaterialets metadata och datamodell är dåligt planerade

• är det utmanande att utnyttja uppgifterna i datasystemen
• finns det en risk för att betydelsen av informationen i det inte förblir enhetlig och att ändringarna inte kan spåras
• är informationen sannolikt inte lätt att hitta.

Det kan hända att man då till exempel måste lägga till metadata för uppgifterna i informationsmaterialet. Det kan också hända att datamodellen för materialet måste utvecklas. Om informationsmaterialet är omfattande kan arbetsmängden vara stor.

Öppnandet av information som öppna data förutsätter att informationen delas i maskinläsbar, strukturell form, dvs. antingen som en fil eller via gränssnitt.

Ju

• närmare nuet informationens referenstidpunkt är, desto mer aktuellär informationen
• mer enhetligt och mindre motstridigt informationsmaterialet är, desto mer konsekvent är informationen
• bättre informationsmaterialet innehåller de uppgifter som eftersträvas, desto mer omfattande är informationen
• bättre uppgifterna i informationsmaterialet motsvarar verkligheten, desto mer korrekt är informationen.

Ju

• bättre man känner till informationens ursprung, desto mer spårbar är informationen
• mer omfattande metadata informationsmaterialet har, desto mer begriplig är informationen
• bättre informationsmaterialet och dess egenskapsuppgifter följer kända standarder, praxis och författningar, desto mer följer informationen rekommendationerna.

Ju

• mer strukturerad form informationsmaterialet har, desto mer användbar är informationen
• bättre informationsmaterialet är tillgängligt vid angivna tidpunkter, desto mer rättidig är informationen.

Uppgifternas användbarhet påverkas också av hur användarrättigheterna till informationsmaterialet har fastställts och för vilka ändamål informationsmaterialet kan utnyttjas.