Kartlägg nyttan

Den offentliga förvaltningen och andra aktörer upprätthåller och producerar hela tiden enorma mängder information. Olika organisationer samlar dock ofta in exakt samma uppgifter från allmänheten om och om igen.

Finland har inom EU förbundit sig till att en myndighet endast en gång begär samma uppgifter av medborgare och företag. Till detta hänvisas med termen once-only principle, dvs. fråga endast en gång.

Det kostar att producera, samla in, hantera och underhålla information. Man kan således se det som att information som redan samlats in en gång blir mer värdefull varje gång den används på nytt. När information delas och används på nytt mellan organisationer uppstår mer värde på samhällsnivå.

Informationen borde samlas in endast en gång och därefter delas och användas gemensamt.

När din organisation delar information med andra,

• främjar den förverkligandet av god förvaltning och offentlighetsprincipen
• gör den tjänsterna och beslutsprocesserna smidigare
• reducerar den överlappande arbete och sparar resurser.

Utnyttjandet av information mellan olika organisationer försvåras av att uppgifterna ofta har sparats och beskrivits med olika tekniker, i olika former och med olika logik. Det finns inte heller alltid tillräckliga beskrivningar av informationen. Det kan också hända att organisationens verksamhetssätt eller lagarna inte gör det möjligt att dela information.

För att informationen smidigt ska kunna utnyttjas mellan olika organisationer måste den vara interoperabel

• semantiskt
• tekniskt
• rättsligt
• organisatoriskt.

Dessa fyra nivåer av interoperabilitet grundar sig på EU:s europeiska interoperabilitetsram (EUR-Lex)Öppnas i ett nytt fönster..

Läs mer på Interoperable Europe Portal (på engelska)Öppnas i ett nytt fönster..

Din organisation kan

• öppna offentliga uppgifter så att vem som helst fritt kan utnyttja dem
• dela information enligt avtal till partnerna på ett kontrollerat och datasäkert sätt
• utnyttja information från andra organisationer i sina egna tjänster.

Din organisation blir sannolikt också tvungen att

• beskriva metadata för vissa av sina datalager så att andra organisationer får tillgång till dem
• beskriva de metadata som använts (såsom begrepp) med gemensamma verktyg.

En organisation kan ha, och har i allmänhet, flera roller samtidigt. På guidens startsida kan du välja vilka roller du vill ha anvisningar för.

Hela samhället gynnas av att du öppnar din information för andras bruk. Öppnandet av information leder också ofta till direkt mätbar nytta för dina organisationer.

När du publicerar din information som öppna data

• undviker du hantering av separata begäranden om information
• sparar du tid och pengar
• förbättrar du informationens kvalitet
• gör du din organisations arbete viktigare för samhället
• kan du främja din organisations strategiska informationshanteringsmål.

Observera att myndigheterna har en lagstadgad skyldighet att öppna vissa av sina informationsmaterial. Du hittar mer information om skyldigheterna på sidan Beakta lagar och författningar.

Nationella lösningar för att öppna information

Hela samhället gynnas av att du delar din information med andra organisationer. Delning av information leder också ofta till direkt mätbar nytta för dina organisationer.

När du delar information med andra organisationer kan du till exempel

• få inkomster i form av tillstånds- och bruksavgifter
• främja partnerskap för informationsdelning.

Observera att myndigheterna har en lagstadgad skyldighet att dela vissa av sina informationsmaterial. Du hittar mer information om skyldigheterna på sidan Beakta lagar och författningar.

Nationella lösningar för informationsdelning

När du utnyttjar information som andra producerar:

• sparar du pengar när du inte själv behöver samla in informationen
• behöver medborgaren inte ge samma information flera gånger till olika myndigheter
• koncentrerar du dina resurser till att producera service, inte till datainsamling
• kan du försäkra dig om att informationen är uppdaterad mellan olika datasystem.

Nationella lösningar för utnyttjande av information

Informationsmaterial som produceras och administreras av organisationer beskrivs med metadata, dvs. information om informationen.

En fungerande cirkulär informationsekonomi kräver att det finns gemensamt överenskomna definitioner och struktureringar av metadata.

När organisationer beskriver och strukturerar sina metadata med gemensamma metoder och verktyg

• förblir informationen i samhället enhetlig och interoperabel
• säkerställs en datasäker behandling av informationen och behandling enligt användarrättigheterna
• kan avsändaren och mottagaren av informationen förstå informationen på samma sätt
• kan informationen hittas med hjälp av gemensamt överenskomna sökvillkor och -mekanismer
• förbättras informationsbehandlingens rättsliga tillförlitlighet, när det finns enhetliga tolkningar av informationen
• hanteras informationens livscykel från produktion till förstöring/arkivering i systemen.

När organisationen kan utnyttja gemensamma beskrivningar av datastrukturerna

• minskar kostnaderna för att beskriva begrepp och datastrukturer
• blir utnyttjandet av information, såsom applikationsutveckling, snabbare och man sparar pengar.

Nationella lösningar för att främja informationens interoperabilitet