Skaffa dig en allmän bild av informationshanteringen

På den här sidan berättas på ett allmänt plan vilka delområden som är förknippade med kartläggningen av organisationens uppgifter och system som behandlar uppgifter.

Ta först reda på hurdan information din organisation producerar och upprätthåller.

Utnyttja redan tidigare utfört arbete:

• Din organisations informationshanteringsmodell berättar hurdan information som behandlas i din organisation.
• Informationsstyrnings- och arkivbildningsplanerna beskriver å sin sida uppgifterna i anslutning till både organisationens substans och förvaltning. De anger också uppgifternas offentlighet, personuppgiftskaraktär och förvaringstid.
• I din organisations övergripande arkitekturarbete har det producerats dokumentation som beskriver verksamheten, informationen, datasystemen och tekniken samt den digitala säkerheten.
• Informationen har också kunnat kartläggas tidigare, till exempel i samband med riskhantering eller kvalitetsbedömning.

Om din organisation nyligen har börjat kartlägga sin egen informationshantering, prioritera arbetet genom att börja med det viktigaste materialet. Dessa kan till exempel vara den information som du redan vet att det finns efterfrågan på eller som din organisation är skyldig att dela eller öppna.

Se god praxis i anslutning till den övergripande arkitekturen i guiden Övergripande arkitektur i utvecklingen av verksamheten (på finska).

Du kan läsa mer om identifiering av informationsmaterial i Verksamhetsmodellen för datadelning (avoindata.fi)Öppnas i ett nytt fönster..

Kartlägg vilken information din organisation behöver i sin verksamhet.

Behöver ni till exempel

• befolkningsuppgifter för produktion av era tjänster
• geografisk information för att utveckla er verksamhet
• statistiska uppgifter som stöd för ert beslutsfattande?

Läs mer om hur du hittar uppgifter på sidan Kartlägg informationskällor.

När du kartlägger informationen som din organisation förfogar över ska du samtidigt ta reda på om informationen är offentlig.

Uppgifterna kan vara:

• offentliga uppgifter
• uppgifter som ges ut enligt prövning 
• sekretessbelagda uppgifter.

Observera särskilt vilka av dina informationsmaterial som innehåller personuppgifter. Personuppgifterna är förknippade med särskilda skyldigheter, såsom dataskyddsförordningen (GDPR) och offentlighetslagen.

Skaffa dig en översiktsbild av de datasystem och processer som din organisation använder för att överföra information mellan olika system. Skaffa dig om möjligt dokumentation av systemen.

Ta också reda på hur och i vilka informationssystem informationens struktur har beskrivits. Hurdana beskrivningar av den övergripande arkitekturen har utarbetats för informationssystemen? Hurdana ordlistor, kodsystem och datamodeller har använts?

Ta reda på om informationen överförs i systemen

• som enskilda filpaket, till exempel i SV- eller JSON-format
• via programmeringsgränssnittet, dvs. det så kallade API (Application Programming Interface).

Ta reda på om din organisations information har beskrivits och var beskrivningarna har publicerats.

För att informationen ska vara lättare att hitta, förstå och utnyttja måste den vara beskriven. Informationen har beskrivits när metadata som beskriver och definierar den har publicerats. Det är också viktigt att beskrivningarna av informationen har publicerats på en sådan plats där de som behöver informationen kan utnyttja dem.

Observera att aktörerna inom den offentliga sektorn också är skyldiga att beskriva vissa av sina uppgifter. Läs om skyldigheterna att beskriva uppgifter på sidan Beakta lagar och författningar.

Läs närmare anvisningar för beskrivning av information och bekanta dig med verktygen på sidan Beskriv informationen.