9 syytä, miten organisaationne hyötyy digitaalisesta viranomaisviestinnästä!
Julkaistu 20.10.2025
Suomi.fi-viestien hyödyt julkishallinnon organisaatiolle
Julkishallinnon organisaatioilta odotetaan yhä nopeampaa, turvallisempaa ja asiakaslähtöisempää sähköistä viestintää. Kansalaiset ja yritykset haluavat asioida viranomaisten kanssa vaivattomasti ilman turhia viiveitä tai ylimääräisiä mutkia. Suomi.fi-viestit on valtakunnallinen viestinvälityspalvelu, joka yhdistää nämä tarpeet ja tarjoaa ratkaisun sekä organisaation että asiakkaiden arkeen.
Kyse ei ole pelkästä viestintäkanavasta vaan kokonaisuudesta, joka vähentää hallinnollista työtä, tukee lakisääteisiä velvoitteita ja parantaa asiakaskokemusta.
Tässä blogissa listaamme yhdeksän syytä, miten organisaationne hyötyy Suomi.fi-viestien tarjoamasta digitaalisesta viranomaisviestinnästä.
1. Kustannussäästöjä heti ensimmäisestä viestistä lähtien
Paperinen kirjeenvaihto on hidasta ja kallista. Tulostaminen, kuorittaminen, postittaminen sekä niittien poistaminen ja skannaaminen vievät rahaa ja henkilöstönne aikaa. Lisäksi paperipostissa on riski, ettei kirje tavoita vastaanottajaa joko ajoissa tai ollenkaan.
Sähköistämällä kirjeet organisaationne säästää kustannuksissa heti ensimmäisestä viestistä lähtien. Postituskulujen pienenemisen lisäksi vähennätte hallinnollisia kuluja, kun työvaiheita jää pois. Suomi.fi-viesteillä on arvioitu olevan vuodesta 2026 lähtien yli neljä miljoonaa käyttäjää eli sähköisten viestien vastaanottajista ei tule pulaa.
Jos organisaatiollanne on tarve lähettää todisteellisia tiedoksiantoja, saatte merkittäviä säästöjä hyödyntämällä Suomi.fi-viesteissä olevaa sähköisen todisteellisen tiedoksiannon -toiminnallisuutta. Sähköinen todisteellinen tiedoksianto on juridisesti pätevä, mutta ilman paperisena kirjeenä toimitettavan todisteellisen tiedoksiannon kustannuksia ja odotteluun kuluvaa aikaa.
Tilanteissa, joissa viesti joudutaan lähettämään paperisena, voitte hyödyntää Suomi.fi-viestien tulostus-, kuoritus- ja jakelupalvelua (TKJ). Näin voitte lähettää viestit myös niille, jotka haluavat vastaanottaa paperikirjeitä: Suomi.fi-viestit lajittelee lähetetyt viestit puolestanne sähköisenä vastaanotettaviin viesteihin ja paperipostitse toimitettaviin kirjeisiin. Digi- ja väestötietoviraston kilpailuttamana Suomi.fi-viestien tulostus-, kuoritus- ja jakelupalvelu TKJ-palvelu on edullisempi kuin tavallinen postitus ja säästää organisaationne resursseja poistamalla paperipostin valmisteluun liittyvät työvaiheet.
2. Sähköisten viestien perillemenoa on helppo seurata
Suomi.fi-viesteissä voitte seurata lähettämienne viestien kulkua, sillä saatte tiedon siitä, milloin viesti on toimitettu asiakkaalle ja milloin asiakas on lukenut saamansa viestin. Näin tiedätte aina, onko vastaanottaja tavoitettu ja voitte tarvittaessa täydentää asiakasviestintää esimerkiksi puhelinsoitolla tai tekstiviestillä.
Sähköinen todisteellinen tiedoksianto antaa juridisesti sitovan vahvistuksen siitä, että vastaanottaja on saanut tiedoksiannon. Organisaationne saa välittömästi tiedon, kun asiakas on kuitannut sähköisen todisteellisen tiedoksiannon vastaanotetuksi. Tämä on erityisen tärkeää esimerkiksi päätöksissä, joissa on muutoksenhakuaika. TKJ-palvelun kautta lähetetystä paperisesta todisteellisesta tiedoksiannosta voitte myös saada vastaanottokuittauksen sähköisesti, mikä nopeuttaa prosessia.
3. Luotettava ja tietoturvallinen palvelu sekä lähettäjälle että vastaanottajalle
Vastaanottaja yksilöidään aina organisaation päässä henkilötunnuksella tai Y-tunnuksella silloin, kun sähköistä viestiä ollaan lähettämässä. Asiakkaanne pääsevät lukemaan vastaanottamiaan Suomi.fi-viestejä vahvasti tunnistautuneena.
Ei mainoksia, ei roskapostia, ei ylimääräisiä viestejä. Vahvan tunnistautumisen ja vain hyväksyttyjen lähettäjien ansiosta organisaationne voi laittaa sähköisiin viesteihin turvallisesti myös liitteitä ja linkkejä. Asiakkaidenne ei tarvitse epäillä viestien aitoutta.
Tämä takaa sen, että palvelu on organisaationne asiakkaille turvallinen. Samalla organisaatiollanne on mahdollisuus muuttaa sähköistä viestintää asiakasystävällisemmäksi, kun voitte ohjata asiakkaanne sujuvasti oikeiden asiointipalveluiden tai lomakkeiden äärelle.
4. Parempi asiakaskokemus
Kansalaisen näkökulmasta viranomaisviestintä voi olla pirstaleista: eri viranomaiset käyttävät eri kanavia, sovelluksia ja kirjautumistapoja. Kansalaiselle Suomi.fi-viestit tuo helpotusta: se kokoaa tärkeät viranomaisviestit yhteen paikkaan. Asiakkaan ei tarvitse muistaa useita tunnuksia tai ladata useita sovelluksia. Riittää, että hän tunnistautuu vahvasti esimerkiksi pankkitunnuksilla Suomi.fi-verkkopalveluun tai Suomi.fi-sovellukseen. Tarvittaessa asiakkaanne ohjautuu viestissä olevan linkin pohjalta jatkamaan asiointia toisessa asiointipalvelussa.
Suomi.fi-viestit tarjoaa yhdenmukaisen, selkeän ja tunnistettavan viestintäkanavan. Kun eri viranomaiset käyttävät Suomi.fi-viestejä, asiakkaat näkevät saamansa sähköiset viestit yhtenäisessä muodossa, mikä tekee viestinnästä selkeämpää. Yhtenäinen palvelu ja käyttöliittymä myös helpottavat asiointia organisaationne kanssa riippumatta siitä, minkä palvelun kanssa on asioimassa. Tämä vähentää myös organisaatioiden neuvontatarvetta ja parantaa asioinnin sujuvuutta.
5. Ajantasainen asiakasrekisteri ilman ylläpitotyötä
Suomi.fi-viestit tarjoaa organisaationne käyttöön ajantasaiset tiedot siitä, kuka vastaanottaa viestit sähköisesti. Tämä tieto voi muuttua sekunneissa, sillä käyttäjät voivat itse hallinnoida valintaansa palvelun asetuksista. Myös vastaanottajien sähköpostiosoitteet, joihin ilmoitukset uusista saapuneista viesteistä lähetetään, pysyvät ajan tasalla Digi- ja väestötietoviraston ylläpitämässä rekisterissä. Teidän ei siis tarvitse ylläpitää omia yhteystietorekistereitä tai huolehtia niiden päivittämisestä. Asiakkaidenne tarvitsee muistaa tehdä muutos vain yhteen paikkaan, jos sähköpostiosoite vaihtuu tai haluaa siirtyä takaisin paperipostin vastaanottajaksi.
Yhteiskunnassa siirrytään yhä vahvemmin sähköiseen asiointiin, minkä myötä yhteystietojen ylläpitotarve kasvaa eri kanavissa. Kun organisaationne hyödyntää Suomi.fi-viestejä kaikessa viranomaisviestinnässä, hyödytte samasta, keskitetystä ja ajan tasalla olevasta rekisteristä. Näin varmistatte, että sähköiset viestinne tavoittavat vastaanottajat heidän odottamallaan tavalla.
6. Helppo integraatio ja mahdollisuus automatisaatioon
Suomi.fi-viestit voidaan integroida joko suoraan organisaation omaan järjestelmään tai ohjelmistotoimittajan järjestelmiin. REST-rajapinnan monipuolisten toiminnallisuuksien avulla prosesseihin voidaan lisätä myös enemmän automatisaatiota, esimerkiksi tilatiedot -toiminnallisuutta hyödyntämällä. Näin voitte nopeuttaa palveluprosesseja ja vapauttaa henkilöstönne aikaa ydintehtävien hoitoon.
7. Yhtenäinen ja skaalautuva ratkaisu
Suomi.fi-viestit soveltuu hyvin niin pienten kuntien kuin suurten virastojen tarpeisiin. Voitte aloittaa muuttamalla ensin yhden palvelun tiedoksiannot ja mahdolliset muut asiakasviestit sähköisiksi ja myöhemmin jatkaa laajentaa Suomi.fi-viestien käyttöä vaiheittain myös muihin palveluihin. Ulospäin viestintäkanava pysyy asiakkaille jatkuvasti samana.
8. Ympäristöystävällisyys
Paperipostin vähentäminen ei ole pelkästään kustannuskysymys. Paperipostista luopuminen myös pienentää organisaationne hiilijalanjälkeä, sillä muun muassa kirjeiden kuljettaminen ja niiden aiheuttamat päästöt pienenevät.
9. Valmiina tulevaisuuteen
Lainsäädäntö muuttuu ja niin myös asiakkaiden odotukset. Vuonna 2026 voimaan tulevan lain myötä täysi-ikäiset digitaalisesti asioivat kansalaiset saavat viranomaispostinsa ensisijaisesti sähköisesti Suomi.fi-viesteihin. Käytännössä tämä tarkoittaa, että viranomaisten sähköisiä asiointipalveluita käyttävälle täysi-ikäiselle henkilölle tulee tunnistautumisen yhteydessä käyttöön Suomi.fi-viestit, ellei hänellä ole palvelu jo ennestään käytössä. Tämä muutos velvoittaa myös viranomaisia lähettämään jatkossa yhä laajemmin tiedoksiannot ja muut viestit ensisijaisesti sähköisenä Suomi.fi-viesteihin niille henkilöille, jotka asioivat viranomaisten kanssa sähköisesti.
Suomi.fi-viestit tarjoaa organisaatiollenne yhden ainoan ja maksuttoman sähköisen viestintäkanavan asiakkaiden tavoittamiseen. Myöhemmin tulevaisuudessa palvelun kautta lähetetyt sähköiset viestit näkyvät myös muissa kansalaisten valitsemissa digipostipalveluissa ilman, että teidän tarvitsee tehdä lisätoimia.
Ottamalla nyt Suomi.fi-viestit käyttöön REST-rajapinnalla varmistatte, että organisaationne on valmiina tuleviin muutoksiin ja asiakkaiden valinnanvapauteen. Me Digi- ja väestötietovirastossa huolehdimme kokonaisuuden toteuttamisesta ja rakentamisesta, jotta teidän tarvitsee vain ottaa käyttöön yksi viestinvälityspalvelu: Suomi.fi-viestit.
Nyt on siis hyvä aika lähteä suunnittelemaan Suomi.fi-viestien käyttöönottoa tai käytön laajentamista organisaatiossanne. Me Digi- ja väestötietovirastossa olemme tukenanne, kun suunnittelette palvelun käyttöönottoa.
Tutustu ohjeisiimme Suomi.fi kehittäjille -sivustolla ja ota tarvittaessa meihin yhteyttä: viestit-kayttoonotot@dvv.fi