Valtuusasioiden määrittely
Kun Suomi.fi-valtuuksissa annetaan toiselle valtuus, sen toimivalta rajataan valtuusasialla.
- Valtuusasia havainnollistaa käytännössä, mitä kyseisen valtuuden antaminen tarkoittaa valtuuttajalle ja mitkä ovat valtuutetun oikeudet.
- Valtuusasiat kertovat toimivallasta, eivät yksittäisestä asiointipalvelusta.
- Valtuusasian on oltava lakien ja sopimusten mukainen.
Sisällys:
- Olemassa olevien valtuusasioiden soveltuvuus omaan palveluunne
- Valtuusasian määrittely
- Valtuusasian suunnittelun tarkistuslista
- Valtuusasian käyttöönotto
- Esimerkkejä uusien valtuusasioiden ehdotuksista
- Valtuusasian tarkenteet
- Valtuusasian elinkaari
Käykää ensin läpi olemassa olevien valtuusasioiden soveltuvuus omaan palveluunne
Tarkistakaa ensin, löytyykö tarpeisiinne sopiva valtuusasia jo julkaistuista valtuusasioista. Katso valtuusasioiden listaus täältäAvautuu uuteen ikkunaan..
Pohtikaa ensin, mitä loppukäyttäjienne asiointitarpeet ovat ja arvioikaa niiden avulla, riittääkö joku/jotkin nykyisistä valtuusasioista vai onko tarpeen muodostaa uusi. Vaikka olemassa olevassa valtuusasiassa kuvattaisiin laajempaa toimivaltaa kuin mitä olette omaan asiointipalveluunne suunnitelleet, sellaisen voi silti ottaa käyttöön. Kukin valtuusasia kuvaa omaa maksimitoimivaltaansa, eli mitä valtuusasia mahdollistaa ilman erikseen asetettuja rajoituksia. Voitte asettaa omassa asiointipalvelussanne rajoituksia valtuusasian käytölle.
Jos sopivia valtuusasioita ei löydy, voitte ehdottaa uuden valtuusasian määrittelyä alla olevien ohjeiden mukaisesti.
Voitte listata kaikki asiointipalveluunne käyttöön otettavat valtuusasiat käyttölupahakemuksella tai ilmoittaa ne myöhemmin käyttöönoton edetessä.
Valtuusasian määrittely
HUOM! Lähettäkää ehdotus uudesta valtuusasiasta hyvissä ajoin käsiteltäväksi, sillä valtuusasian käsittelyyn, käännöksiin sekä testaamiseen tulee olla riittävästi aikaa.
Uuden valtuusasian määrittely kannattaa aloittaa toimivallan kuvauksesta.
Toimivallan kuvaus ilmaisee aina valtuuden maksimitoimivallan. Valtuutta voi hyödyntää myös osittain niin, että asiointipalvelun ohjeissa kuvataan, mitä kohtia toimivallasta asiointipalvelussa hyödynnetään. Huomioikaa valtuusasiaa määritellessä, että toimivaltaan ei voi jälkikäteen lisätä asioita. Määrittelyvaiheessa teidän tulee huomioida siis myös palvelussanne mahdollisesti tapahtuvat muutokset.
Asiointipalvelussa ei saa sallia sellaista asiointia, josta valtuusasiassa ei ole kerrottu. Asiointipalvelussa on täysin OK sallia pienempi määrä toimia kuin mitä valtuusasiassa on kerrottu.
Toimivallan kuvauksessa
- käytetään aina sanaa valtuus, vaikka kuvattavan kohteen nimityksessä esiintyisi valtuuden sijaan esimerkiksi sana suostumus tai lupa
- viitataan aina valtuuttajaan ja valtuutettuun (ei esimerkiksi palveluntarjoajaan, henkilöön tai yritykseen)
- ei mainita asiointipalvelun, sen tuottajan tai käytettävän järjestelmän nimeä
- kerrotaan vain se, mitä valtuudella voi tehdä.
Valtuusasian nimen täytyy aina ilmaista tekemistä. Hyvä nimi auttaa käyttäjää löytämään tarvitsemansa valtuusasiat. Tällaisia ovat esimerkiksi "ajoneuvojen rekisteröinti" tai "palkkatietojen ilmoittaminen".
Valtuusasialle määritellään myös päämiehen tyyppi, joka voi olla henkilö, yritys tai molemmat. Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että yrityksen puolesta valtuuttaville näytetään Suomi.fi-valtuuksissa vain ne valtuusasiat, joita voi hyödyntää yrityksen puolesta asiointiin, ja henkilöille ne valtuusasiat, joita voi hyödyntää henkilön puolesta asiointiin.
Valtuusasian suunnittelun tarkistuslista:
Uuden valtuusasian ehdotuksen tekijän pitäisi pystyä vastaamaan kaikkiin seuraaviin kysymyksiin:
- Onko puolesta-asioinnin käyttötapaukset ja asiointipolut tunnistettu palvelussanne ja prosesseissanne kattavasti, jotta täsmällisiä valtuusasioita on mahdollista määritellä?
- Kuvataanko valtuusasiassa kokonaisuudessaan se toimivalta, jota puolesta-asioija valtuudella pääsee tekemään? Toimivaltaan ei voi jälkikäteen lisätä asioita, joten palvelunne lähitulevaisuuden muutokset tulee ottaa huomioon jo valtuusasiaa määritellessä.
- Onko valtuusasia muotoiltu niin, että valtuuttaja ymmärtää sen perusteella, mitä oikeuksia hän antaa tai mitä valtaa hän luovuttaa?
- Onhan palvelun, palveluntarjoajan, järjestelmän, näkymän ja lomakkeen nimet jätetty pois? Käytetäänhän kuvauksessa sanoja valtuus, valtuuttaja ja valtuutettu?
- Onko valtuusasia nimetty siten, että se on helposti löydettävissä?
Kielellisesti pätevä ehdotus ei siis vielä automaattisesti ole hyväksyttävä valtuusasia.
Kun valtuusasia on otettu käyttöön, sen sisältöä ei voi enää muuttaa.
Valtuusasian käyttöönotto:
Jos teille sopiva valtuusasia on jo olemassa:
Ilmoittakaa Suomi.fi-valtuuksien käyttöönottotiimille (valtuudet-kayttoonotot@dvv.fi), mitä valtuusasiaa haluatte hyödyntää. Tämän jälkeen Digi- ja väestötietovirasto vie valtuusasian testiympäristöön ja luvittaa sen asiointipalvelullesi testausta varten
Jos haluatte määritellä uuden valtuusasian:
- Muotoile valtuusasia ohjeiden mukaisesti.
- Toimita valtuusasiaehdotus Suomi.fi-valtuuksien käyttöönottotiimille (valtuudet-kayttoonotot@dvv.fi). Kirjaa viestiin valtuusasian nimi, toimivallan kuvaus ja päämiehen tyyppi (henkilö ja/tai yritys). Ilmoita myös toivomanne aikataulu valtuusasian käyttöönotolle.
- Kuvaile vapaamuotoisesti, kuka asioi kenen puolesta ja missä asiassa. Kuvaukset auttavat valtuusasioita käsittelevää Digi- ja väestötietoviraston työryhmää ymmärtämään, mistä valtuusasiassa on kysymys.
- Ehdotukset käsitellään työryhmässä, joka tekee tarvittaessa korjausehdotuksia ja palauttaa ehdotuksen organisaatiollesi katselmoitavaksi ja hyväksyttäväksi.
- Kun ehdotus on hyväksytty, käännätämme valtuusasian ruotsiksi ja englanniksi. Käännökset toimitetaan organisaatiollesi katselmoitavaksi.
- Digi- ja väestötietovirasto vie valtuusasian testiympäristöön ja luvittaa sen asiointipalvelullesi testausta varten.
- Kun käännökset on hyväksytty, viemme valtuusasian tuotantoympäristöön sovitun aikataulun mukaisesti.
- Julkaisun jälkeen luvitamme valtuusasian tuotantoympäristöön asiointipalvelusi hyödynnettäväksi. Jos asiointipalvelu ei ole vielä tuotannossa, luvitus tehdään myöhemmin.
- Päivitä organisaatiosi asiakasohjeistus uuden valtuusasian osalta.
Esimerkkejä uusien valtuusasioiden ehdotuksista:
Esimerkit eivät ole todellisia.
Tällaiset valtuusasiat ovat toimivia:
Valtuusasian nimi | Toimivallan kuvaus | Perustelu |
|---|---|---|
Työtapaturman ilmoittaminen | Tällä valtuudella valtuutettu voi valtuuttajan puolesta ilmoittaa työtapaturmia koskevia tietoja sekä täydentää, korjata ja katsella ilmoituksiin liittyviä tietoja. |
|
Sähköliittymän ja käyttöpaikan hallinnointi | Tällä valtuudella valtuutettu voi valtuuttajan puolesta tilata, muuttaa ja irtisanoa sähköliittymän, hallinnoida käyttöpaikan tietoja sekä katsella liittymää ja käyttöpaikkaa koskevia sopimus- ja käsittelytietoja. |
|
Tällaisia valtuusasioita ei voida hyväksyä:
Valtuusasian nimi | Toimivallan kuvaus | Perustelu |
|---|---|---|
Yrityksen asioiden hoitaminen | Tällä valtuudella valtuutettu voi hoitaa kaikki yrityksen asiat. | Toimivalta on liian laaja ja vaarantaa valtuuttajan oikeusturvan. Valtuuttaja ei voi päätellä, kattaako valtuus esimerkiksi verotuksen, pankkiasiat, henkilöstötiedot, vakuutukset, sopimukset vai kaiken tämän. Valtuuden rajoja ei voi ymmärtää. |
Pääkäyttäjän valtuus | Tällä valtuudella valtuutettu voi toimia organisaation pääkäyttäjänä. | Valtuuden antaja ei voi toimivallan kuvauksella päätellä, mitä kaikkea valtuudella tosiassa pääsee tekemään ja mihin asiaan tai asioihin liittyen. Valtuuden rajoja ei voi ymmärtää pelkän valtuusasian perusteella. |
Lomakkeen 14B lähettäminen | Tällä valtuudella valtuutettu voi lähettää valtuuttajan puolesta lomakkeen 14B. | Valtuusasia on sidottu tekniseen lomaketunnukseen, jota valtuuttaja ei välttämättä ymmärrä, ja joka voi muuttua. Nimi ei kerro, mitä asiaa lomake koskee. Se kuvaa yksittäisen toteutusvaiheen eikä koko tarvittavaa toimivaltaa. |
Valtuusasian tarkenteet
Valtuusasialle voidaan määritellä valtuuden toimivaltaa rajoittava tarkenne.
Tarkenteiden hyödyntämistä on syytä harkita huolella, koska tarkenteen käyttäminen tekee valtuuttamisesta hieman hankalampaa. Valtuuttajan on käytännössä tarkistettava tarkenteen mahdolliset arvot asiointipalvelun ohjeistuksesta, koska tarkenteiden syötteisiin ei ole mahdollista lisätä tarkistuksia. Tarkenteen käyttöä on syytä testata huolellisesti, koska se vaikuttaa tarkistusrajapinnan vastaussanomiin.
Jos valtuusasialle määritellään tarkenne, valtuuttaja voi syöttää tarkenteen arvoksi minkä tahansa merkkijonon,jonka enimmäispituus on 200 merkkiä.
Tarkenteen muuttujan nimi ja tarkenteeksi syötetty arvo lisätään valtuuskyselyn vastaussanomaan avain-arvo-pareina valtuusasian teknisen tunnisteen (URI) perään. Tarkenteesta näytetään loppukäyttäjälle valtuuden antamisen yhteydessä tarkenteen nimi ja kuvaus. Tarkenteet tallennetaan Kansalliseen valtuusrekisteriin valtuuden yhteyteen, kun Suomi.fi-valtuuksissa annetaan valtuus, ja ne säilyvät valtuudella niin kauan, kun valtuus on voimassa.
Tarvitsemme teiltä tarkenteen nimen ja kuvauksen. Ilmoittakaa lisäksi, mihin valtuusasioihin ja asiointipalveluun haluatte tarkenteen käyttöön. Kun olemme saaneet tiedot, voimme toteuttaa tarkenteen testiympäristöön testattavaksi.
Testiympäristössämme on myös tarkenteellisia testivaltuuksia, jos haluatte päästä heti testaamaan tarkenteen hyödyntämistä. Voitte ilmoittaa meille, mihin asiointipalveluun haluatte tarkenteellisen valtuuden testattavaksi (WebAPI client ID tai Palveluväylätunniste).
Esimerkki tarkenteesta:
Tässä on esimerkki valtuuskyselyn vastaussanomasta (WebAPI-liityntä), jossa asiamiehellä on "Maksuliikepalvelusopimuksen hallinnointi" -valtuus yritykseltä Lehtopojat Oy ja valtuuttaja on syöttänyt "Sopimustunnus" -nimiseen tarkenteeseen arvoksi "ASDF123":
[{"name":"Lehtopojat Oy","identifier":"2136766-1","complete":true,"roles": ["http://valtuusrekisteri.suomi.fi/maksuliikepalvelusopimuksen_hallinnointi? sopimustunnus=ASDF123"]}]
Näin loppukäyttäjä lisää tarkenteen valtuuttaessa:
1. Käyttäjä valitsee haluamansa valtuustyypin, valtuuden osapuolet ja valtuusasian.
2. Käyttäjä valitsee kohdan "Ota käyttöön valtuuden tarkenne". Tarkenteen voi syöttää vain niille valtuusasioille, joille on määritelty tarkenne.
4. Lopuksi käyttäjä vahvistaa valtuuden tavalliseen tapaan.
Valtuusasian elinkaari
Kun valtuusasia on otettu käyttöön, sen sisältöä ei voi enää muuttaa.
Jos valtuusasia on käytössä vain yhdellä asiointipalvelulla ja kyseinen palvelu lakkauttaa valtuusasian käytön omassa palvelussaan, valtuusasia voidaan poistaa loppukäyttäjien näkyviltä. Mahdollisuus poistamiseen arvioidaan aina yhdessä Digi- ja väestötietoviraston kanssa. Kun valtuusasia poistetaan näkyvistä, sitä ei voi enää käyttää valtuuttamisessa mutta jo annetut valtuudet pysyvät voimassa.