Valtuusasioiden määrittely
Mikä on valtuusasia?
Kun Suomi.fi-valtuuksissa annetaan toiselle valtuus, sen toimivalta rajataan valtuusasialla. Valtuusasian on oltava lakien ja sopimusten mukainen. Käytännössä valtuusasia havainnollistaa, mitä kyseisen valtuuden antaminen tarkoittaa valtuuttajalle ja mitkä ovat valtuutetun oikeudet.
Valtuusasian määrittely
HUOM! Lähetä ehdotus uudesta valtuusasiasta hyvissä ajoin käsiteltäväksi, sillä valtuusasian käsittelyyn, käännöksiin sekä testaamiseen tulee olla riittävästi aikaa.
Toimivallan kuvaus ilmaisee aina valtuuden maksimitoimivallan. Valtuutta voi hyödyntää myös osittain niin, että asiointipalvelun ohjeissa kuvataan, mitä kohtia toimivallasta asiointipalvelussa hyödynnetään.
Uuden valtuusasian määrittely kannattaa aloittaa toimivallan kuvauksesta. Toimivallan kuvaksessa
- käytetään aina sanaa valtuus, vaikka kuvattavan kohteen nimityksessä esiintyisi valtuuden sijaan esimerkiksi sana suostumus tai lupa
- viitataan aina valtuuttajaan ja valtuutettuun (ei esimerkiksi palveluntarjoajaan, henkilöön tai yritykseen)
- ei mainita asiointipalvelun, sen tuottajan tai käytettävän järjestelmän nimeä
- kerrotaan vain se, mitä valtuudella voi tehdä.
Valtuusasian nimen täytyy aina ilmaista tekemistä, esimerkiksi Ajoneuvojen rekisteröinti tai Palkkatietojen ilmoittaminen.
Valtuusasialle määritellään myös päämiehen tyyppi, joka voi olla henkilö, yritys tai molemmat. Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että yrityksen puolesta valtuuttaville näytetään Suomi.fi-valtuuksissa vain ne valtuusasiat, joita voi hyödyntää yrityksen puolesta asiointiin, ja henkilöille ne valtuusasiat, joita voi hyödyntää henkilön puolesta asiointiin.
Valtuusasian tarkkuus
Valtuusasian määrityksessä on hyvä pohtia kolmea eri näkökulmaa:
- Valtuuttajan näkökulma. Liian yleinen taso voi vaarantaa valtuuttajan oikeusturvan.
- Valtuutetun näkökulma. Toimivallan kuvauksesta pitää ymmärtää helposti, missä asiassa on valtuus toimia toisen puolesta.
- Valtuusrekisterin hyödyntäjän ja asiointipalvelun näkökulma. Onko kyseessä toisen puolesta asiointi, johon on saatava valtuus, vai onko asia ratkaistavissa järjestelmän käyttöoikeuksilla?
Valtuusasian käyttöönotto
- Muotoile valtuusasia ohjeiden mukaisesti.
- Toimita valtuusasiaehdotus Suomi.fi-valtuuksien käyttöönottotiimille (valtuudet-kayttoonotot@dvv.fiAvautuu uuteen ikkunaan.). Kirjaa viestiin valtuusasian nimi, toimivallan kuvaus ja päämiehen tyyppi (henkilö ja/tai yritys). Ilmoita myös toivomanne aikataulu valtuusasian käyttöönotolle.
- Kuvaile vapaamuotoisesti, kuka asioi kenen puolesta ja missä asiassa. Kuvaukset auttavat valtuusasioita käsittelevää Digi- ja väestötietoviraston työryhmää ymmärtämään, mistä valtuusasiassa on kysymys.
- Ehdotukset käsitellään työryhmässä, joka tekee tarvittaessa korjausehdotuksia ja palauttaa ehdotuksen organisaatiollesi katselmoitavaksi ja hyväksyttäväksi.
- Kun ehdotus on hyväksytty, käännätämme valtuusasian ruotsiksi ja englanniksi. Käännökset toimitetaan organisaatiollesi katselmoitavaksi.
- Digi- ja väestötietovirasto vie valtuusasian testiympäristöön ja luvittaa sen asiointipalvelullesi testausta varten.
- Kun käännökset on hyväksytty, viemme valtuusasian tuotantoympäristöön sovitun aikataulun mukaisesti.
- Julkaisun jälkeen luvitamme valtuusasian tuotantoympäristöön asiointipalvelusi hyödynnettäväksi. Jos asiointipalvelu ei ole vielä tuotannossa, luvitus tehdään myöhemmin.
- Päivitä organisaatiosi asiakasohjeistusAvautuu uuteen ikkunaan. uuden valtuusasian osalta.
Valtuusasian elinkaari
Kun valtuusasia on otettu käyttöön, sen sisältöä ei voi enää muuttaa. Jos valtuusasia on käytössä vain yhdellä asiointipalvelulla, se voidaan poistaa näkyvistä. Mahdollisuus poistamiseen arvioidaan aina yhdessä Digi- ja väestötietoviraston kanssa. Kun valtuusasia poistetaan näkyvistä, sitä ei voi enää käyttää valtuuttamisessa mutta jo annetut valtuudet pysyvät voimassa.
