Suomi.fin sisältöyhteistyömallin kuvaus
Suomi.fin sisältöyhteistyömalli on Suomi.fi-verkkotoimituksen opastuotannon prosessi. Siinä hyödynnetään sisältömuotoilun keinoja eli:
- Laitetaan asiakas etusijalle
- Kerätään tietoa
- Kyseenalaistetaan kaikki
- Tehdään tietoon perustuvia päätöksiä
Malli muodostuu viidestä päävaiheesta, joiden avulla on mahdollista varmistaa, että oppaasta tulee käyttäjälähtöinen ja toimiva. Julkaisun jälkeen sisältöverkosto vielä sopii oppaan ylläpidosta jatkossa.
Opasprojektin vaiheet
Verkkotoimitus tekee jokaisen opasprojektin alussa projektisuunnitelman, jotta sisältöverkostoon kutsutuille organisaatioille on mahdollista kertoa heti aluksi, mitä on tulossa, mitä heiltä odotetaan eri vaiheissa ja milloin opas voitaisiin julkaista.
Opasprojektin aikaisista rooleista ja vastuista löydät tietoa Miten Suomi.fi-oppaat tuotetaan? -sivulta.
Seuraavaksi verkkotoimitus tekee aiheesta alustavan tutkimuksen, jotta
- saadaan perusteltu käsitys aiheesta ja sen kontekstista ennen verkoston mukaan ottamista
- tiedetään, mitkä toimijat täytyy ainakin kutsua sisältöverkostoon.
Tutkimuksessa hyödynnetään esimerkiksi seuraavia lähteitä:
- Aikaisemmin toteutetut asiakasymmärrystutkimukset
- Tilastot, julkaisut, raportit ja oppaat jne., jotka avaavat kohderyhmien tilannetta
- Ajankohtaiset uutiset ja ilmiöt aihepiiristä
- Vertailuanalyysi: miten muut ovat käsitelleet aihetta
Tutkimuksen tulosten perusteella sisältöverkostoon kutsutaan aiheen kannalta keskeiset julkisen ja kolmannen sektorin toimijat. Joissakin aiheissa voi olla aiheellista kutsua myös yksityisen sektorin toimijoita. Verkostoa täydennetään tarvittaessa projektin aikana.
Vaihe päättyy käynnistystapaamiseen, jossa esitellään opasprojekti ja jonka jälkeen verkostoon kutsutut organisaatiot voivat päättää, osallistuvatko projektiin.
Ongelman määrittely luo pohjan asiakasymmärrykselle. Sen tavoitteena on antaa tietoa, jonka avulla
- voidaan päättää oppaan kohderyhmä(t)
- voidaan tarvittaessa tehdä rajauksia tai tarkennuksia aiheeseen
- tiedetään, mitä kaikkea pitää selvittää Tiedonhankinta-vaiheessa.
Ongelman määrittely toteutetaan useimmiten asiantuntijahaastatteluina ja verkoston kautta mahdollisesti saatujen materiaalien avulla.
Tässä vaiheessa on myös tarvittaessa mahdollista täydentää verkostoa.
Kohderyhmän tai kohderyhmien valinta ja aiheen mahdolliset rajaukset tehdään yhdessä verkoston kanssa, jotta kaikilla on sama käsitys siitä, kenelle ja millaista opasta lähdetään tekemään.
Tässä vaiheessa syvennetään ensin asiakasymmärrystä valitun kohderyhmän ja mahdollisen aiheen rajauksen perusteella. Tavat ja menetelmät valitaan projektikohtaisesti sekä sen perusteella, millaista tietoa oli käytettävissä alustavassa tutkimuksessa.
Seuraavaksi suunnitellaan oppaan rakenne asiakasymmärryksen perusteella. Useimmiten rakenne esitetään palvelupolkuna – tai sisältöpolkuna, jos oppaan aihe ei ole kuvattavissa selkeänä asiointipolkuna.
Tässä vaiheessa käynnistetään myös oppaan aiheeseen liittyvien palvelujen ja niiden Palvelutietovarannon kuvausten tilanteen kartoitus ja oppaan lanseerausviestinnän suunnittelu.
Vaiheen lopussa on valmiina oppaan rakenne- ja sisältösuunnitelma, joka ohjaa sisältöjen tuottamista.
Tässä vaiheessa
- tuotetaan oppaan sisällöt suomeksi
- suunnitellaan oppaan kuvitus
- valmistellaan oppaassa näytettävät Palvelutietovarannon kuvaukset.
Vaihe sisältää useita kierroksia, joiden aikana verkoston jäsenet pääsevät kommentoimaan luonnoksia. Tärkeä osa sisältöjen tuottamista on asiakastestaus, jonka tapa ja laajuus valitaan projektikohtaisesti.
Vaiheen aikana suunnitellaan myös oppaan julkaisun jälkeinen viestintä ja markkinointi yhdessä verkoston kanssa.
Vaiheen lopussa oppaan sisällöt lähetetään käännettäväksi.
Tässä vaiheessa opas viimeistellään julkaisukuntoon ja valmistellaan yhdessä verkoston kanssa oppaan lanseerausviestinnän toimenpiteitä.
Kun kaikki on valmista, opas julkaistaan.
Tämä vaihe alkaa oppaan lanseerausviestinnän käynnistymisellä. Samalla käynnistyy oppaasta saatujen palautteiden ja käyttötietojen seuranta.
Verkoston kanssa sovitaan, ketkä jatkavat verkostossa ja osallistuvat oppaan jatkuvaan ylläpitoon ja milloin pidetään ensimmäisen seurantatapaamisen.
Opasprojekti päättyy tähän.
Projektin päätyttyä opas siirtyy jatkuvaan ylläpitoon, joka sisältää ainakin seuraavat asiat:
- Oppaasta saatujen palautteiden säännöllinen seuranta
- Oppaan webanalytiikan seuranta ja analysointi
- Verkoston säännöllinen yhteydenpito
- Oppaan jatkokehitystarpeiden arviointi
- Oppaan ajan tasalla pitäminen ja tarvittaessa jatkokehitys