9 sätt på vilka er organisation har nytta av digital myndighetskommunikation!

Fördelarna med Suomi.fi-meddelanden för organisationer inom den offentliga förvaltningen

Av organisationerna inom den offentliga förvaltningen förväntas allt snabbare, säkrare och mer kundorienterad elektronisk kommunikation. Medborgare och företag vill uträtta ärenden hos myndigheterna smärtfritt, utan onödiga fördröjningar och komplikationer. Suomi.fi-meddelanden är en riksomfattande meddelandeförmedlingstjänst som sammanför de här behoven och erbjuder en lösning för både organisationens och kundernas vardag.

Det är inte fråga om enbart en kommunikationskanal, utan om en helhet som minskar det administrativa arbetet, stöder lagstadgade skyldigheter och förbättrar kundupplevelsen.

I den här bloggen listar vi nio sätt på vilka er organisation drar nytta av den digitala myndighetskommunikation som Suomi.fi-meddelanden erbjuder.

1. Kostnadsbesparingar genast från det första meddelandet

Korrespondens till pappers är långsamt och dyrt. Utskrift, kuvertering, postning, borttagning av häftklamrar och skanning kostar tid och pengar för er personal. Dessutom finns det med papperspost en risk att brevet inte når mottagaren i tid eller överhuvudtaget.

Genom att göra breven elektroniska sparar er organisation på kostnaderna genast från och med det första meddelandet. Utöver de minskade postningskostnaderna minskar ni de administrativa kostnaderna, då arbetsmoment faller bort. Suomi.fi-meddelanden uppskattas komma att ha över fyra miljoner användare från och med 2026, så det råder ingen brist på mottagare av elektroniska meddelanden.

Om er organisation har behov av att skicka bevisliga delgivningar kan ni göra betydande besparingar genom att utnyttja Suomi.fi-meddelandens funktionalitet för elektronisk bevislig delgivningÖppnas i ett nytt fönster.. Elektronisk bevislig delgivning är juridiskt giltig, men utan de kostnader och den väntetid som är förenade med bevislig delgivning i form av brev till pappers.

I situationer där ett meddelande måste skickas till pappers kan ni utnyttja utskrifts-, kuverterings- och distributionstjänsten för Suomi.fi-meddelanden (TKJ). På så sätt kan ni skicka meddelanden även till dem som vill ta emot brev till pappers: Suomi.fi-meddelanden sorterar för er räkning de skickade meddelandena i meddelanden som tas emot elektroniskt och brev som skickas per papperspost. Utskrifts-, kuverterings- och distributionstjänsten för Suomi.fi-meddelanden (TKJ-tjänsten), som Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata har konkurrensutsatt, är förmånligare än vanlig postning och sparar resurser för er organisation genom att eliminera arbetsmoment förenade med papperspost.

2. Det är lätt att följa med hur elektroniska meddelanden kommer fram

I Suomi.fi-meddelanden kan ni följa med gången hos de meddelanden ni skickatÖppnas i ett nytt fönster., eftersom ni får information om när ett meddelande har levererats till kunden och när kunden har läst meddelandet. På så sätt vet ni alltid huruvida mottagaren har nåtts och kan vid behov komplettera kundkommunikationen med exempelvis telefonsamtal eller textmeddelande.

Elektronisk bevislig delgivning ger en juridiskt bindande bekräftelse på att mottagaren har fått delgivningen. Er organisation får omedelbart information när klienten har kvitterat den elektroniska bevisliga delgivningen som mottagen. Det här är särskilt viktigt till exempel i fråga om beslut som har en tidsfrist för sökande av ändring. För bevislig delgivning till pappersÖppnas i ett nytt fönster. som skickats via TKJ-tjänsten kan ni också få en mottagningskvittens elektroniskt, vilket påskyndar processen.

3. Tillförlitlig och datasäker tjänst för både avsändaren och mottagaren

Mottagaren individualiseras alltid hos organisationen med personbeteckning eller FO-nummer när ett elektroniskt meddelande ska skickas. Era kunder kommer åt att läsa de Suomi.fi-meddelanden de mottagit med stark autentisering.

Ingen reklam, ingen skräppost, inga överflödiga meddelanden. Tack vare stark autentisering och endast godkända avsändare kan er organisation också tryggt lägga till bilagor och länkar i elektroniska meddelanden. Era kunder behöver inte tvivla på meddelandenas äkthet.

Det här garanterar att tjänsten är säker för er organisations kunder. Samtidigt kan er organisation göra den elektroniska kommunikationen mer kundvänlig, då ni smidigt kan hänvisa era kunder till rätt e-tjänster eller formulär.

4. Bättre kundupplevelse

Ur en medborgares synvinkel kan myndighetskommunikation vara splittrad: olika myndigheter använder olika kanaler, applikationer och inloggningssätt. Suomi.fi-meddelanden underlättar för medborgaren: tjänsten samlar viktiga myndighetsmeddelanden på ett och samma ställe. Kunden behöver inte komma ihåg flera användarnamn eller ladda ner flera applikationer. Det räcker att personen identifierar sig starkt med till exempel bankkoder i Suomi.fi-webbtjänsten eller Suomi.fi-applikationen. Vid behov styrs er kund via en länk i Suomi.fi-meddelandet till att fortsätta uträtta ärendet i en annan e-tjänst.

Suomi.fi-meddelanden erbjuder en enhetlig, tydlig och identifierbar kommunikationskanal. När olika myndigheter använder Suomi.fi-meddelanden ser kunderna de elektroniska meddelandena i ett enhetligt format, vilket gör kommunikationen tydligare. En enhetlig tjänst och ett enhetligt användargränssnitt gör det också lättare att uträtta ärenden hos er organisation oberoende av med vilken tjänst man uträttar ärenden. Det här minskar också organisationernas behov av rådgivning och gör det smidigare att uträtta ärenden.

5. Uppdaterat kundregister utan underhållsarbete

Suomi.fi-meddelanden erbjuder er organisation uppdaterade uppgifter om vem som tar emot meddelanden elektroniskt. De här uppgifterna kan ändras på några sekunder, eftersom användarna själva kan administrera sitt val i tjänstens inställningar. Också mottagarnas e-postadresser till vilka notifikationer om nya inkomna meddelanden skickas hålls uppdaterade i registret som upprätthålls av Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata. Ni behöver alltså inte upprätthålla egna kontaktuppgiftsregister eller se till att de uppdateras. Era kunder behöver bara komma ihåg att göra ändringen på ett enda ställe om e-postadressen ändrar eller om man vill återgå till att ta emot papperspost.

I samhället övergår man i allt högre grad till elektronisk ärendehantering, vilket ökar behovet av att upprätthålla kontaktuppgifter i olika kanaler. När er organisation utnyttjar Suomi.fi-meddelanden för all myndighetskommunikation drar ni nytta av ett enda centraliserat och uppdaterat register. På så sätt säkerställer ni att era elektroniska meddelanden når mottagarna på det sätt de förväntar sig.

6. Lätt integration och möjlighet till automatisering

Suomi.fi-meddelanden kan integreras antingen direkt i organisationens eget system eller i en programleverantörs system. Med hjälp av de mångsidiga funktionerna i REST-gränssnittet kan man också lägga till mer automatisering i processerna, till exempel genom att utnyttja funktionen statusinformationÖppnas i ett nytt fönster.. På så sätt kan ni påskynda serviceprocesserna och frigöra tid för personalen att sköta kärnuppgifterna.

7. En enhetlig och skalbar lösning

Suomi.fi-meddelanden lämpar sig väl för såväl små kommuners som stora myndigheters behov. Ni kan börja med att först göra delgivningarna och eventuella andra kundmeddelanden i en tjänst elektroniska, och senare stegvis utvidga användningen av Suomi.fi-meddelanden till även andra tjänster. Utåt förblir kommunikationskanalen oförändrad för kunderna.

8. Miljövänlighet

Att minska pappersposten är inte bara en kostnadsfråga. Att avstå från papperspost minskar också er organisations koldioxidavtryck, eftersom bland annat brevtransporterna och utsläppen från dem minskar.

9. Redo för framtiden

Lagstiftningen förändras och kundernas förväntningar likaså. I och med lagen som träder i kraft 2026 kommer myndiga medborgare som uträttar ärenden digitalt i första hand att få sin myndighetspost elektroniskt till Suomi.fi-meddelanden. I praktiken innebär det här att en myndig person som använder myndigheternas e-tjänster får tillgång till Suomi.fi-meddelanden i samband med identifieringen, om personen i fråga inte redan använder tjänsten. Den här ändringen förpliktar också myndigheterna att hädanefter i allt större utsträckning skicka delgivningar och andra meddelanden i första hand elektroniskt till dem som uträttar ärenden hos myndigheter elektroniskt.

Suomi.fi-meddelanden erbjuder er organisation en enda avgiftsfri elektronisk kommunikationskanal för att nå kunderna. Senare i framtiden kommer elektroniska meddelanden som skickats via tjänsten att synas också i andra medborgarvalda digitala posttjänster utan att ni behöver vidta ytterligare åtgärder.

Genom att nu ta i bruk Suomi.fi-meddelanden med REST-gränssnittet säkerställer ni att er organisation är redo för kommande ändringar och kundernas valfrihet. Vi vid Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata ser till att helheten genomförs och byggs upp så att ni bara behöver ta i bruk en enda meddelandeförmedlingstjänst: Suomi.fi-meddelanden.

Nu är det alltså bra att börja planera ibruktagandet eller utvidgad användning av Suomi.fi-meddelanden i er organisation. Vi vid Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata stöder er då ni planerar ibruktagandet av tjänsten.

Bekanta dig med våra anvisningar på webbplatsen Suomi.fi för utvecklare och ta vid behov kontakt med oss: viestit-kayttoonotot@dvv.fi 

Henna-Maria Vähämäki, Specialsakkunnig, Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata