Formulering av elektroniska meddelanden och notifikationer
Ett elektroniskt meddelande som skickats via Suomi.fi-meddelanden består av följande uppgifter ur slutanvändarens synvinkel:
- Själva meddelandet, alltså meddelandets rubrik och textinnehåll.
- Meddelandets eventuella bilagor, som till exempel beslutsdokument. anvisning om rättelseyrkande, ankomstanvisningar eller andra tilläggsuppgifter, som är väsentliga för användaren.
- Notifikation om nytt meddelande, som skickas till slutanvändarens e-postadress. Notifikationen skickas också som popup-meddelande, om slutanvändaren har tagit Suomi.fi-mobilapplikationen i bruk.
Innehållet i meddelandet, dess bilagor och tillhörande notifikation och utformningen av innehållets struktur har stor betydelse för hur väl era kunder förstår de meddelanden de får och därmed hur lätt de kan sköta sitt ärende. Välformulerade meddelanden kan alltså
- förbättra användarupplevelsen
- minska störningsförfrågningar
- säkerställa att processerna genomförs effektivt även i er organisation.
Det är viktigt att planera vad det lönar sig att inkludera i meddelandet, notifikationen och eventuella bilagor och hur.
När innehållet planeras är det också nödvändigt att fundera på hur meddelandet ska levereras, elektroniskt eller per papperspost, hur det påverkar innehållet som skickas. Faktorerna ovan gäller endast innehållet för elektroniska meddelanden. Om meddelandet styrs till papperspost ska allt innehåll placeras i en PDF-fil. De tekniska ramvillkor som olika leveranssätt ställer på innehållet i meddelandena beskrivs på sidan Innehåll i ett elektroniskt meddelande och Innehåll i ett meddelande som skickas per papperspost. Om ni vill kan ni anpassa era meddelanden så att de skickas med olika innehåll till elektroniska brevlådor och papperspost.
För att det ska vara lättare för er organisation att planera innehållet i elektroniska meddelanden har Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata på denna sida skapat anvisningar om vad som ska finnas i meddelandet och hur det lönar sig att formulera det. Er organisation ska följa dessa anvisningar när den använder Suomi.fi-meddelanden. På sidan finns också färdiga exempel på innehåll som ni kan kopiera och redigera så att de passar er organisations behov.
Anvisningar för formulering av innehåll
Nedanstående avsnitt sammanställer faktorer som er organisation ska beakta för att säkerställa en användarvänlig utformning av elektroniska meddelanden.
