Administrativt ibruktagande

När ni planerar att ta Suomi.fi-meddelanden i bruk, läs först presentationen av tjänsten på sidan Tjänstebeskrivning. Vi rekommenderar också att ni bekantar er med exemplen på Suomi.fi-meddelanden på sidan Användningssätt för Suomi.fi-meddelanden i organisationer.

Gör upp en preliminär plan för vilket ändamål ni tänker använda Suomi.fi-meddelanden i er organisation. Säkerställ att Suomi.fi-meddelanden lämpar sig för detta ändamål. Kontrollera tillsammans med era tekniska genomförare att de tekniska ramvillkoren som beskrivs i punkt 1 på sidan Tekniskt ibruktagande uppfylls.

Observera också att era kunders livssituationer kan påverka hur er organisation kan använda Suomi.fi-meddelanden. Ni kan läsa mer om detta på sidan Livssituationers inverkanÖppnas i ett nytt fönster..

Utöver användningsplanen är det bra om er organisation redan nu har en uppfattning om REST-gränssnittet och vilka av dess funktioner som stöder ert användningsändamål. Det är bra att beakta både organisationens nuvarande och framtida kommunikationsbehov, särskilt fokus bör ligga på digital myndighetskommunikation och de förändringar som den medför.

Om ni inte själva vill skapa en anslutning till Suomi.fi-meddelanden är det också möjligt att ansluta sig med färdigprogram. Mer information om färdigprogram finns på sidan Färdigprogram och ibruktagande av Meddelanden.

Införandet av och anslutningen till Suomi.fi‑meddelanden förbereds som utgångspunkt gemensamt av organisationen och systemleverantören, utan ett separat möte med Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata (DVV). Om det under genomgången uppstår preciserande frågor som inte kan besvaras via ett normalt supportärende eller skriftlig kommunikation, kan ett möte med DVV ordnas genom att kontakta viestit-kayttoonotot@dvv.fi. Vid mötet kan organisationens anslutningsplan gås igenom eller genomförandet av anslutningen planeras utifrån bakgrundsinformation och gemensam diskussion. Om er organisation redan använder Suomi.fi-meddelanden eller om ni ansluter er via en mellanaktör som har erfarenhet av Meddelanden, är det dock inte nödvändigtvis väsentligt att träffa MDB i detta skede.

Efter det administrativa ibruktagningsprojektetet för Suomi.fi-meddelanden ska er organisation fylla i checklistan för ibruktagande (punkt 7. Gå till produktionsmiljön och avsluta projektet) och skicka den till MDB. Vi rekommenderar att ni bekantar er med checklistan redan i detta skede så att ni kan fylla i den redan under ibruktagningsprojektetet.

När ni har konstaterat att Suomi.fi-meddelanden lämpar sig för era behov och skissat upp hur tjänsten används kan ni förbereda ibruktagningsprojektetet noggrannare. Planera tidtabellen och säkerställ att de experter som behövs i er organisation är tillgängliga vid rätt tidpunkt. Eventuella integrationer i befintliga system och nödvändiga ändringar kan kräva tid.

Kontrollera dessutom att projektet identifierar hur användningen av Suomi.fi-meddelanden kommer att ändra processerna i er organisation. Planera de nödvändiga ändringarna redan i detta skede.

Observera att MDB vid behov ger råd om ibruktagandet, men deltar inte i den egentliga planeringen.

Stöd den tekniska sidan i planeringen av er systemintegration om det behövs.

Utskrifts-, kuverterings- och distributionstjänsten för Suomi.fi-meddelanden 

Via utskrifts-, kuverterings- och distributionstjänsten för Suomi.fi-meddelanden (TKJ-tjänsten) kan ni skicka meddelanden via en kanal både till de elektroniska postlådorna för Suomi.fi-meddelanden och som papperspost. Suomi.fi-meddelanden skiljer åt pappers- och elektroniska försändelser beroende på om mottagaren har tagit i bruk Suomi.fi-meddelanden. Ni kan bekanta er närmare med att skicka papperspost i avsnittet Skicka papperspost. 

Om ni vill ta i bruk utskrifts-, kuverterings- och distributionstjänsten ska ni följa anvisningarna på sidan Ibruktagande av TKJ-tjänsten.

För att använda Suomi.fi-meddelanden måste er organisation skaffa ett användningstillstånd. Bestäm också i detta skede om ni vill ta i bruk utskrifts-, kuverterings- och distributionstjänsten för Suomi.fi-meddelanden. Skicka nödvändiga uppgifter till MDB.

Användningstillstånd

Användningen av Suomi.fi-meddelanden förutsätter användningstillstånd. Närmare instruktion för ifyllande av användningstillstånd finns på sidan Ansökan om användningstillstånd. Ni kan fylla i ansökan om användningstillstånd genom att identifiera er i Suomi.fi-serviceadministrationenÖppnas i ett nytt fönster.. 

Ert användningstillstånd ska vara godkänt innan ni övergår till produktionsbruk. Vi rekommenderar dock att ni lämnar in serviceuppgiftsblanketten samt bygger upp och testar ert tekniska genomförande redan innan användningstillståndet godkänns.

Serviceuppgiftsblankett

Med serviceuppgiftsblanketten samlas uppgifter som kompletterar ansökan om användningstillstånd, såsom organisationens och tjänst namn på olika språk och systemets IP-adresser. Ladda ner Suomi.fi-meddelanden serviceuppgiftsblanketten (DOCX, 216,27 kB)Öppnas i ett nytt fönster.och fyll i den med uppgifterna om er tjänst. Om ni vill kan ni på samma blankett meddela uppgifterna om flera tjänster som ska anslutas. Serviceuppgiftsblanketten fylls i systemvis. Om ni har ibruktaganden med olika systemleverantörer, fyll i en separat serviceuppgiftsblankett för varje system.

Skicka den ifyllda blanketten för serviceuppgifter till adressen viestit-kayttoonotot@dvv.fi. Ange "Serviceuppgiftsblankett" som e-postens ämnesrad och inkludera även organisationens namn. Om ni inte träffade MDB:s sakkunniga i de första skedena av ibruktagningsprocessen, berätta i detta e-postmeddelande också fritt om när ibruktagandet inleddes. Enbart ifyllandet av ansökan om användningstillstånd inleder inte Suomi.fi-meddelandens ibruktagningsprocess. 

När serviceuppgiftsblanketten är ifylld och inskickad, skickar MDB en systemkod (systemld), en servicekod (serviceld) samt REST-lösenordet till er organisation och gör IP-öppningar. Er organisation behöver dessa uppgifter för att testa Suomi.fi-meddelanden i QA-miljön. 

Slutför i detta skede planeringen hur ni tänker använda Suomi.fi-meddelanden. Ta vid behov stöd från beskrivningarna på sidan Funktioner.

Definiera noggrant det meddelandeinnehåll som ni kommer att skicka till Suomi.fi-meddelanden. Det är skäl att satsa på innehållet i meddelanden som delas ut både elektroniskt och per papperspost så att slutresultatet är tydligt och informativt för kund som kund. Närmare information för hur meddelandeinnehållet utformas finns på sidan Formulering av elektroniska meddelanden och notifikationer.

Om er organisation har en e-tjänst, definiera dessutom hur Suomi.fi-meddelanden kommer att kopplas till den. På sidan Beaktande av förhållandet mellan Suomi.fi-meddelanden och e-tjänsten finns anvisningar för hur man skapar en smidig koppling.

När ni har gjort de affärsmässiga definitionerna för er anslutning ska ni stödja de tekniska sakkunniga i er organisation i genomförandet av integrationen eller ibruktagandet av den färdiga lösningen.

Stöd er organisations tekniska sakkunniga i ändamålsenlig testning av Suomi.fi-meddelanden. Produktionsbruket av Suomi.fi-meddelanden ska inte inledas utan omfattande testning av er anslutning.

Se särskilt till att testa slutanvändarupplevelsen. Säkerställ att det innehåll ni planerar förmedlas på rätt sätt och att det ser rimligt ut ur slutanvändarnas synvinkel. Observera bland annat:

• tjänstens namn
• det elektroniska meddelandets informativa textinnehåll
• bilagornas filnamn

Testa också i samband med TKJ-tjänsten i vilka situationer meddelandet styrs till papperspost och hur innehållet ser ut.

Närmare beskrivningar av testningen finns i fas 5 på sidan Tekniskt ibruktagandet samt på sidan Testanvisningar.

Säkerställ att ni har beaktat alla väsentliga faktorer i ibruktagandet genom att fylla i Suomi.fi-meddelanden checklista för ibruktagande (DOCX, 82,74 kB)Öppnas i ett nytt fönster..

När ert användningstillstånd har godkänts ska ni lämna in den ifyllda checklistan till MDB och ange det exakta datumet då ni tänker övergå till produktionsbruk. Anmälan görs per e-post till adressen viestit-kayttoonotot@dvv.fiÖppnas i ett nytt fönster.. Ange "Inledning av produktionsbruk" som e-postens ämnesrad och inkludera även organisationens namn.

Efter att ha kontrollerat den ifyllda checklistan skickar MDB produktionsmiljöns koder till er, varvid ni kan börja använda Suomi.fi-meddelanden för produktion.

Gör upp anvisningar och utbilda personalen i nya verksamhetsmodeller och i att använda Suomi.fi-meddelanden före det slutliga ibruktagandet. Det är viktigt att era kundrådgivare kan berätta att ni skickar e-post till Suomi.fi-meddelanden och handleder era kunder i användningen av Suomi.fi-meddelanden. Berätta för era kunder i samband med varje ärende att ni skickar beslut, dokument och andra meddelanden i ärendet via Suomi.fi-meddelanden.

För att genomföra anvisningarna och kommunikationen kan ni om ni vill utnyttja materialet på sidan Kommunikationsmaterial.

Observera att även om ibruktagandet upphör här, kräver användningen av tjänsten Suomi.fi-meddelanden kontinuerligt underhåll av er organisation. Bekanta er med era skyldigheter på sidan Administrativt underhåll.