Suomi.fi-meddelanden är en kommunikationskanal mellan organisationen och kunden. Genom tjänsten kan organisationen skicka meddelanden, handlingar och beslut till privatpersoner, företag, föreningar och sammanslutningar. Organisationen kan också, om den så önskar, ta emot meddelanden från sina kunder.
Organisationer som omfattas av användningsskyldigheten ska i första hand skicka delgivningar via Suomi.fi-meddelanden. Utöver delgivningar kan tjänsten användas för många olika former av kundkommunikation.
Vad kan organisationen skicka?
Via Suomi.fi-meddelanden kan organisationen exempelvis skicka:
beslut
begäranden om utredning
handlingar som anknyter till handläggningen av ett ärende
bokningsbekräftelser
påminnelser
meddelanden om hur handläggningen av ett ärende framskrider
betalningsanvisningar
fakturor
servicerådgivning
andra meddelanden riktade till kunden.
Till meddelandena kan även bifogas handlingar och bilder som hänför sig till handläggningen av ärendet.
Vad kan organisationen ta emot?
Organisationen kan ta i bruk dubbelriktad kommunikation. Då kan kunderna skicka meddelanden, handlingar och andra uppgifter som hänför sig till handläggningen av ett ärende till organisationen.
Möjligheten för kunden att svara kan utnyttjas till exempel när kunden ombeds lämna kompletterande utredningar eller bilagor.
Vad kan inte skickas via Suomi.fi-meddelanden?
Suomi.fi-meddelanden är avsedda för kommunikation mellan organisationen och kunden.
Tjänsten är inte avsedd för:
allmänna informationsmeddelanden
marknadsföring
reklam
intern kommunikation inom organisationen
informationsutbyte mellan myndigheter.
Suomi.fi-meddelanden är inte heller rätt kanal i akuta situationer eller situationer som kräver snabba åtgärder.
Exempel på hur tjänsten kan användas
Sätten att använda Suomi.fi-meddelanden varierar beroende på organisationens uppgifter och verksamhetsområde. Nedan presenteras allmänna exempel som lämpar sig för många olika tjänster. Olika typer av meddelanden kan användas i olika skeden av samma serviceprocess.
Dessutom finns det på de sektorsspecifika anvisningssidorna exempel på hur Suomi.fi-meddelanden kan utnyttjas i olika myndigheters tjänster och processer:
Organisationer inom den offentliga förvaltningen som omfattas av användningsskyldigheten ska i första hand skicka delgivningar enligt förvaltningslagen via Suomi.fi-meddelanden. Delgivningen kan ske som vanlig delgivning eller som bevislig delgivning.
Delgivningar kan till exempel vara:
beslut
underrättelser
kallelser
uppmaningar att komplettera en ansökan eller utredning
inspektionsberättelser
ankomstanmälningar för handlingar
uppskattningar av tidpunkten för meddelande av beslut
andra handlingar som påverkar handläggningen av ett ärende.
Syftet är att säkerställa att den berörda parten officiellt och på ett tillförlitligt sätt får information om ett ärende som gäller honom eller henne, så att parten kan utöva sina rättigheter, lämna sin utredning eller vidta nödvändiga åtgärder.
Fördelarna är snabb leverans, spårbarhet och säkerhet. Organisationen sparar både administrativa kostnader och portokostnader.
Med hjälp av elektroniska meddelanden kan organisationen informera slutanvändaren om hur handläggningen av ett ärende framskrider och om aktuella händelser som anknyter till ärendet.
Till exempel:
mottagningsbekräftelse
meddelande om att ett ärende har anhängiggjorts
information eller meddelanden om hur handläggningen framskrider.
Målet är att kunden får fortlöpande information om hur ärendet framskrider. På så sätt hålls kunden uppdaterad utan att behöva kontakta organisationen separat för att fråga om ärendets status.
Fördelen är en tjänst som skapar mervärde och som lämpar sig särskilt väl för elektronisk ärendehantering. När kunden vet hur ärendet framskrider minskar belastningen på kundservicen samtidigt som transparensen i handläggningsprocessen och förtroendet för organisationens verksamhet stärks.
Suomi.fi-meddelanden kan användas för proaktiv kundkommunikation. Med hjälp av förutseende meddelanden kan kunden informeras om kommande förändringar, tidsfrister eller andra situationer som kräver åtgärder eller som kunden bör känna till i förväg. På så sätt får kunden den information som behövs vid rätt tidpunkt och kan förbereda sig för kommande händelser.
Till exempel:
påminnelse om en kommande tidsfrist
påminnelse om att giltighetstiden för ett tillstånd, avtal eller en registrering håller på att löpa ut
påminnelse om behov av förnyelse
påminnelse om saknade bilagor eller behov av att komplettera en ofullständig ansökan
påminnelse om en tidsbokning
förhandsinformation om en ansökningsomgång som öppnas
information till en avgränsad målgrupp om förändringar i en tjänst.
Målet är att kunden får aktuell information om kommande förändringar, tidsfrister eller andra frågor som påverkar verksamheten. Genom proaktiv kommunikation kan kunden förbereda sig på kommande förändringar och vidta nödvändiga åtgärder i tid.
Fördelen är en kundorienterad tjänst som skapar mervärde och stöder smidig ärendehantering i en elektronisk kanal. Kunden kan förutse kommande förändringar och agera i rätt tid. Detta minskar antalet missade åtgärder och överskridna tidsfrister. Samtidigt minskar belastningen på organisationens kundservice.
Organisationen kan skicka meddelanden till kunderna som stöder en smidig handläggning av ärenden och som kan kräva åtgärder eller respons från kunden.
Till exempel:
bokningsbekräftelser
begäranden om tilläggsuppgifter
begäranden om kontroll eller komplettering av uppgifter
fakturor och betalningsanvisningar
kvitton och betalningsbekräftelser
begäranden om att godkänna, bekräfta eller uppdatera uppgifter
avhämtningsaviseringar
andra instruktioner som hänför sig till handläggningen av ett ärende samt servicerådgivning.
Målet är att slutanvändaren får den information, de anvisningar och de förfrågningar som behövs i rätt tid, så att han eller hon kan agera på det sätt som situationen kräver. På så sätt framskrider ärendehanteringen smidigt, effektivt och utan onödiga fördröjningar.
Fördelen är att kunden på ett tillförlitligt sätt får all väsentlig information för att kunna sköta sitt ärende via en och samma kanal. Meddelandena är lätta att hitta och tillgängliga när kunden behöver dem. Detta minskar osäkerheten, gör det enklare att uträtta ärenden och bidrar till en smidig kundupplevelse.
