Kartoita hyöty

Julkinen hallinto ja muut toimijat ylläpitävät ja tuottavat jatkuvasti valtavasti tietoa. Eri organisaatiot kuitenkin usein keräävät kansalaisilta täsmälleen samoja tietoja yhä uudelleen.

Suomi on sitoutunut EU:ssa siihen, että viranomainen kysyy samoja tietoja kansalaisilta ja yrityksiltä vain yhden kerran. Tähän viitataan termillä once-only principle, eli kysy vain kerran.

Tiedon tuottaminen, kerääminen, hallinnointi ja ylläpito maksavat. Kerran kerätylle tiedolle voikin ajatella syntyvän lisää arvoa joka kerta, kun sitä käytetään uudelleen. Kun tietoa jaetaan ja uudelleen käytetään organisaatioiden välillä, lisää arvoa syntyy koko yhteiskunnan tasolla.

Tieto tulisi kerätä vain kerran ja sen jälkeen jakaa ja käyttää yhteisesti. 

Kun organisaatiosi jakaa tietoa muiden kanssa, se

• edistää hyvän hallinnon ja julkisuusperiaatteen toteutumista
• sujuvoittaa palveluita ja päätöksentekoprosesseja
• vähentää päällekkäistä työtä ja säästää resursseja.

Tietojen hyödyntämistä eri organisaatioiden välillä hankaloittaa se, että usein tietoja on tallennettu ja kuvattu eri tekniikalla, eri muodoissa ja eri logiikalla. Tiedosta ei myöskään aina ole saatavilla riittäviä kuvauksia. Voi myös olla, että organisaation toimintatavat tai lait eivät mahdollista tiedon jakamista.

Jotta tietoja voi hyödyntää sujuvasti eri organisaatioiden välillä, täytyy tietojen olla yhteentoimivia 

• semanttisesti
• teknisesti
• oikeudellisesti
• organisatorisesti.

Nämä yhteentoimivuuden neljä tasoa perustuvat EU:n Eurooppalaisiin yhteentoimivuusperiaatteisiin (EUR-Lex)Avautuu uuteen ikkunaan..

Tutustu myös EU:n Yhteentoimiva Eurooppa -portaaliin (englanniksi)Avautuu uuteen ikkunaan..

Organisaatiosi voi

1. avata julkista tietoa vapaasti kenen tahansa hyödynnettäväksi
2. jakaa tietoa valituille kumppaneille hallitusti ja tietoturvallisesti
3. hyödyntää muiden organisaatioiden tuottamaa tietoa omissa palveluissaan.

Organisaatiosi joutuu todennäköisesti myös

1. kuvaamaan joidenkin tietovarantojensa metatiedot muiden organisaatioiden saataville
2. kuvaamaan hyödyntämänsä metatiedot (kuten käsitteet) yhteiskäyttöisillä työkaluilla.

Organisaatiolla voi olla, ja yleensä onkin, useita rooleja samanaikaisesti. Oppaan etusivulla voit valita, mihin rooleihin haluat ohjeet.

Koko yhteiskunta hyötyy, kun avaat tietojasi muiden käytettäväksi. Tiedon avaamisesta on usein myös suoraan mitattavaa hyötyä organisaatioillesi.

Kun avaat tietojasi avoimena datana,

• vältät erillisten tietopyyntöjen käsittelyt
• säästät aikaa ja rahaa
• parannat tietojen laatua
• teet organisaatiosi työstä tärkeämpää yhteiskunnalle
• voit edistää organisaatiosi tiedonhallinnan strategisia tavoitteita.

Viranomaisilla on velvollisuus avata joitakin tietoaineistojaan. Saat tarkempaa tietoa velvoitteista sivulta Huomioi lait ja säädökset.

Huomioi, että tiedon avaamiseen liittyy myös erityisiä riskejä. Lue riskeistä tarkemmin sivulta Arvioi ja hallitse riskejä.

Kansalliset ratkaisut tiedon avaamiseen

Koko yhteiskunta hyötyy, kun jaat tietojasi muille organisaatioille. Tiedon jakamisesta on usein myös suoraan mitattavaa hyötyä organisaatioillesi.

Kun jaat tietoja muille organisaatioille, voit esimerkiksi

• saada tuloja lupa- ja käyttömaksujen muodossa
• edistää tiedonjakamiseen liittyviä kumppanuuksia.

Huomioi, että viranomaisilla on velvollisuus jakaa joitakin tietoaineistojaan. Saat tarkempaa tietoa velvoitteista sivulta Huomioi lait ja säädökset.

Kansalliset ratkaisut tiedon jakamiseen

Kun hyödynnät muiden tuottamaa tietoa:

• säästät rahaa, kun et joudu keräämään tietoa itse
• säästät kansalaista antamasta samaa tietoa moneen kertaan eri viranomaisille
• keskität resurssisi tuottamaan palvelua, et tiedonkeruuseen
• voit varmistua, että tieto on ajan tasalla eri tietojärjestelmien välillä.

Kansalliset ratkaisut tiedon hyödyntämiseen

Organisaatioiden tuottamia ja hallinnoimia tietoaineistoja kuvaillaan metatiedoilla, eli tiedolla tiedosta.

Toimiva tiedon kiertotalous vaatii, että metatiedoista on olemassa yhteisesti sovitut määritelmät ja jäsennykset.

Kun organisaatiot kuvaavat ja jäsentävät metatietojaan yhteisillä menetelmillä ja työkaluilla

• tieto yhteiskunnassa säilyy eheänä ja yhteentoimivana
• tiedon tietoturvallinen ja käyttöoikeuksien mukainen käsittely varmistetaan
• tiedon lähettäjä ja vastaanottaja voivat ymmärtää tiedon samalla tavalla
• tieto on löydettävissä yhdessä sovituilla hakuehdoilla ja -mekanismeilla
• tietojenkäsittelyn oikeudellinen luotettavuus paranee, kun tiedoista on olemassa yhdenmukaiset tulkinnat
• tiedon elinkaari on helpompi hallita.

Kun organisaatio voi hyödyntää yhteisiä tietorakenteiden kuvauksia

• käsitteiden ja tietorakenteiden kuvailun kulut pienenevät
• tiedon hyödyntäminen, kuten sovelluskehitys, nopeutuu ja rahaa säästyy.

Kansalliset ratkaisut tiedon yhteentoimivuuden edistämiseen