Hanki yleiskuva tiedonhallinnasta

Tällä sivulla kerrotaan yleisellä tasolla, mitä osa-alueita organisaation tietojen ja tietoja käsittelevien järjestelmien kartoittamiseen liittyy.

Ota ensin selvää, millaista tietoa oma organisaatiosi tuottaa ja ylläpitää. 

Hyödynnä jo tehdyt selvitykset: 

• Organisaatiosi tiedonhallintamalli kertoo millaista tietoa tietoa organisaatiossasi käsitellään ja miten sitä käsitellään. 
• Tiedonohjaus- ja arkistonmuodostussuunnitelmat puolestaan kuvaavat sekä organisaation substanssiin että hallintoon liittyvät tiedot. Ne kertovat myös tiedon julkisuudesta, henkilötietoluonteesta ja säilytysajasta.
• Organisaatiosi kokonaisarkkitehtuurityössä on tuotettu toimintaa, tietoa, tietojärjestelmiä ja teknologioita sekä digitaalista turvallisuutta kuvaavaa dokumentaatiota.  
• Tietoa on voitu kartoittaa aiemmin myös esimerkiksi riskienhallinnan tai laadunarvioinnin yhteydessä.

Jos organisaatiosi on vasta alkanut kartoittaa omaa tiedonhallintaansa, priorisoi työtä aloittamalla tärkeimmistä aineistoista. Niitä voivat olla esimerkiksi ne tiedot, joille jo tiedät olevan kysyntää tai joiden jakamiseen tai avaamiseen organisaatiollasi on velvoite. 

Katso kokonaisarkkitehtuuriin liittyvät hyvät käytännöt Kokonaisarkkitehtuuri toiminnan kehittämisessä -oppaasta.

Voit lukea tietoaineistojen tunnistamisesta tarkemmin Tiedon jakamisen toimintamallista (avoindata.fi)Avautuu uuteen ikkunaan..

Kartoita, mitä tietoa organisaatiosi tarvitsee toiminnassaan.

Tarvitsetteko esimerkiksi

• väestötietoja palveluittenne tuottamiseen
• paikkatietoja toimintanne kehittämiseen
• tilastotietoja päätöksentekonne tueksi?

Lue tietojen löytämisestä tarkemmin sivulta Kartoita tiedon lähteet.

Kun kartoitat organisaatiosi hallussa olevia tietoja, selvitä samalla tietojen julkisuusaste. 

Tiedot voivat olla:

• julkisia
• harkinnanvaraisesti annettavia  
• salassa pidettäviä.

Huomioi erityisesti, mitkä tietoaineistoista sisältävät henkilötietoja. Henkilötietoihin liittyy erityisiä velvoitteita, kuten tietosuoja-asetus (GDPR) ja julkisuuslaki.

Hanki yleiskuva organisaatiosi käyttämistä tietojärjestelmistä ja prosesseista, joilla tietoa siirretään eri järjestelmien välillä. Jos mahdollista, hanki itsellesi järjestelmien dokumentaatio.

Selvitä myös, miten ja missä tietojärjestelmissä olevan tiedon rakennetta on kuvailtu. Millaisia sanastoja, koodistoja ja tietomalleja on käytetty?

Selvitä, siirretäänkö tietoa järjestelmissä

• yksittäisinä tiedostopaketteina, esimerkiksi CSV- tai JSON-muodossa
• ohjelmointirajapinnan eli niin kutsutun APIn kautta (Application Programming Interface).

Selvitä, onko organisaatiosi tietoja kuvattu ja missä kuvaukset on julkaistu.

Jotta tieto olisi helpompi löytää, ymmärtää ja hyödyntää, pitää tieto olla kuvattu. Tieto on kuvattu, kun siitä on julkaistu sitä kuvaavat ja määrittelevät metatiedot. Tärkeää on myös se, että tiedon kuvaukset on julkaistu sellaisessa paikassa, josta tiedon tarvitsijat löytävät ne.

Huomioi, että julkisen sektorin toimijoilla on myös velvollisuus kuvata tietyt tietonsa. Lue tietojen kuvaamisen velvollisuuksista sivulta Huomioi lait ja säädökset.

Lue tiedon kuvaamisen tarkemmat ohjeet ja tutustu työkaluihin sivulla Kuvaa tiedot.