Tietosuoja
Suomi.fi-valtuuksien asiakas- ja yhteyshenkilörekisterin sekä virkailijatoimintojen tietosuojaseloste
Digi- ja väestötietovirasto ylläpitää Suomi.fi-valtuuksien asiakas-, yhteyshenkilö- ja virkailijarekisteriä. Rekisterissä on tiedot Suomi.fi-valtuuksien käyttäjäorganisaatioista ja niiden edustajista sekä kirjallisia valtuushakemuksia käsittelevistä asiakaspalvelijoista eli virkailijoista. Rekisterin tietoja käytetään edellä mainittujen henkilöiden yksilöimiseen sekä käyttöoikeuksien, asiakassuhteen ja palvelun hoitamiseen, hallintaan ja kehittämiseen.
1. Rekisterin nimi
Suomi.fi-valtuuksien asiakas- ja yhteyshenkilörekisteri, virkailijatoimintojen rekisteri sekä hallintakäyttöliittymän tapahtumatietorekisteri
2. Rekisterinpitäjä ja yhteyshenkilöt
Digi- ja väestötietovirasto
Lintulahdenkuja 2, 00530 Helsinki
PL 123, 00531 Helsinki
Puhelin (vaihde) 02 9553 6000, sähköposti kirjaamo(a)dvv.fi
Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa:
Tuuli Krekelä, johtava asiantuntija, palveluomistaja (Suomi.fi-valtuudet)
Lintulahdenkuja 2, 00530 Helsinki
Puhelin (vaihde) 02 9553 6000, sähköposti kirjaamo(a)dvv.fi
3. Tietosuojavastaava
Puhelin (vaihde) 02 9553 6000, tietosuoja@dvv.fi
4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste
Rekisteri on Suomi.fi-valtuuksien asiakas- ja yhteyshenkilörekisteri, virkailijatoimintojen rekisteri sekä Suomi.fi-valtuuksien hallintakäyttöliittymän tapahtumatietorekisteri. Digi- ja väestötietovirasto tuottaa Suomi.fi-valtuuksia hallinnon yhteisistä sähköisen asioinnin tukipalveluista annetun lain (571/2016) 3 ja 4 §:n nojalla. Digi- ja väestötietovirasto käsittelee rekisterin tietoja lakisääteiseen tehtäväänsä liittyen.
Rekisterin tietoja käytetään henkilöiden yksilöimiseen sekä käyttöoikeuksien, asiakassuhteen ja palvelun hoitamiseen, hallintaan ja kehittämiseen. Rekisterin tietoja käsitellään myös palvelussa käsiteltävien henkilötietojen suojaamiseksi ja tietoturvallisuuden varmistamiseksi, virhetilanteiden selvittämiseen, häiriötiedottamista ja muuta tiedottamista varten sekä mahdollisten väärinkäytösten ja tietosuojaloukkausten selvittämiseen.
Lisäksi tietoja voidaan käyttää myös Suomi.fi-palvelujen käytön määrän ja kustannusten seurantaan sekä tilastointitarpeisiin.
Digi- ja väestötietoviraston käyttöpalvelutoimittaja Valtori ja sen alihankkijat huolehtivat Suomi.fi-palveluiden rekisterien käyttöpalveluista.
5. Henkilötietojen säilytysaika
Suomi.fi-valtuuksien hallintakäyttöliittymän tapahtumatietorekisterin tietoja sekä virkailijatoimintojen käyttäjätietoja säilytetään viisi (5) vuotta. Digi- ja väestötietovirasto on tapahtumatietojen osalta arvioinut, että viiden (5) vuoden säilytysaika on tarpeellinen, kun huomioidaan yleisimmät henkilötietojen käsittelyyn liittyvien rikosten vanhentumisajat ja virkarikoksen vanhentumisaika, joka on viisi vuotta.
6. Rekisterin tietosisältö
Rekisterissä on
- tiedot Suomi.fi-valtuuksien käyttäjäorganisaatioista ja asiointipalveluista sekä niiden työntekijöistä, joilla on käyttöoikeudet asiointipalvelunsa sääntömoottoriin
- tiedot virkailijatoimintojen virastokohtaisia käyttöoikeuksia hallinnoivista pääkäyttäjistä sekä virkailijoista eli asiakaspalvelijoista, jotka käsittelevät kirjallisia valtuushakemuksia ja tallentavat niiden perusteella valtuuksia valtuusrekisteriin
- Suomi.fi-valtuuksien hallintakäyttöliittymän tapahtumatietoja.
1. Suomi.fi-valtuuksien käyttäjäorganisaatioista ja niiden työntekijöistä tallennetaan
- käyttäjäorganisaation nimi, Y-tunnus ja yhteystiedot
- käyttäjäorganisaation Suomi.fi-valtuuksiin liittämän asiointipalvelun nimi, yksilöintitunnisteet ja kuvaus
- käyttäjäorganisaation yhteyshenkilö(t), yhteyshenkilön titteli ja asema käyttäjäorganisaatiossa sekä yhteyshenkilön yhteystiedot, puhelinnumero ja sähköpostiosoite
- käyttäjäorganisaation käyttäjä(t) sekä käyttäjän titteli ja asema organisaatiossa, yhteystiedot, puhelinnumero ja sähköpostiosoite
- muita asiakkuuden hoitamisen tai kehittämisen kannalta olennaisia tietoja.
Digi- ja väestötietoviraston pääkäyttäjistä tallennetaan nimi ja henkilötunnus.
2. Virkailijatoimintoihin liittyen tallennetaan
- virastokohtaisen pääkäyttäjän nimi ja henkilötunnus
- tavallisesta virkailijakäyttäjän nimi ja henkilötunnus
- valtuuden vahvistaja: Kun virkailija tallentaa valtuuden valtuusrekisteriin, kyseinen virkailija tallennetaan aina valtuuden vahvistajaksi. Virkailijasta tallennetaan valtuuden yhteyteen nimi ja henkilötunnus. Virkailijan tietoja ei näytetä loppukäyttäjille.
- virkailijakäyttöliittymän käytön tapahtumatietoja: kirjautumistiedot
- virkailijan tekemät toimenpiteet: valtuuden rekisteröinti tai rekisteristä poistaminen, valtuustietojen selailu.
3. Suomi.fi-valtuuksien hallintakäyttöliittymän tapahtumatietorekisteriin tallennetaan
- hallintakäyttöliittymän käyttäjän henkilötunnus
- tehty operaatio ja aikaleima:
- Digi- ja väestötietoviraston pääkäyttäjän tekemät toiminnot (uusien asiointipalvelujen lisääminen, teknisten tunnisteiden antaminen, valtuusasioiden määrittäminen, palvelukohtaisen säännöstön hallinta)
- asiakasorganisaation pääkäyttäjän tekemät toiminnot (tavallisten käyttäjien lisääminen ja muokkaaminen)
- asiakasorganisaation tavallisen käyttäjän tekemät toiminnot (puolesta-asioinnin käsittelysääntöjen muokkaaminen).
7. Säännönmukaiset tietolähteet
Tietoja saadaan käyttäjäorganisaatioiden nimettyjen yhteyshenkilöiden ja käyttäjien ilmoituksista. Hallintakäyttöliittymän käytöstä kerätään tapahtumatietoja.
Tiedot virkailijatoimintojen pääkäyttäjistä ja virkailijoista saadaan toisilta viranomaisilta, joiden kanssa Digi- ja väestötietovirasto on tehnyt sopimuksen Suomi.fi-valtuuksien asiakaspalvelutehtävien hoitamisesta.
8. Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Rekisterinpitäjä voi luovuttaa asiakas- ja yhteyshenkilörekisterin tietoja
- käyttäjäorganisaatiolle käyttäjäorganisaatiota, sen liittämää asiointipalvelua ja käyttäjäorganisaation omia yhteyshenkilöitä ja käyttäjiä koskevia tietoja sekä välttämättömään tarpeeseen myös muita käyttäjäorganisaation asiointipalvelun käytön tai muun asioinnin yhteydessä tallennettuja tietoja
- Suomi.fi-valtuuksia käyttäneelle loppukäyttäjälle (organisaatio tai yksityishenkilö) käyttäjäorganisaatiota tai käyttäjäorganisaation yhteyshenkilöitä koskevia tietoja virheselvitystilanteissa
- poliisi-, esitutkinta- ja syyttäjäviranomaiselle sekä tuomioistuimelle rikoksen ehkäisemistä ja selvittämistä varten
- tietosuojavaltuutetulle tietosuojan valvonnan toteuttamista varten.
Rekisterinpitäjä voi, jollei viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain 11 tai 12 §:stä muuta johdu, luovuttaa palvelun käytöstä tallennettuja tietoja
- henkilölle, jonka tukipalvelun käytöstä tai muusta asioinnista tiedot on tallennettu
- henkilölle, jonka puolesta joku on käyttänyt tukipalvelua tai asioinut muutoin
- muuta yksilöityä tarkoitusta varten, jos henkilö, jonka tukipalvelun käytöstä tai muusta asioinnista tiedot on tallennettu, on antanut luovuttamiseen nimenomaisen suostumuksensa.
Tietoja voidaan luovuttaa myös tilastoina tai muutoin siten, että yksittäiset henkilöt eivät ole tunnistettavissa.
Lisäksi tietoja voidaan muutoin luovuttaa lain nojalla.
9. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Henkilötietoja ei luovuteta EU-/ETA-alueen ulkopuolelle.
10. Rekisterin suojauksen periaatteet
Tietoaineisto on suojattu tietoturvallisuudesta ja pääsynhallinnasta huolehtien.
Rekisteri ei sisällä manuaalista aineistoa. Selvitystilanteissa mahdollisesti muodostuva manuaalinen aineisto on suojattu tietoturvallisuudesta huolehtien kulunvalvonnalla suojatuissa, lukituissa tiloissa.
Rekisterin tietojen käsittely on mahdollista vain henkilöille, joiden tehtäviin se kuuluu. Tietojen käsittelystä tallennetaan lokitietoa.
11. Automaattinen päätöksenteko ja profilointi
Henkilörekisterin tietojen perusteella ei suoriteta automaattista päätöksentekoa tai profilointia.
12. Rekisteröidyn oikeudet
Tarkastusoikeus
Sinulla on oikeus pyytää pääsyä itseäsi koskeviin henkilötietoihin eli tarkastaa henkilörekisteriin talletetut tietosi. Omien tietojen tarkastuspyynnön voit lähettää Digi- ja väestötietoviraston kirjaamoon. Varaudu todistamaan henkilöllisyytesi.
Saat tarvitsemasi tiedot kuukauden kuluessa. Jos tietoja ei pystytä perustellusta syystä toimittamaan tässä ajassa, Digi- ja väestötietovirasto voi jatkaa määräaikaa enintään 2 kuukaudella. Tässä tapauksessa saat siitä ilmoituksen.
Oikeus vaatia tiedon korjaamista
Sinulla on oikeus pyytää henkilötietojesi korjaamista. Tee pyyntö kirjallisesti rekisterin yhteyshenkilölle (kohta Rekisterinpitäjä ja yhteyshenkilöt). Korjauspyynnössä sinun tulee mainita oikaistava tieto ja sen tarkka muutos tai rekisteriin täydennettävät tiedot. Henkilöllisyytesi tarkistetaan pyynnön yhteydessä.
Henkilötietojen käsittelyyn liittyvät rekisteröidyn oikeuksien rajoitukset
Rekisteröidyllä ei ole oikeutta pyytää tietojensa poistamista, koska tietojen käsittely perustuu lakiin. Tästä syystä rekisteröidyllä ei myöskään ole oikeutta vastustaa henkilötietojensa käsittelyä tai oikeutta saada tietojaan siirretyksi toiseen järjestelmään. Henkilötietojen käsittelyä ei myöskään voi pyytää rajoittamaan.
13. Rekisteröidyn valitusoikeus valvontaviranomaiselle
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle henkilötietojen käsittelyyn liittyen. Lisätietoa rekisteröidyn valitusoikeudesta löydät tietosuojavaltuutetun ohjeista.Avautuu uuteen ikkunaan.
Muut asiaan liittyvät tietosuojaselosteet
Puolesta-asiointioikeuden tarkastuksen tapahtumatietorekisteri:
Valtuusrekisteri: