Suomi.fi-viestit tietopyynnöissä
Tietopyynnöt etenevät kuusivaiheisen ydinprosessin mukaisesti, jota mukautetaan pyyntötyypin ja aineiston perusteella. Suomi.fi-viestit tukee vahvaa tunnistautumista, tarkennuksia ja tiedoksiantoa teknisten reunaehtojen salliessa.
Organisaatio vastaa luokittelusta, reitityksestä, käsittelystä ja arkistoinnista. Suuret tai erityismuotoiset aineistot voivat edellyttää muuta toimitustapaa.
Suomi.fi-viestit tietopyynnöissä
Tietopyynnöt noudattavat yhteistä ydinprosessia, mutta niiden sisältö, asiointikanavat, vastuut ja päätöksenteko vaihtelevat pyyntötyypin, sovellettavan sääntelyn ja alueellisten käytäntöjen mukaan. Malli kuvaa yhteisen perustan ja mahdollistaa paikalliset tarkennukset.
Lähtökohtaisesti Suomi.fi-viesteillä
Omat asiakas- ja potilastiedot
Henkilö pyytää itseään koskevia asiakas- tai potilasasiakirjoja. Asiakas käyttää Suomi.fi-viestejä vahvasti tunnistautuneena. Valtuutus ja toimitustapa tarkistetaan erikseen.
Keskeinen rajoite: Kuva-aineistot ja suuret tiedostot voivat vaatia rinnakkaisen kanavan.
Rajatusti Suomi.fi-viesteillä
Lokitiedot ja GDPR-tarkastuspyynnöt
Pyynnöt koskevat lokitietoja tai omien tietojen käsittelyn selvittämistä. Selvittäminen vaatii useita tietolähteitä ja asiantuntija-arviointia (tietosuojavastaava apuna).
Keskeinen rajoite: Pitkän ajanjakson koosteet voivat ylittää Suomi.fi-viestien postilaatikon kiintiön.
Julkisuuslain mukaiset tietopyynnöt
Julkisuuslain mukaiset pyynnöt esim. hankinta-, rekrytointi- ja hallintoasiakirjoja koskevat pyynnöt. Kulkevat usein kirjaamon tai asianhallinnan kautta.
Keskeinen rajoite: Laajat kokonaisuudet ja salassa pidettävien tietojen erottelu vaativat käsittelyä.
Ei suositella Suomi.fi-viestejä
Ulkopuolisten organisaatioiden pyynnöt
Viranomaisten, vakuutusyhtiöiden ja muiden toimijoiden väliset pyynnöt. Kulkevat usein erillisissä kanavissa, merkittävää vaihtelua organisaatioittain eivätkä sovellu malliin.
Keskeinen rajoite: Suomi.fi-viestien käyttöä ei suositella, koska viestit tarkoitettu henkilöasiakkaiden kanavaksi.
Aineiston koko ja muoto voivat muuttaa toimitustavan
Pitkältä ajalta kootut tiedot, useiden järjestelmien aineistot, kuva-aineistot tai muut suuret ja erityismuotoiset tietomäärät edellyttävät manuaalista keruuta ja voivat ylittää Suomi.fi-viestien liitteen 10 Mt kokorajoitteet. Asiakas ei aina voi vaikuttaa toimitustapaan, vaan vaatimukset, aineiston koko sekä tekniset rajoitteet ohjaavat ratkaisua.
Suomi.fi‑viestit toimivat ensisijaisena kanavana omien tietojen pyyntötyypeissä sekä osin GDPR-pyynnöissä. Muut polut voivat hyödyntää Suomi.fi-viestejä, mutta tarvitsevat myös rinnakkaisia kanavia.
Suomi.fi-viestit yhteisessä tietopyyntöprosessissa: yhteinen kuusivaiheinen prosessi
1. Vireilletulo ja vastaanotto
- Pyyntö saapuu eri kanavista (lomake, Suomi.fi-viestit, sähköposti tai kirje).
- Suomi.fi-viesteissä asiakas käyttää palvelua vahvasti tunnistautuneena.
- Kirjaamo kirjaa pyynnön ja tarkistaa valtuutuksen sekä pyyntötyypin.
- Pyyntö reititetään eteenpäin asian tyypin perusteella.
Suomi.fi-viestien hyödyntäminen
Asiakas käyttää Suomi.fi-viestejä vahvasti tunnistautuneena. Sähköinen asiointi auttaa tuomaan pyyntöihin selkeää rakennetta. Pyyntö välittyy käsittelyyn yhdenmukaisessa muodossa.
2. Ohjaus
- Pyyntö luokitellaan ja vastuuyksikkö määritellään.
- Pyynnön sääntelyperusta tunnistetaan: GDPR, julkisuuslaki tai muu.
- Pyyntö ohjataan asian oikealle käsittelijälle.
3. Tarkennukset ja lisäselvitykset
- Sisältö varmistetaan ennen tarkempaa käsittelyä.
- Epäselvät, laajat tai väärälle lomakkeelle tulleet pyynnöt tarkennetaan.
- Pyynnöstä mahdollisesti puuttuvat lisätiedot pyydetään.
Suomi.fi-viestien hyödyntäminen
Lisätiedot voidaan hoitaa samassa asiointiketjussa helpottaen seurantaa, jos organisaatio on mahdollistanut viestien vastaanoton.
4. Aineiston kokoaminen
- Tietoa kootaan useista järjestelmistä ja arkistoista. Tietoa haetaan usein myös manuaalisesti.
- Järjestelmätoimittajat tukevat tarvittaessa aineiston kokoamisessa.
- Tietoja tarkistetaan ja yhdistellään vastaamaan pyyntöä.
5. Luovutusarviointi ja vastaus
- Luovutettavuus arvioidaan juridisesti.
- Vastaus muodostetaan: tiedot luovutetaan kokonaan, osittain tai ei lainkaan.
- Asiakastiedot voivat edellyttää asiantuntija-arviota luovutuksesta.
- Kielteisessä ratkaisussa valmistellaan päätös sekä perusteet.
6. Toimitus, dokumentointi ja päättäminen
- Toimitustapa määräytyy valinnan, aineiston koon, tietotyypin ja teknisten rajojen mukaan.
- Luovutus kirjataan ja asia suljetaan.
- Muutoksenhaku käynnistyy tarvittaessa.
Suomi.fi-viestien hyödyntäminen
Sähköinen toimitus reunaehtojen salliessa. Toimitus nopeutuu ja postituksen tarve vähenee.
Suomi.fi-viestien avulla asiakkaalle korostuvat selkeä ohjaus ja odotusten hallinta. Muut vaiheet sekä sisäinen reititys, käsittely ja arkistointi kuuluvat organisaatiolle.
Suomi.fi-viestien käyttöönotossa erotetaan viestikanava ja käsittelyvastuu
Yhteinen toimintaperiaate: Suomi.fi-viestit toimii ensisijaisena, turvallisena viestikanavana teknisten reunaehtojen salliessa. Käsittelevä organisaatio vastaa prosessista, integraatioista, aineiston käsittelystä, reitityksestä ja arkistoinnista sekä määrittää tarvittavat vaihtoehtoiset toimitustavat.
Mitä Suomi.fi-viestit mahdollistaa?
1. Vahvasti tunnistettu asiointi
Asiakas käyttää palvelua vahvasti tunnistautuneena joko omien asioiden hoitoon tai toisen puolesta asiointiin.
2. Kaksisuuntainen asiointiketju
Tarkennukset ja lisätiedot voidaan hoitaa samassa viestiketjussa, jos organisaatio on mahdollistanut viestien vastaanoton.
3. Sähköinen vastaus ja tiedoksianto
Vastaus tai päätös voidaan toimittaa Suomi.fi-viesteillä. Tiedoksianto voidaan lain mukaan toteuttaa sähköisesti. Liitteiden yhteiskoko on enintään 10 Mt.
Mitkä asiat käsittelevä organisaatio ratkaisee?
- Käsittely ja reititys: luokittelu, vastuut ja sisäinen ohjaus.
- Integraatio ja vastaanotto: saapuvien viestien kohdistus, asian tunnisteet ja automaatio riippuvat toteutuksesta.
- Arkistointi: asianhallinta ja asiakirjojen säilytys.
- Rinnakkaiset kanavat: suuret tai erityismuotoiset aineistot toimitetaan tarvittaessa muulla tavalla.
- Paikallinen toimintamalli: roolit, poikkeukset ja käytännöt täsmennetään organisaatiossa.
Suomi.fi-viestit on turvallinen viestintäkanava tietopyyntöprosessin tueksi. Se soveltuu pyyntöjen tarkentamiseen ja turvalliseen asiakirjojen toimittamiseen vahvasti tunnistautuneelle asiakkaalle – ei asian käsittelyyn, reititykseen tai arkistointiin.