Suomi.fi-viestit sosiaalihuollossa

Digi- ja väestötietovirasto (DVV) on laatinut yhdessä hyvinvointialueiden sosiaalihuollon asiantuntijoiden kanssa esimerkkikuvauksia Suomi.fi-viestien hyödyntämisestä sosiaalihuollon asiankäsittelyprosesseissa.

Kuvauksessa on esitelty palveluiden toimintaprosessit sekä asiakastietojärjestelmässä huomioitavia hyvinvointialueiden käyttäjätarpeita sosiaalihuollon palveluissa.

Kuva: Suomi.fi-viestit sosiaalipalveluissa - järjestelmän tarjoama tuki

Näytä kuva suurempana

Suomi.fi-viestit sosiaalipalveluissa – järjestelmän tarjoama tuki

Tapausesimerkki 1

1. Järjestelmä tunnistaa mikä asia tai kelle se kuuluu, ja nostaa esimerkiksi tehtäväksi tai muuten ilmoittaa käyttäjän uudesta ilmoituksesta
2. Ammattilainen avaa ilmoituksen tai hakemuksen
3. Järjestelmä tutkii, voiko ilmoittajalle lähettää viestin
4. Järjestelmä avaa ammattilaiselle dialogin, jossa voi hyväksyä tai hylätä kuittausviestin lähetyksen
5. Järjestelmä näyttää ammattilaiselle viestin statuksen (lähetetty)

Asiakastietojärjestelmän pitäisi näyttää ja hälyttää esim. saapuneet viestit tai todisteellisten tiedoksiantojen kuittaukset

Tapausesimerkki 2

1. Ammattilainen pyytää lisätietoja Suomi.fi-viestillä
2. (Ammattilainen valitsee viestityypin?)
3. Ammattilainen lisää viestiin liitteitä
4. Ammattilainen lähettää viestin
5. Järjestelmä näyttää ammattilaiselle viestin statuksen (lähetetty)
6. Järjestelmä hälyttää kun asiakas vastaa viestiin

Tapausesimerkki 3

1. Päätös tai asiakirja valmistuu
2. Järjestelmä huomaa merkitsemisen valmiiksi
3. Järjestelmä ehdottaa viestin tyyppiä asiakirjan perusteella
4. Järjestelmä tarjoaa lähettämisen vastaanottajiksi asianosaisia
5. Järjestelmä tarjoaa oletuslähetystavat asianosaisille (Suomi.fi-viestit, jos käytössä asiakkaalla)
6. Järjestelmä tarjoaa mahdollisuuden poistaa ja lisätä vastaanottajia
7. Ammattilainen tekee tarvittavat muutokset ja hyväksyy lähettämisen
8. Järjestelmä näyttää ammattilaiselle viestien statuksen (lähetetty)

Viestinnän statuksen täytyy olla ammattilaiselle selvästi nähtävissä.

Tapausesimerkki 4

1. Ammattilainen lähettää todisteellisen tiedoksiannon
2. Järjestelmä näyttää ammattilaisen viestin statuksen ja lähetystavan (lähetetty sähköisesti)
3. Kun asiakas ei ole esim. yhteen (1) viikkoon kuitannut, järjestelmä hälyttää
4. Järjestelmä tarjoaa esim. paperikirjeen lähettämistä, jos edellinen oli sähköinen

Ammattilaiselle täytyy olla selvää, millä tavalla viestintä oletuksena tapahtuu.

Kuva: Suomi.fi-viestit sosiaalipalveluissa – järjestelmän tarjoama tuki: käytännön näkymä (esimerkki 1)

Näytä kuva suurempana

• Ammattilaiselle täytyy olla selvää, millä tavalla viestitään ja mahdollisuus muuttaa tätä.
• Ammattilaista on tarpeen muistuttaa, että myös muilla voi olla pääsy asiakkaan Suomi.fi-viestit-postilaatikkoon.
• Ammattilaisen täytyy voida valita kelle asiasta viestitään.

Kuva: Suomi.fi-viestit sosiaalipalveluissa – järjestelmän tarjoama tuki: käytännön näkymä (esimerkki 2)

Näytä kuva suurempana

Jos asiakkaalla on meneillään esimerkiksi turvakielto- tai huoltajuudenpurkuprosessi, viestejä ei saa lähettää. Mistä tämä näkyy? Miten varmistetaan teknisesti, ettei tapahdu vahinkoja?