Suomi.fi-viestit erikoissairaanhoidon ajanvarauksissa

Erikoissairaanhoidon ajanvarausprosessi etenee vaiheittain siitä lähtien, kun lähete saapuu yksikköön. Suomi.fi-viestit toimivat prosessin eri kohdissa tärkeänä viestintäkanavana, joka nopeuttaa tiedonkulkua ja vähentää manuaalisen työn tarvetta. Tätä prosessia voidaan hyödyntää myös suun terveydenhuollon ajanvarauksissa ja perusterveydenhuollossa soveltuvin osin. 

Käyttöönottoon valmistautuessa organisaation on hyvä määritellä yhteistyössä järjestelmätoimittajan kanssa järjestelmään tarvittavista muutoksista sekä viestien sisällöistä. Digi- ja väestötietovirasto (DVV) suosittelee, että viestisisällöt muotoillaan erikseen sähköiseen ja paperiseen jakelukanavaan.  

• Lue lisää käyttöönotosta ja sisällönmuotoilusta täältä: Käyttöönotto - Suomi.fi-viestit julkishallinnon organisaatioille - Suomi.fi kehittäjille 
• Lue lisää sähköisen viestin muotoilusta: Sähköisen viestin ja ilmoituksen muotoilu - Suomi.fi-viestit julkishallinnon organisaatioille - Suomi.fi kehittäjille
   

Kuva: Suomi.fi-viestien hyödyntäminen erikoissairaanhoidon ajanvarauksissa

Näytä kuva suurempana

Alla kuvataan Suomi.fi-viestien hyödyntäminen ajanvarauksessa vaihe vaiheelta:  

1. Ajanvarauksen tekeminen 

Kun lähete on käsitelty, ammattilainen varaa asiakkaalle ajan tutkimukseen tai hoitoon ja laatii ajanvarauskirjeen. Ajanvaraus lähetetään asiakkaalle Suomi.fi-viestien kautta.  

• Ilmoitus ajanvarauksesta ja valmistautumisohjeet toimitetaan Suomi.fi-viestillä. 
• Viestiin voidaan liittää lisäohjeita tai asiointipalveluun ohjaavia linkkejä, sekä tarvittaessa liitetiedosto. 
• Suomi.fi‑viestillä voidaan myös lähettää kutsu tai pyyntö ajanvarauksen tekemiseen, esimerkiksi seulontoihin tai tarkastuksiin liittyen. 
• Suomi.fi‑viestien postilaatikon tila voidaan tarkistaa ennen viestin lähettämistä. Tämän avulla ammattilainen voi varmistaa, mitä viestintäkanavaa kannattaa käyttää ja mikä jakelutapa on tilanteessa tarkoituksenmukaisin. 
• Sähköpostiin lähtevän ilmoituksen otsikkoa ja sisältöä on mahdollista muokata organisaation tarpeiden mukaan yhteistyössä järjestelmätoimittajan kanssa. 
• Jos hyvinvointialueella on tulostus-, kuoritus-, jakelupalvelu (TKJ) käytössä, viesti ohjautuu sen kautta tarvittaessa paperipostiin. 

2. Tieto ajanvarauksesta 

Asiakas saa ajanvarauskirjeen ja ohjeet. Kun asiakas käyttää Suomi.fi-viestejä, tiedot löytyvät keskitetysti Suomi.fi-viestien verkkopalvelusta tai mobiilisovelluksesta. Tarvittaessa asiakas voi siirtää tai perua ajanvarauksen. 

• Uudesta Suomi.fi-viestistä lähtee asiakkaalle automaattinen ilmoitus sähköpostiin. Jos asiakkaalla on käytössä mobiilisovellus ja ilmoitukset, hän saa myös push-notifikaation. 
• Jos asiakas ei ole avannut Suomi.fi-viestiä, hänelle lähetetään sähköpostiin muistutus 7 vuorokauden kuluttua lukemattomasta viestistä. 
• Viesti voidaan lukea Suomi.fi-viestien verkkopalvelussa tai Suomi.fi-mobiilisovelluksella. 
• Asiakas saa muistutuksen lukemattomasta viestistä myös, kun tunnistautuu viranomaisen sähköiseen asiointipalveluun.  
• Organisaatio voi seurata Suomi.fi-viestien tilatietoja, kuten onko viesti avattu. 

3. Valmistautuminen tulevaan käyntiin 

Asiakas toimittaa mahdolliset esitiedot ja tekee tarvittavat valmistelut ennen vastaanottoa. Ammattilainen voi tarkistaa esitiedot ennen käyntiä ja huomioida nämä tulevassa ajanvarauksessa.  

• Suomi.fi-viestissä voi olla suora linkki hyvinvointialueen asiointipalveluun, esimerkiksi ajanvarauksen hallinnointiin, esitietolomakkeelle tai valmistautumisohjeisiin. 

4. Muistutus tulevasta ajanvarauksesta 

Ennen käyntiä asiakasta voidaan muistuttaa viestillä ajanvarauksesta. 

• Suomi.fi‑viestiä voidaan käyttää muistutusviesteissä ensisijaisesti sähköisenä viestinä, koska ne eivät tavoita ajoissa paperipostin käyttäjiä.  
• Suomi.fi-viestillä voidaan lähettää muistutus myös esimerkiksi 2 vuorokautta ennen varattua aikaa. Tällöin kannattaa poistaa käytöstä lukemattoman viestin sähköposti-ilmoitus, jotta ajanvarauksesta muistuteta toteutuneen käynnin jälkeen.  
• Suomi.fi-viestit eivät tällä hetkellä mahdollista tekstiviestimuistutuksia. 

5. Käynti ja mahdollinen jatkohoito 

Asiakas saapuu valmistautuneena varatulle käynnille. Asiakas saa jatkohoito-ohjeet ja tarvittaessa uuden ajan joko paikan päällä tai Suomi.fi-viestien kautta.  

• Suomi.fi-viestillä voidaan toimittaa uuden ajanvarauksen varausvahvistus ja ohjeet.  
• Viestiin voi tarvittaessa lisätä linkin hyvinvointialueen omaan asiointipalveluun tai liitetiedoston, josta löytyy tarkempia ohjeita. 

Suomi.fi-viestien hyödyntäminen erikoissairaanhoidon ajanvarausprosessissa kuvattiin Digi ensin-hankkeessa yhteistyössä hyvinvointialueiden kanssa.