Suomi.fi-viestit - Sähköisen ajanvarausilmoituksen sisällön laadinta
Suomi.fi‑viestit tarjoavat hyvinvointialueille turvallisen ja yhdenmukaisen tavan toimittaa asiakkaille ajanvarauksiin ja hoitoon liittyviä tietoja. Tämän ohjeen tarkoituksena on auttaa hyvinvointialuetta laatimaan selkeä ja asiakkaalle helposti ymmärrettävä Suomi.fi‑viesti, joka toimii sähköisenä ilmoituksena ajanvarauksesta. Ohje käsittelee vain Suomi.fi‑viestissä loppukäyttäjälle näkyvän tekstisisällön suunnittelua ja muotoilua.
Ajanvarauskirjeen, kutsukirjeen, valmistautumis- tai saapumisohjeiden sisältö on organisaation vastuulla. Useimmat hyvinvointialueet toimittavat tarkemmat tiedot tyypillisesti Suomi.fi‑viestin liitteenä (PDF), joka täydentää viestisisältöä.
Suomi.fi‑viestin osat ja niiden tarkoitus
1. Lähettäjä ja palvelun nimi
Viestin yläosassa asiakas näkee:
- Organisaation nimi
- Palvelun nimi (esim. ajanvaraus)
Näiden perusteella asiakas tunnistaa viestin alkuperän jo ennen avaamista.
Palvelun nimi ilmoitetaan DVV:lle palvelutietolomakkeella. Jos palvelun nimeä halutaan muuttaa, se ilmoitetaan DVV:lle sähköpostitse viestit-kayttoonotot@dvv.fi
2. Viestin otsikko
Otsikon tulee olla lyhyt, kuvaava ja suoraan asiasta kertova. Otsikon tehtävänä on selkeyttää viestin tarkoitus ja ohjata vastaanottajaa avaamaan viesti. Hyvä otsikko kertoo yhdellä silmäyksellä:
- mitä asia koskee
- mitä asiakkaan odotetaan tekevän
Esimerkki otsikoinnista: Ilmoitus ajanvarauksesta
Jos viestin otsikkoon halutaan muutoksia, nämä tehdään organisaation toimesta yhteistyössä järjestelmätoimittajan kanssa.
3. Viestin tekstisisältö
Tekstiosuudessa kerrotaan asian keskeinen sisältö. Hyvä sisältö vastaa vähintään seuraaviin kysymyksiin:
- Mitä asia koskee?
- Mitä toimia asiakkaalta odotetaan?
- Missä vaiheessa prosessi on?
- Mistä löytyy lisätiedot?
(esim. linkki hyvinvointialueen omaan asiointipalveluun)
Tekstin tulee olla selkeä ja tiivis, ja johdattaa asiakas tarvittaessa yksityiskohtaisempien ohjeiden äärelle. Jos viestin tekstisisältöön halutaan muutoksia, nämä tehdään organisaation toimesta yhteistyössä järjestelmätoimittajan kanssa.
4. Liitetiedosto
Viestin mukana voidaan toimittaa erillinen liitetiedosto. Liite täydentää viestiä erityisesti silloin, kun asiakirjan sisältö on laaja, muodollisesti säännelty tai se ei sovellu kirjoitettavaksi suoraan viestin tekstikenttään. Liitetiedoston nimen tulee olla käyttäjälle ymmärrettävä, jotta hän voi päätellä liitteen sisällön jo ennen sen avaamista.
Jos asiakkaalle toimitetaan lisäohjeita ajanvarausta varten, se voidaan tehdä liitetiedoston avulla.
Hyvät käytännöt:
- liitteen nimi on kuvaava ja ymmärrettävä
- Liitetiedostolle suositellaan yksilöivää nimeä esimerkiksi “Ajanvarausilmoitus erikoissairaanhoidon poliklinikalle. Yleisluonteiset nimet, kuten “kirje” eivät yksilöi liitettä ja voivat estää tiedoston avautumisen joillain mobiililaitteilla.
Tätä mallia hyvinvointialue voi käyttää pohjana omille ajanvarausviesteilleen.
Voit lukea lisää viestin sisällön muotoilusta: Sähköisen viestin ja ilmoituksen muotoilu - Suomi.fi-viestit julkishallinnon organisaatioille - Suomi.fi kehittäjille