Användningsfall och kundberättelser
På den här sidan hittar ni exempel på hur Suomi.fi-meddelanden utnyttjas i olika organisationer och hur organisationer har dragit nytta av Suomi.fi-meddelanden.
Suomi.fi-meddelanden påskyndar leveransen av beslut om småbarnspedagogik
"Det ekologiska perspektivet är starkt. När det inte går så mycket arbetstid till postning av beslut, sparar man in på kostnaderna. Uppmärksamheten kan riktas bättre mot rätt saker."
Utöver sparad arbetstid och sparat papper gläder man sig i Tammerfors över att användarna av Suomi.fi-meddelanden får besluten betydligt snabbare. Via tjänsten får vårdnadshavarna beslutet genast, medan det tar flera dagar, ibland till och med en vecka, att få beslutet som pappersbrev. Tammerfors stads erfarenheter av att använda Suomi.fi-meddelanden inom småbarnspedagogiken beskrivs i artikel Suomi.fi-meddelanden har minskat mängden papperspost inom småbarnspedagogiken i Tammerfors betydligtÖppnas i ett nytt fönster..
Inom småbarnspedagogiken har man hittat flera användningsområden för Suomi.fi-meddelanden. Utöver beslut om platser inom småbarnspedagogiken får föräldrarna via Meddelanden i olika kommuner till exempel servicesedlar, begäranden om inkomstutredning och meddelanden som gäller barnet. I vissa fall kan användaren också via Meddelanden svara på ett meddelande hen mottagit eller inleda en ny diskussion till exempel om uppskjutning av starttidpunkten eller begäran om information. Ni kan bekanta er närmare med funktionen för att ta emot meddelanden på sidan Mottagande av meddelanden.
Tid från postning till produktivt arbete i välfärdsområdet
"Grovt uppskattat har vi sparat cirka en minut per papper som ska skrivas ut och sändas per post. När tiotusentals brev skickas ut per år har vi sammanlagt sparat ganska mycket tid."
Utöver tidsbesparingen har minskningen av rutinmässiga arbetsuppgifter enligt Siun sote påverkat de anställdas arbetshälsa, eftersom man numera också kan arbeta hemifrån och man inte längre behöver stå vid skrivaren för att skicka tidsbokningsbrev. Välfärdsområdets upplevelser som användare av Suomi.fi-meddelanden beskrivs i artikel Ibruktagandet av Suomi.fi-meddelanden minskade rutinmässiga tidsbokningsuppgifter och medförde stora tidsbesparingar i Norra Karelens välfärdsområdeÖppnas i ett nytt fönster..
Med hjälp av utskrifts-, kuverterings- och distributionstjänsten i Suomi.fi-meddelanden kan meddelandet alltid skickas elektroniskt och systemet levererar meddelandena antingen elektroniskt eller i pappersform beroende på vilken kanal mottagaren använder. Suomi.fi-meddelanden möjliggör vid behov annat innehåll i elektroniska meddelanden än i pappersbrev, varvid man i det elektroniska meddelandet kan lägga till en länk till ett formulär som fylls i i e-tjänsten och ett pappersformulär i brevet. Vi har samlat information om utskrifts-, kuverterings- och distributionstjänstens användningsmöjligheter under avsnittet Skicka papperspost.
Fördelarna med Suomi.fi-meddelanden i bruk med färdigprogram
"Tidigare har man inom småbarnspedagogikens förvaltning skrivit ut beslut, slickat kuvert och skrivit på kundernas adresser. Nu kan man enkelt med några klick sköta samma sak via Suomi.fi-meddelanden. Personalen tog nog tjänsten i bruk mycket snabbt."
Eftersom Suomi.fi-meddelanden stöder massändning kan till exempel beslut om förskoleundervisning skickas till alla familjer samtidigt, vilket gör processen jämlik. Ni kan bekanta er med användningssättet inom småbarnspedagogiken i Tavastehus i artikel Suomi.fi-meddelanden gjorde arbetet snabbare, minskade det manuella arbetet och förbättrade kundservicen i TavastehusÖppnas i ett nytt fönster..
Tavastehus stad har fastställt att e-tjänster ska beaktas i så stor utsträckning som möjligt i alla systemprojekt, så i konkurrensutsättningen av systemleverantörer för småbarnspedagogiken lyftes som ett upphandlingskriterium fram att systemet ska vara integrerat i Suomi.fi-meddelanden. Om ärendehanteringssystemet upphandlas som en köpt tjänst och i synnerhet om det inte är kostnadseffektivt att bygga upp en egen integration redan från början, är det bra att utreda om man kan ta i bruk ett system som erbjuder en färdig integration av Suomi.fi-meddelanden. Mer information om ämnet finns på sidorna Färdigprogram och Ibruktagande av meddelanden.
Det är bra att instruera eventuella mottagare av elektroniska meddelanden att ta i bruk Suomi.fi-meddelanden, varvid alla mottagare kan få beslut som gäller dem själva genast. På sidan Kommunikationsmaterial har vi samlat tips för att använda Suomi.fi-meddelanden som stöd för kommunikationen.
Meddelanden säkert fram
"Det är meningen att Suomi.fi-meddelanden ska tas i bruk i ännu större utsträckning till exempel av Registratorskontoret. Via tjänsten kommer det också att vara lättare att behandla respons och initiativ."
Högfors stad ville göra det smidigare att skicka kundmeddelanden och minska arbetstiden som gick åt till det. I Suomi.fi-meddelanden hittade staden en lättanvänd och informationssäker kommunikationslösning. Med hjälp av den förtydligades de administrativa processerna och arbetstiden som gick åt till att skicka meddelanden halverades. Erfarenheterna från Högfors beskrivs i artikel I Högfors minskade Suomi.fi-meddelanden den arbetstid som gick åt till att skicka meddelande med upp till hälftenÖppnas i ett nytt fönster..
Suomi.fi-meddelandens POST-blankettfunktion möjliggör elektroniska formulär på de egna webbsidorna. Blanketten kan utformas enligt organisationens behov och skickas med stark autentisering. Via Suomi.fi-meddelanden kan slutanvändare också skicka meddelanden till organisationer och tjänster som har tillåtit det. Organisationen kan överföra mottagna meddelanden för behandling direkt i sitt eget ärendehanteringssystem. Funktionerna beskrivs på sidan Mottagande av meddelanden.
Suomi.fi-meddelanden lämpar sig för att skicka stora mängder meddelanden
"För tillfället har fler än fyra miljoner finländare goda digitala kunskaper och förutsättningar att handla elektroniskt men tills vidare har endast 1,2 miljoner personer (siffran från 2023) beställt Suomi.fi-meddelanden, alltså övergått till att beställa digital myndighetspost. Det lönar sig att ta i bruk elektronisk skattepost eftersom den kommer fram snabbt och säkert, och i MinSkatt bevaras också breven och besluten."
Största delen av Skatteförvaltningens papperspost skickas till personer som sköter sina skatteärenden elektroniskt i MinSkatt. Skatteförvaltningen uppskattar att dess kostnader skulle minska med upp till cirka 10 miljoner euro om alla kunder med digital kompetens skulle övergå till att uträtta ärenden hos myndigheter elektroniskt, det vill säga ta i bruk Suomi.fi-meddelanden. Skatteförvaltningen berättar om användningen av Suomi.fi-meddelanden på sidan Uppskattning: hela 10 miljoner i besparing av övergången till elektronisk skattepostÖppnas i ett nytt fönster..
I och med prioriteringen av digital myndighetskommunikation når de organisationer som skickar Suomi.fi-meddelanden en allt större grupp mottagare av digitala brev. Ni hittar mer information om projektet på sidan Prioritering av digital post.