Systemleverantör, beakta detta i integrationen av Suomi.fi-meddelanden

Från och med 2026 blir myndighetskommunikationen i första hand elektroniskÖppnas i ett nytt fönster.. Myndigheterna bör skicka delgivning med Suomi.fi-meddelanden. Betydelsen av Suomi.fi-meddelanden fortsätter öka, eftersom över 4 miljoner personer kommer att nås via tjänsten. Detta förändrar det sätt på vilket till exempel kommunernas, de statliga ämbetsverkens och välfärdsområdenas myndigheter sköter sin kundkommunikation. Samtidigt förändras också vad organisationerna förväntar sig av systemleverantörerna. Som systemleverantör kan ni hjälpa organisationer inom den offentliga förvaltningen i denna ändring.

I den här bloggen går vi igenom de viktigaste sakerna som det lönar sig att beakta när ni börjar planera att bygga upp integrationen av Suomi.fi-meddelanden i det system ni erbjuder.

Varför lönar det sig att integrera Suomi.fi-meddelanden i systemet?

Lagstadgad skyldighet

Enligt lagen om stödtjänster (571/2016) har organisationer inom den offentliga förvaltningen sedan 2017 varit tvungna att använda Suomi.fi-meddelanden för att skicka elektroniska meddelanden till sina kunder. År 2026 preciseras skyldigheten till att gälla delgivningar som nämns i 54 § i förvaltningslagen. Sådana är till exempel beslut som myndigheterna skickar och som delges kunden.

Utöver delgivningar kan organisationer inom den offentliga förvaltningen också använda Suomi.fi-meddelanden för annan kundkommunikation, såsom räkningar, tidsbokningar eller annan kundrådgivning. Myndigheterna kan alltså utnyttja en och samma kanal för att skicka alla viktiga Suomi.fi-meddelanden till kunderna.

Konkurrensfördel

När Suomi.fi-meddelanden har byggts upp som en del av det system ni erbjuder kan er kundorganisation inom den offentliga förvaltningen uppfylla sina lagstadgade skyldigheter smidigt. Samtidigt skiljer ni er från konkurrenterna genom en färdig lösning som sparar tid och kostnader för era organisationer.

Effektivitet och tidsbesparing

Myndighetskommunikation ingår i nästan varje kundprocess: mottagningskvitteringar, ansökningar, beslut, tidsbokningar, räkningar och notifikationer. När de elektroniska meddelandena skickas direkt från det system ni erbjuder undviker de anställda i er kundorganisation manuell överföring av information och hopp mellan olika system.

Suomi.fi-meddelanden är inte enbart ett gränssnitt

Integrationen av Suomi.fi-meddelanden är inte bara tekniskt byggande av REST-gränssnittet, utan processförståelse:

• i vilka situationer organisationen skickar delgivningar eller andra meddelanden
• vilka Suomi.fi-meddelanden som kan ändras till elektroniska
• hur automation, innehållsverktyg och olika funktioner underlättar personalens arbete och samtidigt förbättrar slutanvändarens serviceupplevelse
• hur är det möjligt att göra det lättare att få personbeteckningar och adressuppgifter direkt via systemet för att skicka Suomi.fi-meddelanden

När ni beaktar dessa saker redan när ni planerar REST-gränssnittet för Suomi.fi-meddelanden blir Suomi.fi-meddelanden ett verktyg som stöder era kundorganisationer i det dagliga arbetet, inte bara en lagstadgad skyldighet

Utgångspunkten är organisationens egna processer

Slutresultatet är tekniskt fungerande, användarvänligt och genuint nyttigt när integrationen planeras kring organisationens processer. REST-gränssnittet för Suomi.fi-meddelanden möjliggör följande huvudfunktioner:

• Skicka Suomi.fi-meddelanden (elektroniskt och även i pappersform)
• Uppföljning av meddelandenas statusinformation
• Ta emot meddelanden
• Statuskontroll av slutanvändarens postlåda

När ni planerar REST-gränssnittet för Suomi.fi-meddelanden, ta reda på

• vilka funktioner organisationen särskilt skulle ha nytta av,
• hur genomförandet av dessa funktioner skulle stöda er kunds processer.

Ett lyckat genomförande och utnyttjande av funktionerna utgår alltid från kundens verksamhet och behov. Det lönar sig för er att tillsammans med er kundorganisation definiera:

• i vilka alla skeden av ärendebehandlingen det uppstår Suomi.fi-meddelanden eller vilka skeden det vore bra att informera kunden om,
• vilka Suomi.fi-meddelanden kan automatiseras helt eller delvis,
• hur innehållet och notifikationerna stöder serviceupplevelsen,
• om till exempel beslutet eller annan delgivning skickas till slutanvändaren i Suomi.fi-meddelanden eller om slutanvändaren styrs från meddelandet via en länk till e-tjänsten där kunden hittar delgivningen,
• hur den anställda som skickat Suomi.fi-meddelandet kan följa upp eventuella fortsatta åtgärder med tanke på om Suomi.fi-meddelandet till exempel har gått fram till mottagaren och om mottagaren har läst meddelandet.

Automatisering ökar effektiviteten

I Suomi.fi-meddelanden ingår redan automatisering. Genom att använda en slutpunkt i flera kanaler kan meddelandet skickas till Suomi.fi-meddelanden, som automatiskt delar meddelandet till en elektronisk eller papperskanal enligt mottagarens val. Suomi.fi-meddelanden skickar en automatisk notifikation om olästa Suomi.fi-meddelanden till mottagaren om meddelandet inte har lästs inom 7 dagar. Aviseringar om olästa Suomi.fi-meddelanden kan tas bort.

Dessutom kan systemleverantörerna bygga upp en egen tilläggsautomation kring funktionerna i Suomi.fi-meddelanden. Ni kan till exempel bygga upp automationer kring funktionen StatusuppgifterÖppnas i ett nytt fönster. som frigör personalens tid från manuell uppföljning.

Exempelvis:

• Arbetstagaren får en notifikation/ett larm om Suomi.fi-meddelandet inte har öppnats inom utsatt tid
• Arbetstagaren får en notifikation/ett larm när mottagaren har kvitterat den elektroniska bevisliga delgivningen som mottagen
• om ett elektroniskt meddelande som skickats till Suomi.fi-meddelanden inte har öppnats inom utsatt tid skickas dessutom ett notifikation till kunden per textmeddelande

Ärendena har många olika behandlingsskeden där man också kan utnyttja automatiska Suomi.fi-meddelanden.

Exempelvis:

• ett automatiskt Suomi.fi-meddelande skickas till slutanvändaren när ärendet registreras och handläggningen av ärendet inleds
• när beslutet blir klart skickas det automatiskt för kännedom till parterna
• information om en tidsbokning eller ändringar i en tidsbokning skickas automatiskt till slutanvändaren
• slutanvändaren får en betalningspåminnelse om fakturan inte har betalats senast på förfallodagen.

Innehållet i elektroniska meddelanden och kundupplevelsen

Innehållets utformning, rubriker och tydlighet i Suomi.fi-meddelanden påverkar direkt hur slutanvändaren upplever kommunikationen med myndigheten. Som systemleverantör kan ni stöda organisationer i tydlig kundkommunikation genom att erbjuda verktyg och färdiga textmallar för hantering av Suomi.fi-meddelanden.

Det system ni erbjuder kan till exempel möjliggöra följande:

• Formulering av och innehåll i elektroniska meddelanden: Systemet stöder redigeringen av rubriken och texten och möjliggör även fet stil och listor.
• Rubrik och innehåll för e-postaviseringar: Automatisk rubrikbildning av metadata, varvid slutanvändaren identifierar innebörden av Suomi.fi-meddelandet redan i e-postmeddelandet.
• Om det t.ex. skickas många Suomi.fi-meddelanden per dag är det arbetsamt att redigera rubriken för varje notifikation. Ert system kan erbjuda en lösning genom att formulera rubrikerna direkt utifrån dokumentets metadata (t.ex. ”påminnelse – tandläkartid 3.12.2025 närmar sig”, ”Inkommen faktura, avgift för småbarnspedagogik”). 

Med färdiga meddelandemallar säkerställs att Suomi.fi-meddelanden alltid är både informativa och enhetliga. Man sparar tid när de väsentliga uppgifterna kompletteras automatiskt i meddelandemallen och arbetstagaren endast kontrollerar och redigerar textinnehållet vid behov.

Sådant meddelandeinnehåll som ofta skickas är till exempel:

• mottagningskvittens
• beslut
• tidsbokning
• faktura
• betalningspåminnelse

Säkerställ att det system ni producerar bildar identifierbara filnamn för eventuella bilagor. Detta sparar tid för organisationens anställda när filnamnen inte behöver redigeras separat. Dessutom vet slutanvändaren vad bilagan innehåller och det är lättare att spara och hitta bilagan senare på enheten.

• Filnamnet ska beskriva innehållet och innehålla en identifikationskod, såsom ett datum. Exempelvis sådana filnamn är bra: beslut_skola_2025-08-15.pdf eller faktura_båtplats_2025-06.pdf
• Ofta använda filnamn, såsom bilaga.pdf, beslut.docx eller faktura.pdf, berättar inte tillräckligt om innehållet. Däremot orsakar de förvirring när slutanvändaren försöker spara flera filer med samma namn på sin enhet.

Sammanfattning

Myndigheterna har en lagstadgad skyldighet att använda Suomi.fi-meddelanden, men i stället för att enbart uppfylla lagens skyldigheter kan ni bygga upp en smidig helhet kring myndighetskommunikationen.

När integrationen planeras kring kundorganisationens processer resulterar det i en tjänst som sparar tid för era kunder och minskar felen. Dessutom är en välfungerande helhet tydlig för er kundorganisations egna kunder, som därigenom får bättre tjänster av myndigheterna.

Bekanta er också med våra anvisningar på webbplatsen Suomi.fi för tjänsteutvecklare: Ibruktagande av Suomi.fi-meddelanden som systemleverantörÖppnas i ett nytt fönster. och kontakta vid behov för ibruktagandet av Suomi.fi-meddelanden viestit-kayttoonotot@dvv.fi. 

Sanna-Maria Jukkola, specialsakkunnig, Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata