PTV-pääkäyttäjän tehtävät
PTV-pääkäyttäjä pähkinänkuoressa
- PTV-pääkäyttäjä on rooli, joka liittyy organisaation PTV-sisällöntuotannon koordinointiin ja siihen liittyvien vastuiden jakamiseen organisaatiossa.
- PTV-pääkäyttäjällä on kokonaiskuva organisaation PTV-sisällöistä.
- PTV-pääkäyttäjä valvoo organisaation palvelutietojen laatua ja ohjaa ylläpitäjiä sisällöntuotannossa.
- PTV-pääkäyttäjä huolehtii siitä, että ylläpitäjät tietävät ohjeistukset ja kouluttautuvat PTV:n käyttöön.
Vähintään yhdellä PTV-pääkäyttäjällä on usein myös Palveluhallinnan pääkäyttäjän oikeudet, jolloin hänen tehtävänään on esimerkiksi kutsua uusia henkilöitä Palveluhallinnan ja Palvelutietovarannon käyttäjiksi sekä jakaa käyttöoikeuksia.
PTV-käyttöehtojen mukaan organisaatioilla pitää olla vähintään kaksi pääkäyttäjää, joista toinen on varsinainen pääkäyttäjä ja toinen pääkäyttäjän varahenkilö. PTV-pääkäyttäjiä voi olla useampikin riippuen siitä, kuinka iso organisaatio tai organisaation osa on. Pääkäyttäjät ovat oman organisaationsa ja Digi- ja väestötietoviraston välisiä yhteyshenkilöitä PTV-asioissa.
Käyttöehtojen mukaan toisen PTV-pääkäyttäjistä pitäisi olla viestinnän tehtäviä hoitavasta henkilöstöstä, jos organisaatiolla on tällaisia tehtäviä hoitavaa henkilöstöä. Tällä parannetaan palvelutiedon laatua, sillä viestinnän asiantuntijoilla on osaamista asiakaslähtöisen tiedon kirjoittamisesta ja myös vahvaa näkökulmaa verkkosivustoihin. He osaavat myös ottaa huomioon organisaation viestinnälliset linjaukset ja termistöt.
Matkasaarnaa ja sitouta
PTV-pääkäyttäjän tehtäväksi muotoutuu usein sitkeä "PTV-matkasaarnaus", jotta organisaatiossa pysyy ymmärrys siitä, mikä Palvelutietovaranto on ja miksi organisaatio on sitoutunut käyttämään sitä.
Pääkäyttäjän kannattaa kutsua itsensä vierailemaan säännöllisesti organisaation tai sen osan johtoryhmässä antamassa tilannekatsauksia PTV-sisältöjen tilanteesta. Organisaation johdon tehtävänä on pitää huolta siitä, että pääkäyttäjällä on PTV-tehtäviin työaikaa ja valtuudet koordinoida PTV-työtä organisaatiossa. Organisaation esihenkilöillä tulee olla selkeä ymmärrys siitä, että kaikki PTV-työssä mukana olevat tarvitsevat siihen työaikaa. PTV-tehtävät on syytä kirjata pääkäyttäjien ja ylläpitäjien tehtäväkuvaan.
Ota käyttöliittymä haltuun
Pääkäyttäjän tehtävä on sitä mielekkäämpi, mitä enemmän hän itse ymmärtää PTV:tä. Pääkäyttäjän kannattaa seurata tarkasti PTV-viestintää, osallistua koulutuksiin ja klinikoihin, ottaa kaikki hyöty irti Kehittäjille-sivustolla olevista materiaaleista, ja tehdä sisältöjä PTV:hen myös itse.
Jokaisen uuden PTV-ihmisen - myös PTV-pääkäyttäjän - on syytä aloittaa PTV-uransa suorittamalla PTV-ajokortti eOppivassa (HAUS kehittämiskeskus Oy)Avautuu uuteen ikkunaan..
Neuvo ja kannusta ylläpitäjiä
Uudet PTV-ylläpitäjät kannattaa ottaa haltuun nopeasti PTV-ajokortin suorittamisen jälkeen, jotta käyttöliittymän käytön aloittamiseen ei kasva liian suurta kynnystä. Haltuun ottaminen tarkoittaa käytännössä sitä, että pääkäyttäjä näyttää ylläpitäjille itse, miten käyttöliittymään kirjaudutaan ja miten sitä käytetään. Organisaation koko vaikuttaa siihen, miten tämä vaihe on järkevä tehdä.
Pääkäyttäjän tehtävänä on vinkata ja muistuttaa ylläpitäjille PTV-ohjeista, tulevista koulutuksista sekä pidettyjen koulutusten tallenteista ja muista materiaaleista. Hänen roolinaan on myös tarkastella säännöllisesti organisaation PTV-sisältöjen laatua ja kannustaa myös ylläpitäjiä kiinnittämään huomiota tuottamansa sisällön laatuun.
On hyvä myös kannustaa oman organisaation ylläpitäjiä lukemaan huolella Digi- ja väestötietoviraston lähettämät PTV- ja Palveluhallintatiedotteet, joissa on usein tärkeitä ylläpitoon liittyviä ajankohtaisia tietoja. Osa tiedotteista lähetetään vain pääkäyttäjille, osa kaikille käyttäjille. Vain henkilöt, joilla on PTV-käyttäjäoikeudet, saavat tiedotteita sähköpostiinsa, koska postituslistat perustuvat käyttäjälistoihin.
Kokoa PTV-tiimi ja pähkäile muiden kanssa
PTV-pääkäyttäjällä on merkittävä rooli organisaation PTV-työskentelyn onnistumisessa, mutta on selvää, että PTV-pääkäyttäjä ei voi yksin olla vastuussa koko organisaation palvelutiedoista.
Pääkäyttäjän kannattaa koota ympärilleen tiimi, jonka kokoonpano riippuu organisaation koosta ja rakenteesta. Tiimin tehtävänä on tuottaa sisältöjä Palvelutietovarantoon, tukea PTV-pääkäyttäjää käytännön työssä ja tuoda PTV-työn koordinointiin organisaation eri toimialojen tai palvelualueiden asiantuntemusta.
Hyvässä PTV-tiimissä on esimerkiksi
- heitä, jotka ovat jokapäiväisessä työssään muuttuvan tiedon lähellä ja sen lähteillä
- substanssiasiantuntijoita
- viestintäammattilaisia tai muita viestintäsuuntautuneita ihmisiä
- uteliaita ja rohkeita toimeen tarttujia.
Tiimin koko ja eri ihmisten mukanaolon intensiteetti vaihtelevat. Organisaation PTV-työn ensimmäisissä vaiheissa viestinnällä ja substanssiasiantuntijoilla on usein suurempi rooli, jatkossa pallo voi olla enemmän muuttuvan tiedon haltijoilla.