Anvisningar för att beskriva en organisation
I Servicedatalagret hör varje tjänst och servicekanal till någon organisation. I SDL är organisationsuppgiften en bakgrundsuppgift som visar vilken organisation som ansvarar för tjänsten eller servicekanalen eller som producerar tjänsten.
Organisationsuppgiften är inte densamma som uppgiften om serviceställe. Alla besöksställen beskrivs som servicekanaler av typen serviceställe.
En organisation skapas i SDL i utkastläge efter att organisationen har beviljats användningstillstånd för SDL och organisationens administratör loggar in i SDL.
När din organisation börjar använda SDL, fyll allra först i de uppgifter som är obligatoriska för organisationen och publicera den. Du kan publicera din egen organisations övriga innehåll först när du har publicerat organisationen.
Publicera organisationen på alla språk som du avser producera tjänste- eller servicekanalbeskrivningar på. Om du alltså beskriver service på svenska, engelska, nordsamiska, enaresamiska eller skoltsamiska, publicera då även organisationen på dessa språk.
Klicka på Sök på startsidan.
Du får din egen organisation som sökresultat. Öppna den genom att klicka på namnet.
Klicka på Redigera.
Framför dig öppnas en sida där du kan fylla i organisationens uppgifter. Uppgifterna är obligatoriska om inte fältet är markerat med (valfri).
Om du vill avbryta utan att spara, klicka på Avbryt i början eller slutet av sidan. Inget av det du gjort sparas.
Namn
Du kan redigera det namn som du gav organisationen tidigare.
Vid behov kan du ge organisationen ett alternativt namn som inte är officiellt. Kryssa i rutan Alternativt namn och skriv in namnet. Namnet kan till exempel vara din organisations inofficiella namn eller den benämning som kunderna allmänt använder om din organisation.
Om du vill att ett alternativt namn ska visas som organisationens namn i stället för det officiella, kryssa för rutan "Använd detta namn i samband med organisationens tjänster som organisationens primära namn".
FO-nummer
Ange organisationens FO-nummer. Om du inte kommer ihåg det kan du söka FO-numrets i Företags- och organisationsdatasystemet (FODS). Ta också reda på hurdan praxis organisationen tillämpar: vissa har bara ett gemensamt FO-nummer, medan andra har separata FO-nummer för sina underorganisationer. Säkerställ att du ger underorganisationen rätt FO-nummer. FO-numret ska ha rätt form: sju siffror, bindestreck och kontrollsiffra (1234567-8).
Sammandrag
Skriv en kundorienterad sammanfattning av beskrivningen av din organisation i fältet Sammandrag. Sammandraget kan presenteras till exempel i sökresultatet, såsom man gör i Suomi.fi-webbtjänsten. Sammandraget får inte vara en kopia av namnet på din organisation. Det kan vara lättare att skriva sammandraget först när du har skrivit beskrivningen.
Beskrivning
Berätta på tydligt allmänspråk om din organisation i fältet Beskrivning på ett sätt som är begripligt för kunden. Skriv kort om vad denna organisation är och vad den gör med tanke på den kund som använder organisationens tjänster. Gör ingen reklam utan beskriv organisationens kärnuppgift på ett neutralt sätt.
Ange inte adresser, telefonnummer eller webbadresser i organisationens beskrivning.
Du kan dela in texten i stycken, använda punktlista och mellanrubriker.
Fältet rymmer högst 2 500 tecken, men i allmänhet är korta texter bättre för användaren. Om din text blir lång, lägg till mellanrubriker, använd listor och kontrollera ännu en gång om du kan säga något mer kortfattat.
Organisationstyp och områdesuppgift
Välj typ för din organisation i menyn Organisationstyp.
Offentliga tjänsteleverantörer kan välja någon av följande organisationstyper:
- staten
- landskap
- regional samarbetsorganisation (såsom välfärdsområde)
- kommun.
Privata serviceproducenter kan välja organisationstyp bland följande alternativ:
- organisationer och samfund
- företag.
Enligt ditt val under Organisationstyp öppnas fältet för områdesuppgift på blanketten. Välj det geografiska område där organisationen i regel tillhandahåller tjänster.
Om du valde Kommun som organisationstyp, välj också kommunens namn.
Om du valde Regional samarbetsorganisation som organisationstyp har Avgränsat område valts i områdesuppgifterna och du kan välja kommuner, landskap, region för företagstjänster eller välfärdsområde eller flera av dessa.
Om du valde Stat, Organisationer och samfund eller Företag som organisationstyp kan du välja följande alternativ:
- Hela landet
- Hela landet förutom Åland
- Begränsat område (kommun, landskap, delregion för företagstjänster eller välfärdsområde eller en kombination av dessa kan väljas).
Området som valts för organisationen ska fyllas i på förhand i de tjänster och servicekanaler som skapats för organisationen, men innehållets områdesuppgifter kan vid behov ändras och preciseras.
Position
Under punkten Preciserande uppgifter om organisationen kan du ange lokaliseringsuppgifterna för din organisations huvudsakliga verksamhetsställe. Uppgiften är inte obligatorisk. Om det inte finns något egentligt huvudverksamhetsställe kan du alltså lämna fälten tomma. Enbart postadress kan du ange under rubriken Kontaktuppgifter.
Fyll i gatunamn, adressnummer samt postnummer och postanstalt. SDL hämtar adressuppgifterna från Postis databas: systemet identifierar gatunamn och postnummer och erbjuder dem. Du kan välja det erbjudna gatunamnet eller postnumret genom att gå till det och klicka på enter. Alternativt kan du välja gatunamn eller postnummer genom att klicka med musen.
När du har angett adressen placeras kartnålen på rätt ställe. Du kan flytta kartnålen för hand till exempel till stället där huvudingången ligger.
I fältet ”Tilläggsuppgift om adressen” kan du vid behov ange en förklaring som preciserar adressen, t.ex. ”Tings- och polishuset”.
Tänk på att läget för organisationens besöksadress inte visas på kartvyn i anslutning till organisationsuppgifterna i Suomi.fi-webbtjänsten. Tills vidare erbjuds slutanvändarna kartvyn endast vid serviceställena.
Kontaktuppgifter
Under Kontaktuppgifter kan du ange olika allmänna kontaktuppgifter för din organisation. Klicka på Lägg till ny kontaktuppgift.
Välj först vilken typ av kontaktuppgift du vill fylla i. Du kan lägga till dessa olika typer av kontaktuppgifter obegränsat med knappen Lägg till ny kontaktuppgift.
Postadress: ange organisationens postadress i Finland i form av en gatuadress eller PB-adress. I fältet ”Tilläggsuppgift om adressen” kan du skriva in en förklaring som preciserar adressen. Vid behov kan du även ange en utrikesadress i textformat. Du kan ange fler postadresser genom att välja länken ”Ny postadress”.
Telefonnummer: Ange telefonnummeruppgifterna enligt anvisningarna på sidan Hur beskriver jag en telefonservice?
E-postadress: Ange organisationens allmänna e-postadress, t.ex. till registratorskontoret eller kundtjänsten. Vid behov kan du också ange en tilläggsuppgift för e-postadressen som preciserar vart e-post styrs inom din organisation. Om adressen i sig är lätt att förstå, t.ex. registratur@myndighet.fi, behöver du inte ange någon tilläggsuppgift.
Nätfakturaadress: Fyll i din organisations nätfaktureringsuppgifter, dvs. nätfaktureringsadress, förmedlarkod dvs. nätfakturaoperatörens kod samt eventuella tilläggsuppgifter till exempel nätfakturaoperatörens kod.
Webbsida: Ge webbsidan ett kort, beskrivande namn som kan visas för användarna. Ange webbsidans exakta nätadress och kom ihåg att alltid börja med http:// eller https://.
Klicka på Spara som utkast när du är klar.
Tryck därefter på Publicera. Du kan publicera uppgifterna genast eller ställa in ett datum för publiceringen.
När du vill redigera huvud- eller underorganisationens uppgifter, sök organisationen med sökningen på ingångssidan.
Klicka på Redigera avgränsningar och avgränsa din huvudorganisation eller dess underorganisation som innehållstyp i sökningen. Klicka på Begränsa sökningen.
Klicka på rätt organisation eller enda organisation i sökresultaten om din organisation inte har underorganisationer i SDL.
Klicka på Redigera.
Gör nödvändiga ändringar och klicka på Spara som utkast.
Klicka på Publicera. Du kan ställa in ett datum för publiceringen eller publicera den genast.
Organisationer kan själva skapa underorganisationer i SDL. Endast organisationens huvudanvändare har rätt att skapa underorganisationer.
En underorganisation är i hierarkin en underorganisation under huvudorganisationen som inte kräver användningstillstånd. Underorganisationen måste vara antingen en förvaltningsmässig och operativ del av huvudorganisationen eller ett bolag eller ett affärsverk som helt ägs av huvudorganisationen.
Det är möjligt att skapa högst fem nivåer av underorganisationer under huvudorganisationen. Det lönar sig dock att hålla organisationshierarkin så tunn om möjligt.
Vanligtvis skapas underorganisationer när
- för en kund som söker tjänster är det särskilt nyttigt att se just denna underorganisation som ansvarig organisation för tjänsten i stället för huvudorganisationen
- det är nödvändigt att organisationen får rapporteringsuppgifter från Servicedatalagret per underorganisation.
Underorganisationens uppgifter ska anges på alla språk som används för att beskriva tjänsterna och servicekanalerna.
När du är organisationens huvudanvändare och vill lägga till en underorganisation, klicka på Lägg till och välj Organisation i menyn.
Välj först det språk på vilket du beskriver underorganisationen. Språkvalet aktiverar fälten, så att du kan lägga till uppgifter. Ange underorganisationes namn på de språk på vilka du vill skapa organisationen. Du kan redigera namnet senare. Du kan skapa alla språkversioner som utkast genast eller vid behov lägga till språkversioner senare.
Klicka på Lägg till organisation.
När du skapar en ny underorganisation under din egen organisation är standardvärdet i rullgardinsmenyn den huvudorganisation som ditt användarnamn är kopplat till. Vid behov kan du välja någon av de underorganisationer som redan skapats i din organisations hierarki i rullgardinsmenyn och skapa en ny underorganisation under den.
Gå sedan vidare enligt anvisningen under punkten Hur kompletterar och publicerar jag uppgifterna om organisationen?
Vid namnbyte eller sammanslagning av en organisation behöver tjänsterna eller servicekanalerna inte beskrivas på nytt. Det finns enkla lösningar för olika situationer.
Organisationens namn ändras
Om din organisations namn ändras kan du själv ändra namnet i SDL-gränssnittet. Det nya namnet uppdateras automatiskt till organisation för tjänster och servicekanaler.
En organisation fusioneras med en annan
Om din organisation går samman med en annan organisation kan Myndigheten för digitalisering och befolkningsdatas systemadministratörer överföra den nedlagda organisationens tjänster och kanaler till en annan organisation. Begär detta på adressen ptv-tuki@dvv.fi.
Då ändras inte ID för tjänster och kanaler och inga uppgifter går förlorade.
Två organisationer bildar en helt ny organisation
Om två organisationer slås samman och bildar en ny organisation är det enklast att först ändra den andra organisationens namn till ett nytt. Därefter kan du be Myndigheten för digitalisering och befolkningsdatas systemadministratör att överföra tjänster och kanaler för den organisation som blivit onödig under den nya organisationen och arkivera den organisation som blivit onödig. Begär detta på adressen ptv-tuki@dvv.fi.
Observera att det alltid är organisationens egna administratörers uppgift att uppdatera organisationens namn i de fritextfält där organisationen själv har skrivit in namnet. Om organisationens namn till exempel står skrivet i fältet Instruktioner ska man själv korrigera och aktualisera den.
I Servicedatalagret är det också möjligt att själv kopiera tjänster och servicekanaler från en organisation till en annan. Genom att kopiera kommer kopplingarna dock inte med. Det lönar sig att kopiera till exempel när du vill använda en tjänst eller kanal som grund för ett nästan likadant innehåll.
Om en befintlig tjänst eller kanal överförs helt till en annan organisation är det möjligt att överföra tjänste- och kanalbeskrivningarna till en annan organisation. På så sätt behöver inte den organisation som tar över ansvaret för tjänsterna beskriva samma tjänster och kanaler på nytt.
När tjänster och/eller kanaler ska överföras till en annan organisation, vänligen kontakta ptv-tuki@dvv.fi och be om att innehållet ska tilldelas den nya huvudansvariga organisationen. Endast DVV:s systemadministratörer är behöriga att göra ändringen.