Organisaationne on vastuussa SMTP-rajapinnan asianmukaisesta käytöstä. Alle on koottu rajapinnan käytössä huomioitavia asioita.
Tietosuojasta huolehtiminen
Organisaationne vastuulla on huolehtia omassa ohjeistuksessanne ja valvonnassanne siitä, että SMTP-rajapinnan kautta organisaatiollenne tulleita viestejä ei lähetetä edelleen suojaamattomiin sähköpostiosoitteisiin. Suomi.fi-viestien tietosuojataso on tavanomaista sähköpostia korkeampi, ja viestien lähettäminen edelleen voi vaarantaa viestien tietosuojan.
Lisäksi organisaationne tulee erityisesti huomioida, että sähköpostin kopio- tai piilokopiokenttiä (Cc, Bcc) ei tule käyttää lähetettäessä viestejä SMTP-rajapinnan kautta.
Reply-to-kentän avulla organisaationne voi määrittää lähettämilleen viesteille eri vastausosoitteen, jolloin loppukäyttäjän vastausviesteihin vastaaminen ei ole vain yksittäisen asiaa hoitavan henkilön vastuulla. Reply-to-kentässä käytettävän osoitteen tulee kuulua siihen organisaationne käyttämään sähköpostidomainiin, joka on liitetty Suomi.fi-viesteihin.
Suomi.fi-viestit käyttää sisäisenä tunnisteena henkilötunnusta. Se välittyy vastaanottavalle asiakasorganisaatiolle Suomi.fi-viesteistä tulevassa viestissä. Sähköpostiliityntäisessä palvelussa henkilötunnus näkyy viestin rungossa osiossa Viestin tiedot ja lisäksi lähettäjän osoitetiedossa (HENKILÖTUNNUS@asiointitili.fi). Kun loppukäyttäjälle vastataan, viestin tiedot tulee poistaa viestin rungosta kohdan ”Loppukäyttäjän lähettämän viestin vastaanottaminen ja siihen vastaaminen” ohjeiden mukaisesti.
Puolesta-asiointi
Henkilö voi asioida myös toisen henkilön tai yrityksen puolesta, jolloin hänestä käytetään nimitystä asiamies. Asiamiehen tiedot on mahdollista saada mukaan vastaanotettavan sähköpostiviestin sisältöön. Tällöin asiakas- ja palvelukohtaisissa määrittelyissä paluukanavan versioksi täytyy määrittää 2.0. Kun kyseinen rajapintaversio on otettu käyttöön, asiamiehen tiedot tulevat sähköpostiviestin loppuun.
Lähetettyjen ja vastaanotettujen viestien arkistointi
Organisaationne tulee huolehtia SMTP-rajapinnan kautta lähetettyjen ja vastaanotettujen viestien arkistoinnista siinä laajuudessa kuin se on oman toimintanne kannalta tarpeellista. Viestit ovat tallessa Suomi.fi-viesteissä vain loppukäyttäjälle, eikä viestin lähettäneellä organisaatiolla ole niihin pääsyä.
Organisaation sähköpostipalvelimen mahdolliset konfiguraatiot
Organisaationne vastaa siitä, että käyttämänne sähköpostipalvelimen ja Suomi.fi-viestien sähköpostipalvelimen välinen yhteys sekä viestiliikenteen salaamisessa käytettävät menetelmät ovat Digi- ja väestötietoviraston ohjeistuksen mukaiset.
Sähköpostiin liitettävät ohjeet vastaanottajalle
Organisaationne tulee huolehtia omassa ohjeistuksessaan siitä, että viestin vastaanottajalle annetaan tarvittavat ohjeet.
Liitetiedostojen sisältöön liittyvät rajoitteet
Lähetettävien ja vastaanotettavien liitetiedostojen tiedostotyyppi ja koko ovat rajoitettuja. Sallitut tiedostomuodot on kuvattu sivulla Sähköisen viestin sisältö.
Mikäli organisaationne lähettää viestin, jonka liitetiedosto ei ole sallitun muotoinen, Suomi.fi-viestit vastaa kuittausviestillä, jossa kerrotaan virheen syy.
