Er organisation skickar och tar emot meddelanden via gränssnittet för Suomi.fi-meddelanden. Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata erbjuder inget användargränssnitt för organisationer.
Er organisation kan antingen bygga integrationen själv eller använda färdiga lösningar från systemleverantörer. Ofta kan Suomi.fi-meddelanden integreras i ett system som redan används, vilket gör att organisationens medarbetare kan fortsätta arbeta i en välbekant användarmiljö.
Tillgängliga funktioner och sätt att hantera meddelanden kan variera mellan olika system och lösningar. Säkerställ därför alltid med systemleverantören vilka funktioner integrationen stöder och hur de fungerar.
Var skapas informationen och var behandlas den?
Innan ni väljer en teknisk lösning bör er organisation ha en uppfattning om informationshanteringen, systemhelheten och de olika stegen i ärendehanteringen:
var informationen skapas
var beslut fattas eller handlingar upprättas
i vilka skeden meddelanden behöver eller önskas skickas till slutanvändaren.
Suomi.fi-meddelanden ansluts alltid till ett system. Ofta görs anslutningen till det system där:
ett beslut, en anmälan eller någon annan handling upprättas, eller
sändning av meddelanden är en del av det normala arbetsflödet, till exempel ett steg i handläggningen av ett ärende.
Nedan beskrivs de vanligaste sätten att ansluta Suomi.fi-meddelanden till ett system. En organisation kan använda flera olika lösningar samtidigt.
Inleda ibruktagandet
Ni kan inleda ibruktagandet när ni har utrett till vilka system det är mest ändamålsenligt att ansluta Suomi.fi-meddelanden.
Om ni bygger integrationen själva, följ anvisningarna för administrativt och tekniskt ibruktagande.
Om ni använder en färdig lösning från en systemleverantör, kom överens med leverantören om hur ibruktagandet ska inledas och följ anvisningarna för administrativt ibruktagande.
Er organisation kan implementera en anslutning direkt från det system ni använder till Suomi.fi-meddelandens REST-gränssnitt. Anslutningen kan göras till ett enda system eller till flera separata system.
Lösningen lämpar sig särskilt väl i situationer där:
kommunikationen med slutanvändaren huvudsakligen sker via ett centralt system
ärendehantering och beslutsfattande sker i systemet, vilket innebär att allt innehåll som hör till kundkommunikationen naturligt skapas som en del av processen
man vill ha en så enkel och direkt teknisk helhet som möjligt.
Ni kan till exempel använda ett ärendehanteringssystem där ni bygger en anslutning till Suomi.fi-meddelanden eller låter systemleverantören genomföra den. På så sätt kan ni skicka och ta emot meddelanden direkt via ärendehanteringssystemet.
Bild: 1. Anslutning från ett system till Suomi.fi-meddelandens REST-gränssnitt
Om er organisation använder flera separata system kan en anslutning till Suomi.fi-meddelanden implementeras i samtliga system. På så sätt blir det möjligt att skicka och ta emot meddelanden via varje enskilt system.
Bild: 2. Anslutning från flera system till Suomi.fi-meddelandens REST-gränssnitt
Om organisationen har flera fristående system definieras en egen systemkod (systemId) för varje system.
Under varje systemkod skapas en eller flera servicekoder (serviceId), beroende på i vilken tjänsts namn meddelanden skickas.
Via ett system (systemId XX) kan meddelanden skickas i flera olika tjänsters namn (till exempel serviceId xx_aa, serviceId xx_bb och serviceId xx_cc).
Organisationen kan till exempel använda ett ärendehanteringssystem genom vilket meddelanden skickas i namn av barnskyddstjänster, tjänster för äldre samt tjänster för personer i arbetsför ålder.
Detta gör det möjligt att, via ett system som används brett inom organisationen, skicka meddelanden till slutanvändare i olika tjänsters namn. Varje tjänst kan då också självständigt besluta om att använda tvåvägskommunikation.
Bild: 3. Flera servicekoder kan läggas till under en systemkod
Er organisation kan ta i bruk Suomi.fi-meddelanden genom att använda en separat standardprogramvara som är utformad för organisationers sändning och mottagning av Suomi.fi-meddelanden.
organisationens användargränssnitt för att skicka och ta emot meddelanden
den tekniska anslutningen till Suomi.fi-meddelandens REST-gränssnitt.
När en separat standardprogramvara används behöver Suomi.fi-meddelanden inte nödvändigtvis integreras i alla kärnsystem.
För standardprogramvaran definieras en systemkod (systemId), under vilken en eller flera servicekoder (serviceId) kan skapas för olika tjänsters kommunikation.
När är en standardprogramvara en lämplig lösning?
Att använda en separat standardprogramvara kan vara ett bra alternativ om:
er organisation inte vill genomföra tekniska integrationer till alla kärnsystem
meddelanden uppstår i flera olika tjänster eller serviceprocesser som det inte är ändamålsenligt eller möjligt att integrera direkt med Suomi.fi-meddelandens REST-gränssnitt
den elektroniska kommunikationen ska samlas i ett och samma användargränssnitt
det behövs en lösning som kompletterar kärnsystemen och möjliggör allmän kundkommunikation samt kommunikation för mindre eller mer sällan använda tjänster
personalen behöver ett tydligt och användarvänligt gränssnitt för att skicka och hantera meddelanden utan separat utvecklingsarbete
man söker en ersättande lösning för det SMTP-gränssnitt (e-postanslutning) som tas ur bruk.
Hur används standardprogramvaran?
Standardprogramvaran fungerar vanligtvis som ett fristående administrationsgränssnitt där organisationens medarbetare eller tjänsteansvariga loggar in. Via gränssnittet kan man till exempel:
skapa och skicka meddelanden till slutanvändare via Suomi.fi-meddelanden
hantera meddelandeinnehåll och bilagor
följa upp skickade och mottagna meddelanden.
Detta minskar behovet av att bygga meddelandefunktioner i flera olika system och förenklar kommunikationsprocessen inom organisationen.
Ofta är det möjligt att integrera separata standardprogramvaror med organisationens övriga system genom bakgrundsintegrationer, vilket möjliggör smidig informationsöverföring mellan olika system. På så sätt undviks också onödig överföring av uppgifter från ett system till ett annat, exempelvis överföring av personuppgifter.
Bild: 4. Suomi.fi-meddelanden kan användas i organisationen via en separat standardprogramvara
Er organisation kan använda en e-tjänst som är den primära kanalen dit slutanvändaren hänvisas för att sköta sina ärenden.
Via Suomi.fi-meddelanden kan er organisation skicka:
tillförlitlig information om hur ett ärende framskrider eller om ett ärende som har slutförts
en begäran om att komplettera uppgifter eller lämna in ytterligare information.
Via ett elektroniskt meddelande i Suomi.fi-meddelanden kan slutanvändaren på ett säkert sätt hänvisas direkt till e-tjänsten genom en länk, där det egentliga innehållet kan läsas eller där fortsatta åtgärder kan genomföras.
I e-tjänsten kan slutanvändaren:
läsa beslut eller meddelanden som gäller honom eller henne
granska ärendets status eller tillhörande dokument
vidta fortsatta åtgärder, såsom att lämna kompletterande uppgifter, svara på en begäran eller gå vidare till nästa steg i tjänsteprocessen.
För e-tjänsten definieras en systemkod (systemId) samt de servicekoder (serviceId) som behövs beroende på i vilka tjänsters namn meddelanden skickas.
Bild: 5. Integrering av Suomi.fi-meddelanden i en elektronisk e-tjänst
Att implementera en separat integration för varje system kan vara arbetskrävande om er organisation har flera system från vilka meddelanden behöver skickas via Suomi.fi-meddelanden.
Ett alternativ är att bygga en förmedlingstjänst som fungerar som ett mellanlager mellan organisationens system och Suomi.fi-meddelandens REST-gränssnitt. Förmedlingstjänsten kan utvecklas som organisationens egen lösning eller anskaffas från en programvaruleverantör.
Med hjälp av en förmedlingstjänst:
implementeras gränssnittsanslutningen endast en gång
kan flera system utnyttja samma anslutning på ett centraliserat sätt.
Lösningen lämpar sig särskilt väl för organisationer där:
meddelanden skickas från flera olika system
man vill centralisera hanteringen av integrationer och identifierare
man vill hantera meddelandetrafiken som en sammanhållen helhet.
När en förmedlingstjänst används definieras vanligtvis för organisationen:
en systemkod (systemId)
under vilken det läggs till det antal servicekoder (serviceId) som behövs.
Exempel: System som används av olika verksamhetsområden inom en kommun skickar meddelanden via en förmedlingstjänst. För slutanvändaren visas meddelandena i de olika tjänsternas namn.
Hantering av systemkoder, servicekoder och lösenord
För varje systemkod (systemId) definieras ett eget lösenord. Det rekommenderas att lösenordsbytet automatiseras.
Om er organisation använder en förmedlingstjänst ska lösenordsbytet:
uppdateras samtidigt i alla system som använder förmedlingstjänsten
genomföras på ett sätt som säkerställer att meddelandesändningen inte avbryts.
Vid planering av antalet identifierare är det bra att hitta en balans mellan:
behovet av differentiering (flera systemkoder)
enkelheten i administrationen (en gemensam systemkod).
Bild: 6. System kan anslutas till Suomi.fi-meddelandens REST-gränssnitt via en förmedlingstjänst
